II. Форматирование документов. Понятие о шаблонах.

Пользователь обычно работают с документами определенного типа (например, с отчетами, деловыми письмами, календарями и т.д.). Документы одного типа обычно имеют сходные элементы (одинаковые фрагменты текста, сходный стиль оформления, требуют специфического подбора пиктограмм панелей инструментов и т.п.). Word позволяет упростить подготовку нового документа, предлагая для него специальную заготовку - шаблон. В комплекте Windows имеются готовые шаблоны для документов общего типа (например, группы шаблонов “ письма и факсы”, “записки” и т.д. в пункте меню Файл-создать). Шаблон - это служебный файл с расширением .DOT, который содержит всевозможную информацию о структуре и оформлении документов конкретного типа: фрагменты стандартного текста, графические объекты, стили, состав панелей инструментов и т.д. Для документов общего типа предусмотрен стандартный шаблон «Обычный».

Стили оформления.

Стиль – это имя, которое присваивается заданному набору параметров форматирования символов и абзаце. Всего в WORD 76 различных стилей оформления. Их можно разделить на два типа:

• стиль абзаца, определяющий основные параметры формата: шрифт, его стиль, размер, способ выравнивания строк, межстрочное расстояние и т.д.

• стиль символов, определяющий шрифт, начертание, размер шрифта.

Список имеющихся стилей оформления можно получить, выбрав команду Формат-стиль. Затем можно применить определенный стиль к некоторому элементу документа. Можно переопределить (восстановить, заменить) данный стиль новым вариантом. При этом стиль абзаца применяется к тому абзацу, в котором находится текстовый курсор, стиль символов применяется к тому слову, которое содержит текстовый курсор. Можно модифицировать существующий стиль, либо создать новый стиль. Для этого также нужно выбрать команду Формат- стиль, а затем кнопки «изменить», «создать».

Форматирование символов и абзацев.

Форматирование-оформление по каким-либо правилам различных участков текста. Word предусматривает 2 операции изменения формата:

• форматирование произвольной последовательности символов;

• форматирование абзацев.

Перед выполнение форматирования необходимо выделить форматируемый фрагмент.

Форматирование символов.

При форматировании символов можно изменить шрифт, начертание и размер шрифта выделенного фрагмента, указать подчеркивание символов. Форматирование с помощью панели инструментов осуществлялось в предыдущей лабораторной работе. В общем виде форматирование производится с помощью команды Формат-шрифт.

Закончив форматирование выделенного участка текста, можно скопировать этот формат на другие участки документа. Для этого нужно дважды щелкнуть на кнопке панели «Стандартная» «Копировать формат». Указатель мыши примет форму кисти. Перемещаясь по тексту с помощью клавиатуры или мыши и нажимая левую кнопку мыши, можно «закрашивать» выбранным форматом участки текста. Для возврата к обычной работе вновь щелкните на кнопке «Копировать формат» или нажмите клавишу ESC.

Форматирование абзацев - это изменение его параметров как структурного элемента текста. Можно установить следующие параметры абзаца:

• способ выравнивания строк абзаца (влево, вправо, по центру, по ширине);

• отступ в красной строке абзаца;

• ширину и положение абзаца на странице;

• межстрочное расстояние и отбивку ( расстояние между смежными абзацами).

Кроме того, можно взять один или несколько абзацев в рамку той или иной формы и заполнить рамку каким-либо узором. Форматирование абзацев выполняется с помощью команды «Формат-абзац». Дополнительные возможности этой команды: выбор межстрочного расстояния («межстрочный») и установка отбивки («перед», «после»).

Для форматирования абзаца достаточно установить в нем текстовый курсор (полное выделение необязательно).

Выравнивание строк выполняется с помощью кнопок панели «Форматирование» «По левому краю», «по центру», «по правому краю», «по ширине». Установка отступа выполняется с помощью верхнего правого треугольника на горизонтальной линейке. Левая и правая границы регулируются соответственно нижним левым и нижним правым треугольниками на горизонтальной линейке.

Несколько подряд расположенных абзацев можно объявить списком-перечислением. Эта операция выполняется через пункт меню «Формат-список».

Обрамление и заливка. Чтобы создать рамку вокруг абзаца и заполнить ее узором, можно воспользоваться панелью инструментов «Обрамление». Эта панель позволяет выбрать тип рамки (линия сверху, линия снизу, линия справа, линия слева, рамка), толщину линии, образец заливки.

Создание списка-перечисления. Несколько последовательных абзацев можно объявить списком-перечислением. Элементом списка-перечисления является обычный абзац. Список представляет собой участок документа, состоящий из списка однотипных текстов. Ниже в рамке с заливкой инструкция по созданию списка-перечисления сама представляет собой список-перечисление. Каждый абзац начинается либо каким-то символом, либо номером или буквой алфавита. Чтобы создать список-перечисление, нужно:

• выделить все элементы списка;

• выбрать команду Формат-список;

• в диалоговом окне щелкнуть на демонстрационном подокне с подходящим символом списка;

• нажать кнопку «OK».

Если необходимо создать нумерованный список-перечисление, нужно активизировать вставку «нумерованный» в диалоговом окне команды Формат-список. Кроме того, с помощью этого же окна можно подобрать собственный маркер, изменить расстояние между маркером и текстом (кнопка «изменить»), а также отменить у выделенных абзацев статус списка-перечисления.

За работу со стилями в WORD отвечают три пункта меню:

• Формат-стиль (позволяет выбрать нужный стиль и отформатировать с его использованием заданный участок текста, а также создать при необходимости собственный стиль).

• Формат-автоформат (содержит небольшое количество часто используемых стилей и позволяет форматировать текст с их использованием).

• Формат-библиотека стилей (содержит полную информацию о всех имеющихся стилях и позволяет осуществлять их просмотр).