3. Центр закупівлі, його структура і роль у процесі прийняття рішень

Як вже зазначалося, прийняття рішень щодо відносно складної і дорогої покупки в організаціях здійснюють кілька людей, що розділяють загальні цілі, ризик та інформацію, утворюючи центр закупівлі. У деяких організаціях цей центр більш формалізований і склад цього центру відомий з формалізованої процедури закупівлі. Ця процедура визначає перелік осіб, що підписують докумен­ти, а також послідовність збору цих підписів. У деяких організаціях для ухвалення рішення про закупівлю використовуються менш формальні групи і процедури, проводяться зустрічі зацікав­лених осіб для обговорення і підготовки рішення. Успішна робота на організаційних ринках припускає знання відповідей на питання:

1. Хто входить у купівельний центр організації?

2. Який відносний вплив кожного члена групи?

3. Які критерії закупівель кожного члена групи?

4. Яке сприйняття кожного з членів центру закупівлі організації-постачальника?

Центр ухвалення рішення про купівлю може включати учасників з різних функціональних сфер (дослідження і розроблення, інформаційні системи, основні операції, людські ресурси, фінанси та ін.) різного характеру впливу. Учасники різних функціональ­них сфер розглядають потреби організації по-різному, зі свого погляду, тому використовують різні критерії купівлі і/або їх значимість. Для досягнення позитивного рішення про купівлю необхідно так чи інакше об’єднати інтереси учасників закупівельного процесу.

Ухвалення остаточного рішення залежить певною мірою від влади і професіоналізму індивідів, впливовості кожної з функціональних сфер у даній організації, організаційного стилю з’ясування конфліктів групового рішення і від сутності самого рішення.

У купівельному центрі реалізується п’ять основних ролей, що визначають характер участі індивідів у процесі ухвалення купівельного рішення: користувачі, впливові особи, покупці, особа, що приймає рішення, і «воротарі».

1. Користувачі в організації — це люди, що справді користуються продуктом або послугою.

2. Впливові особи впливають на купівельне рішення, зазвичай допомагаючи визначити умови, характеристики того, що купується. Так, наприклад, директор телекомунікаційного центру організації — основна впливова особа у разі купівлі організацією нового сервера для забезпечення роботи в Інтернеті.

3. Покупці мають формальний авторитет і відповідальність обирати постачальника та обговорювати умови контракту. Наприклад, у випадку закупівлі принтерних картриджів це може бути менеджер по закупівлях.

4. Особа, що приймає рішення, має формальні і неформальні повноваження обирати або схвалювати постачальника, що одержує контракт. У рутинних замовленнях — це менеджер по закупівлях. У складніших закупівлях — це може бути хтось із відділу досліджень і розроблень, відділу інформаційних ресурсів або іншого підрозділу, більш компетентного в технічних аспектах купівлі.

5. «Воротарі» контролюють потік інформації в купівельному центрі. Закупівельний персонал, технічні експерти і секретарі — усі вони можуть перешкоджати надходженню інформації до торговельного персоналу або до осіб, що виконують інші чотири ролі в купівельному центрі.

Структура і склад купівельного центру організації змінюються залежно від стадії життєвого циклу продукту, що купується. Коли продукт-покупка перебуває в стадії введення на ринок, він є частиною складного, інноваційного закупівельного рішення. Новизна і ризикованість купівлі визначає широке коло учасників рішення, що розділяють інформацію і відповідальність за правильність вибору. З наближенням продукту-покупки до стадії зрілості новизна і складність покупки знижуються, процес рішення трансформується від рішення абсолютно нової проблеми в рішення проблеми обмеженої складності і далі — у рішення звичної рутинної задачі. Тому в міру «дозрівання» продукту скорочується чисельність учасників купівельного центру і кількість виконуваних ним функцій, вони зводяться переважно до закупівельної функції.

Традиційно, залежно від тривалості і складності кроків у процесі закупівель організаціями, закупівельні ситуації поділяються на три групи:

1. Пряма закупівля. У даній ситуації покупець просто замовляє існуючий продукт/послугу, користуючись готовим списком доступних постачальників. Невизначеність і ризик практично відсутні. До таких закупівель належать, наприклад, офісні канцтовари.

2. Модифікована закупівля. Ситуація, у якій користувачі або особи, що приймають рішення в купівельному центрі, хочуть змінити технічні умови, ціну, графік доставки або постачальника. Невизначеність і ризик модифікованої закупівлі вищі, ніж у прямій закупівлі. Прикладом модифікованої закупівлі є закупівля послуг з ремонту другого корпусу будинку після того, як був виконаний ремонт першого корпусу.

3. Закупівля для нового завдання. Первісна закупівля предмета для виконання нової роботи або для розв’язання нової проблеми вимагає розроблення продуктової специфікації, специфікації постачальника і процедур для майбутніх закупівель цього продукту. Для початкової купівлі організаційний покупець потребує досить повної інформації, оскільки високими є невизначеність і ризик помилкового рішення.