Снятие роли с сотрудника:

Для снятия с сотрудника роли выберите его имя в правой панели и нажмите на кнопку Удалить исполнителя роли . При этом указанный сотрудник потеряет доступ к документам, потокам, поручениям, согласованиям и сообщениям указанной роли. Обратите внимание: после снятия роли с сотрудника эта роль становится вакантной. Все полномочия и обязанности по исполнению, контролю и согласованию документов и поручений, ранее выполнявшиеся сотрудником, игравшим указанную роль, не могут быть исполнены ни одним из сотрудников организации до тех пор, пока на данную роль не будет назначен кто-либо из сотрудников фирмы. Для обеспечения эффективного документооборота в организации не допускайте возникновения подобных ситуаций. Позаботьтесь о том, чтобы полномочия и обязанности по исполнению документов и поручений для указанной роли были назначены другим сотрудникам.

Удаление роли:

Для удаления роли выберите ее название в правой панели и нажмите на кнопку Удалить роль . При этом в случае, если роль исполнялась кем-либо из сотрудников фирмы, указанный сотрудник потеряет доступ к документам, потокам, поручениям, согласованиям и сообщениям указанной роли.

Обратите внимание: после удаления роли все относящиеся к ней задания по исполнению поручений, контролю, согласованию будут потеряны. Для обеспечения эффективного документооборота в организации перед тем, как удалять роль, назначьте все права и обязанности по исполнению документов, относящихся к указанной роли, другим сотрудникам фирмы.

Обратите внимание: при удалении роли документы и прикрепленные к ним файлы, связанные с указанной ролью, удалены не будут. Они останутся в базе системы и будут доступны для поиска и дальнейшей обработки.

Обновление информации:

Чтобы изменения, выполненные на данной вкладке, стали видны на других вкладках, нажмите на кнопку Обновить информацию с сервера; автоматическое обновление информации произойдет также при выходе из программы АРМ Администратора.

Управление списками рассылки

Содержание задачи: в системе ЕВФРАТ-Документооборот взаимодействие пользователей при совместной работе над документом осуществляется с помощью сообщений, отправляемых исполнителем другим сотрудникам — соисполнителям. Если сообщение нужно отправить сразу нескольким пользователям, то это удобно сделать с помощью списка рассылки. Если в поле адреса сообщения указать список рассылки, то сообщение будет доставлено всем пользователям, включенным в список.

В каких ситуациях должна выполняться: при формировании направлений деятельности, обслуживаемых специально назначенными для этого сотрудниками.

Последовательность выполнения:

• в программе Администратор перейдите на вкладку Списки рассылки

• в правой панели, показывающей существующие списки рассылки, выберите нужный список; если он еще не существует, создайте его нажатием кнопки Создать список новый рассылки ; в открывшемся диалоговом окне введите имя создаваемого списка рассылки и нажмите на кнопку Создать;

• в левой панели, содержащей список подразделений организации и числящихся в них сотрудников, выберите имя сотрудника и нажмите на кнопку, чтобы включить его в выбранный список;

• чтобы включить в выбранный список всех сотрудников подразделения, выберите соответствующее подразделение в левой панели и нажмите на кнопку ;

• для удаления сотрудника из списка рассылки выберите его имя в списке на правой панели и нажмите на кнопку Удалить сотрудника;

• для удаления списка рассылки выберите его название в правой панели и нажмите на кнопку Удалить список рассылки;

• чтобы изменения, выполненные на данной вкладке, стали видны на других вкладках, нажмите на кнопку Обновить информацию с сервера; автоматическое обновление информации произойдет также при выходе из программы.

Рекомендации к оформлению работы: Преподавателю предоставляется файл отчета оформленного в текстовом процессоре Word. После выполнения пунктов лабораторной работы скопируйте активное окно программы в файл отчета с описанием выполняемых операций