Последовательность выполнения:

• чтобы создать новое подразделение, в программе Администратор перейдите на вкладку Сотрудники

• в левой панели, показывающей список подразделений, выберите подразделение, которому непосредственно подчиняется создаваемое подразделение; если создается подразделение самого высокого уровня, выберите в списке строку Структура предприятия;

• нажмите на кнопку Добавить новое подразделение;

• в открывшемся диалоговом окне заполните поля Наименование, Руководитель, Номер, Телефоны, Факс, e-mail, Адрес и Примечание. Обязательным для заполнения является только первое из полей;

• нажмите на кнопку Сохранить, чтобы создать подразделение с указанными сведениями;

• чтобы удалить существующее подразделение, на вкладке Сотрудники в левой панели выберите удаляемое подразделение и нажмите на кнопку Удалить подразделение и его сотрудников;

• чтобы изменить сведения о подразделении, на вкладке Сотрудники в левой панели выберите подразделение, сведения о котором требуется изменить, и нажмите на кнопку Информация о подразделении ; в открывшемся диалоговом окне, имеющем такой же вид, что и при создании нового подразделения введите в полях новые сведения и нажмите на кнопку Сохранить;

• чтобы просмотреть список документов, с которыми в данный момент работает пользователь, в правой панели выберите его имя и нажмите на кнопку Объекты, взятые сотрудником для изменения; в открывшемся диалоговом окне будет показан список взятых пользователем для обработки документов. Одновременно с документом может работать только один пользователь, и пока он не завершит работу с ним, другие пользователи не получат доступа к данному документу.

• чтобы изменения, выполненные на данной вкладке, стали видны на других вкладках, нажмите на кнопку Обновить информацию с сервера; автоматическое обновление информации произойдет также при выходе из программы.

Настройка потоков документов

Все виды деятельности, типичные для организации, отражаются в системе как потоки документов. Поток документов представляет собой совокупность существующих и вновь создаваемых документов, относящихся к конкретному направлению работ, выполняемых сотрудниками организации в системе ЕВФРАТ-Документооборот. Потоки позволяют определить круг сотрудников, занимающихся теми или иными задачами, и их права доступа к документам, а также регистрационную форму, используемую при создании нового документа данного потока. Первоначально при установке системы автоматически создаются потоки входящих, исходящих и внутренних документов, что в самом обобщенном виде представляет деятельность любой организации, но требует уточнения в понятиях специфической деятельности организации.

В задачи администратора системы входит настройка потоков документов в соответствии с реальными процессами прохождения документов в организации.

В каких ситуациях должна выполняться: при первоначальной настройке системы ЕВФРАТ-Документооборот; при появлении новых направлений деятельности организации.