Лабораторная работа №1 «Знакомство с гост р 6.30-2003 и правила оформления основных управленческих документов (приказ, распоряжение, письмо)»

Цель: ознакомиться с основными положениями ГОСТ Р 6.30-2003, а также с правилами составления деловых писем, приказов, распоряжений.

Задание¹:

1. Разработать «Положение о кадровом органе предприятия».

2. Составить приказ об учреждении кадровой службы в организации.

3. Написать распоряжение об утверждении положения о кадровой службе Издательского дома «Герда».

4. Разработать письмо заказчикам полиграфической продукции.

Общие сведения

Положение о кадровом органе предприятия — организационно-правовой документ, определяющий место подразделения в общей структуре предприятия, регламентирующий порядок его повседневного функционирования, а также вопросы подчиненности и взаимодействия кадрового органа с должностными лицами, подразделениями и службами предприятия.

Нормы и правила, содержащиеся в «Положении», являются обязательными для исполнения всеми должностными лицами и структурными подразделениями предприятия, допущенными к ведению кадровой работы.

Раздел 1 «Общие положения» содержит в себе сведения о:

- цели кадровой работы на предприятии;

- целевом предназначении кадрового органа, его статусе;

- полном официальном и условно-сокращенном наименовании кадрового органа;

- руководстве кадрового органа;

-порядке установления (изменения) организационно-штатной структуры кадрового органа;

- документах, регламентирующих деятельность кадрового органа и его сотрудников.

В разделе 2 «Структура и состав кадрового органа» отражаются:

- порядок установления и изменения организационно-штатной структуры и численного состава кадрового органа;

- сведения о наличии в составе кадрового органа внутренних подразделений, их названиях;

- сведения о численном составе сотрудников кадрового органа;

- организационно-штатная структура (в виде схемы, как правило, выносимой в приложение) кадрового органа;

- ведомость численного состава (обычно в табличной форме, с указанием количества, в том числе в процентах к общей численности, руководителей, специалистов и исполнителей, и также выносимая в приложение) кадрового органа.

В разделе 3 «Задачи и функции кадрового органа» излагаются сведения об основных задачах и важнейших функциях отдела кадров. Содержание раздела следует построить таким образом, чтобы оно не только включало в себя «сухой перечень» задач и функций, но и наглядно показывало роль и место кадрового органа в деятельности предприятия (например, в виде схемы, отражающей внутренние организационно-документационные связи кадрового органа, вынесенной в приложение).

Раздел 4 «Организация управления кадрового органа»

- целесообразно изложить в следующей последовательности:

- общее и повседневное руководство работой кадрового органа; -

- руководящий состав кадрового органа;

- организация управления повседневной деятельностью кадрового органа;

- организация управления кадровым органом в оперативном режиме.

Раздел 5 «Организация взаимодействия кадрового органа» содержит описание организации его взаимодействия с должностными лицами, подразделениями и службами предприятия в вопросах:

- получения, отдачи и выполнения распоряжений (указаний) руководства предприятия;

- обмена документами.

Кроме того, в разделе целесообразно вкратце пояснить, что подразумевает термин «взаимодействие» применительно к условиям предприятия. Как правило, указываются основные направления взаимодействия кадрового органа с другими подразделениями, службами и должностными лицами.

Раздел 6 «Организация обеспечения кадрового органа» определяет общий порядок технического и материального обеспечения подразделения. Здесь же могут быть отражены вопросы технического обслуживания оргтехники кадрового органа, его информационного обеспечения, включая меры по защите служебной информации от несанкционированного доступа и т. п.

Раздел 7 «Полномочия кадрового органа» включает в себя перечень предоставленных кадровому органу полномочий для реализации своих задач.

Раздел 8 «Ответственность кадрового органа» определяет границы коллективной и индивидуальной ответственности отдела кадров.

В разделе 9 «Особые вопросы деятельности кадрового органа» рассматриваются иные вопросы, отражающие специфику деятельности кадрового органа предприятия и требующие документального разъяснения (регламентации), в том числе:

- вопросы контроля и проверки деятельности кадрового органа;

- вопросы реорганизации кадрового органа;

- отдельные вопросы трудовых взаимоотношений сотрудников кадрового органа и должностных лиц других подразделений и служб предприятия.

В разделе 10 «Заключительные положения» обычно излагается порядок внесения изменений, дополнений и уточнений в действующее положение. Устанавливается также срок его переутверждения.

Необходимое оборудование для выполнения лабораторной работы: учебная доска, мел, письменные принадлежности.

Контрольные вопросы (примерные):

1. Раскройте понятие «кадровая служба».

2. В чем сущность «Положения о кадровом органе предприятия»?

3. Какие основные реквизиты используются для написания приказа?

4. Какие основные реквизиты используются при написании распоряжения?

5. Как осуществляется составление письма – запроса, письма – ответа, и какие реквизиты при этом используются?