6.5.2. Создание таблиц

Основу реляционных БД составляют таблицы, которые по существу и являются БД. Создание таблиц можно осуществлять тремя способами (рис.6.9):

• в режиме конструктора;

• с помощью мастера;

• путем ввода данных.

Прежде чем разбирать достоинства каждого способа следует сказать несколько слов о полезных помощниках MS Access.

Помощники MS Access

В MS Access имеется целый ряд полезных помощников. Все они предназначены для облегчения работы с СУБД. Среди них можно выделить:

• карточки подсказки;

• мастера;

• конструкторы.

Карточки подсказки

Карточки подсказки могут дать совет при выполнении самых различных действий. Например, при создании таблицы необходимо задавать имена полей, и неправильное введенное имя поля автоматически вызывает соответствующую карточку подсказки (рис.6.9), где подробно изложены требования к именам полей таблицы.

Рис.6.9. Карточки подсказки

Мастера

В отличие от карточек подсказок Мастера не дают советы, а сами выполняют нужные действия посредством последовательного открытия диалоговых окон. Получив в результате диалога нужные сведения, Мастер выполняет все необходимые действия. С помощью Мастеров можно создавать таблицы, запросы, формы, отчеты. Конкретное использование того или иного Мастера диктуется конечной целью и трудоемкостью соответствующей технологии, поэтому при выполнении отдельных операций мы будем исходить из наиболее простого варианта достижения конечной цели.

Конструкторы

Конструктор MS Access - это инструмент аналогичный Мастеру и предназначенный для выполнения конкретной операции. В отличие от Мастера здесь не происходит диалог между пользователем и MS Access посредством диалоговых окон. Подразумевается, что пользователь знает, как выполнить то или иное действие для достижения определенного результата. Выбор между режимами Мастера и Конструктора происходит на основе простоты технологического процесса достижения поставленной цели.

Учитывая вышеизложенное, рассмотрим способы создания таблиц с помощью мастера и конструктора. Этапу создания таблиц с помощью СУБД MS Access предшествуют этапы анализа предметной области и логического проектирования, где определяется вид создаваемой таблицы (количество полей и их названия), и на этапе работы с СУБД MS Access пользователь уже предварительно знает, какие поля должны быть в таблице. Поэтому, в данном случае, лучше выбрать режим Конструктора. Если пользователь сомневается в выборе полей или их достаточности, то лучше использовать режим Мастера.

6.5.2.1. Режим Мастера

Режим Мастера вызывается (рис.6.10) либо непосредственно двойным щелчком на режиме "Создание таблицы с помощью мастера", либо выбором этого варианта одним щелчком, затем щелчок на кнопе "Создать" (рис.6.10, п.а) и затем в окне "новая таблица" выбор режима "Мастер таблиц" и щелчок на кнопке "Ок" (рис.6.10, п.б).

а б

Рис.6.10. Вызов Мастера таблиц

В результате проделанных операций Мастер таблиц открывает диалоговое окно по созданию таблиц (рис.6.11)

Рис.6.11. Начальное диалоговое окно Мастера создания таблиц

На первом этапе создания таблиц Мастер предлагает выбрать категорию (деловые или личные) и образец таблицы (список рассылки, контакты, клиенты и т.д. из соответствующего списка), а также образцы тех полей, которые требуются пользователю. Поля задаются с помощью кнопок и , которые соответственно позволяют выбрать одно поле или все поля. Обратные кнопки отменяют соответствующий выбор. Выбранные поля появляются в окне "Поля новой таблицы" (рис.6.12). Следует отметить, что отдельные выбранные поля можно переименовать с помощью кнопки "Переименовать поле…".

Выбрать категорию "Деловые", таблицу "Студенты", поля: "Код Студента",

"Имя", "Отчество", "Фамилия", "Адрес", "Номер Телефона", "Специализация" и переименовать поле "Специализация" в "Специальность" (рис.6.12).

Рис.6.12. Выбор категории, образца таблицы и требуемых полей с помощью Мастера создания таблиц

Для перехода на следующий шаг по созданию таблицы следует щелкнуть кнопку "Далее".

Щелкнуть кнопку "Далее"

На следующем шаге пользователь определяет название таблицы (по умолчанию стандартное, в нашем случае "Студенты") и режим выбора ключевого поля (автоматический или определяемый пользователем) (рис.6.13). В случае выбора автоматического режима СУБД MS Access выбирает либо первое поле, либо поле, имеющее тип "Счетчик". При выборе режима "Пользователь определяет ключ самостоятельно" пользователь задает как ключевое поле, так и тип кодирования каждой записи (последовательные числа, автоматически присваиваемые каждой записи, числа, вводимые пользователем при добавлении новых записей и сочетание чисел и букв при добавлении новых записей). Причем выбрать ключевое поле можно из списка полей (рис.6.14, 6.15).

Задать имя таблицы "Студенты" и ключевое поле "Код Студента". Перейти на

следующий шаг создания таблицы.

На следующем (завершающем) шаге создания таблицы выбирается вариант последующих действий (рис.6.16). Это может быть переход в режим Конструктора (команда "Изменить структуру таблицы") для изменения стандартного набора поле и их ограничений, либо переход в режим заполнения таблицы конкретными данными, либо заполнение таблицы с помощью специальной формы. Так как режим Конструктора и режим заполнения таблицы с помощью Формы подразумевают использование еще неизученных объектов MS Access, то мы остановимся на выборе второго режима, т.е. переход в режим "Ввести данные непосредственно в таблицу" (рис.6.16)

Выбрать режим "Ввести данные непосредственно в таблицу" и щелкнуть

кнопку "Готово".

В результате выполнения задания у Вас на экране появится картинка, приведенная на рис.6.17.

Рис.6.17. Ввод данных в таблицу "Студенты"

Рис.6.13. Задание имени таблицы и режима выбора ключевого поля

Рис.6.14. Задание ключевого поля

Рис.6.15. Задание ключевого поля

Рис.6.16. Варианты последующих действий