1.5.5. Отчеты

Для наглядного представления информации заключенной в таблицах и полученной с помощью запросов MS Access поддерживает такое средство, как отчет. Отчеты лучше создавать с помощью Мастера, а дорабатывать с помощью Конструктора. Пользователю предлагаются различные макеты и стили оформления отчетов.

Рассмотрим создание отчета на примере отчета с условным названием "Результаты Сессии". Отдельные шаги следует выполнять как задания.

Первый шаг. Запуск "Мастера отчетов". Выбираем в главном меню MS Access объект "Отчеты", пункт "Создание отчета с помощью мастера" и нажимаем кнопку "Создать" (рис.6.88).

Рис.6.88. Главное меню MS Access с выбранным объектом "Отчеты"

Второй шаг. Выбор мастера отчетов и объекта для отчета. В открывшемся окне "Новый отчет" выбираем "Мастер отчетов" и внизу окна из списка таблицу "Сессия", а затем щелкаем кнопку "Ok" (рис.6.89).

Рис.6.89. Выбор мастера отчетов и объекта для отчета

Третий шаг. Выбор полей таблицы "Сессия", которые будут входить в отчет. Выбираем поля "Семестр", "Факультет", "Фамилия" и все названия предметов (рис.6.90). Щелкаем кнопку "Далее".

Рис.6.90. Выбор полей для отчета

Четвертый шаг. Добавление уровней группировки. Для более наглядного представления информации в отчете полезно бывает сгруппировать данные по отдельным характеристикам. В нашем случае можно сгруппировать информацию о результатах сдачи сессии по семестрам, поэтому выбираем поле "Семестр" (рис.6.91). Щелкаем кнопку "Далее".

Рис.6.91. Добавление уровня группировки

Пятый шаг. Мастер отчетов предлагает произвести сортировку для записей выбранных полей. Используя эту возможность, выбираем из списка поле "Факультет" и затем поле "Фамилия". Таким образом, сортировка записей будет сначала производиться в зависимости от факультета, а затем по фамилии студента (рис.6.92). Щелкаем кнопку "Далее".

Рис.6.92. Выбор порядка сортировки записей

Шестой шаг. Выбор макета отчета и ориентации страницы. Предлагается выбрать ступенчатый макет и альбомную ориентацию страниц отчета, в связи с большим количеством полей (рис.6.93). Щелкаем кнопку "Далее".

Рис.6.93. Выбор макета и ориентации страниц отчета

Седьмой шаг. Выбор стиля отчета. MS Access предлагает различные стили оформления отчета. Пользователю предлагается сделать самостоятельный выбор стиля оформления отчета (рис.6.94). Щелкаем кнопку "Далее".

Рис.6.94. Выбор стиля отчета

Восьмой шаг. Задание имя отчета. Предлагается назвать отчет "результаты Сессии" (рис.6.95). Щелкаем кнопку "Готово".

Рис.6.95. Задание имени отчета

В результате на экране появляется отчет по таблице "Сессия" (рис.6.96).

Рис.6.96. Предварительный вид отчета по таблице "Сессия"

Девятый шаг. Как мы видим, названия некоторых полей в отчете невидны полностью. Исправить это можно в режиме Конструктора. Поэтому переходим в режим Конструктора и изменяем размеры соответствующих полей. В результате отчет принимает вид, приведенный на рис.6.97.

Рис.6.97. Отчет по таблице "Сессия"

Создать отчет по запросу "Запрос по физике".