4. Разработка и создание таблиц.

Создать таблицу можно несколькими способами:

• Мастер баз данных позволяет создать базу данных, включающую в себя таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы и кнопочные формы.

• Мастер таблиц позволяет выбрать макет таблицы из существующего набора таблиц делового и личного применения. Здесь свободно можно выбирать и переименовывать поля, мастер также помогает определить связи, если в базе данных имеется больше одной таблицы.

• Режим конструктора обеспечивает полную свободу в создании полей, ключей, индексов и других средств управления вводом данных в таблицу.

• Режим таблицы обеспечивает ввод данных в таблицу, оставив Access возможность определять типы данных в полях новой таблицы.

• Мастеры импорта предоставляют помощь при импорте внешних данных (не принадлежащих данной базе данных) в таблицы Access.

Создание таблицы с помощью мастера таблиц.

Мастер позволяет:

• выбрать таблицу из множества встроенных образцов для деловых или личных целей.

• отобрать поля для таблицы.

• переименовать поля и изменить их порядок.

• выбрать ключевое поле.

• установить отношения между данной таблицей и другими таблицами одной базы данных.

В качестве примера создадим таблицу Сотрудники в базе данных Контакты. И свяжем эту таблицу с таблицей Контакты. Для начала откроем базу данных Контакты, которую мы создали ранее.

Для запуска Мастера таблиц необходимо:

1. Щелкнуть на вкладке Таблицы в окне базы данных.

2. Щелкните на кнопке Создать, чтобы открыть диалоговое окно Новая таблица.

3. Дважды щелкните на строке Мастер таблиц, откроется диалоговое окно Создание таблиц.

4. Выберите тип Деловые или Личные, чтобы определить список типовых таблиц. Для нашей таблицы оставьте выбранным вариант Деловые.

5. Выберите таблицу в списке Образцы таблиц. При этом изменится набор полей в списке Образцы полей. Выберите таблицу Сотрудники.

6. Чтобы добавить поле к списку Поля новой таблицы, внесите его в список щелчком на кнопке >. Щелчком на кнопке >> можно перенести весь список полей сразу. Для таблицы Сотрудники выберите поля: Должность, Ставка и НазваниеОтдела. Поле – НазваниеОтдела - внесите дважды.

7. Если вам нужно переименовать поле, выделите его в списке Поля новой таблицы и щелкните на кнопке Переименовать поле. В диалоговом окне Переименование поля измените название и щелкните на ОК. Переименуйте одно поле НазваниеОтдела в Факультет, а второе поле назовите Кафедра.

8. После того как список полей в новой таблице определен, щелкните на кнопке Далее.

9. На следующем шаге мастера при необходимости измените название таблицы. В нашем случае название - Сотрудники.

10. Далее следует указать способ определения ключа. Вы можете сами выбрать ключевое поле, тогда выберите Самостоятельное определение ключа или позвольте мастеру сделать выбор за вас – Автоматическое определение ключа. Для нашей таблицы нужно выбрать Самостоятельное определение ключа. Щелкните кнопку Далее. Выберите Должность как поле с уникальными для каждой записи данными, которое будет содержать сочетание чисел и букв.

11. На следующем шаге Мастер таблиц поможет вам связать новую таблицу с другими таблицами базы данных. Нам необходимо связать таблицу Сотрудники с таблицей Контакты. Для этого выберите строку "не связана с Контакты" и нажмите кнопку Связи.

12. Появится диалоговое окно Связи. Здесь вам нужно определить тип связи между таблицами. Выберем тип связи, когда одной записи таблицы "Сотрудники" будет соответствовать много записей таблицы "Контакты". Щелкните кнопку ОК, а затем Далее.

13. На последнем шаге вы имеете возможность выбрать способ открытия новой таблицы. Имеются следующие варианты:

• Изменить структуру таблицы, открыв таблицу в режиме конструктора.

• Непосредственно вводить данные в таблицу, открыв таблицу в режиме таблицы.

• Вводить данные в таблицу с помощью формы, создаваемой мастером – при этом таблица будет открыта в режиме формы, в которую вы можете вводить информацию.

Кроме того, вы можете просмотреть справочную информацию по работе с таблицами.

Для таблицы Сотрудники выберите последний вариант, чтобы создать новую форму.

14. Щелкните на кнопке Готово. Теперь можно приступить к заполнению таблицы. При закрытии формы ее необходимо сохранить.