Сохранение запроса Чтобы сохранить запрос, выполните следующее:

1. Закройте окно запроса либо в режиме таблицы, либо в режиме конструктора.

2. В ответ на предложение сохранить изменения щелкните на кнопке Да.

3. В диалоговом окне Сохранение введите название запроса (например, Дни рождения в марте) и нажмите кнопку ОК.

Изменение запроса

После сохранения запроса его всегда можно изменить.

1. В окне базы данных щелкните на кнопке Запросы.

2. Выделите запрос, который необходимо отредактировать.

3. Щелкните на кнопке Конструктор.

Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши на запросе и выбрать команду Конструктор в контекстном меню.

Примечание: Если после внесения изменений в запрос вы хотите сохранить старую версию запроса в первоначальном виде, необходимо сохранить измененную версию под новым именем. Для этого выберите в меню Файл команду Сохранить как.

3. Создание и настройка отчетов

Отчет – это тип объектов в Access, который используется для просмотра и печати данных.

В Access входит несколько средств для создания отчетов:

• Автоотчет;

• Мастер отчетов;

• Мастер почтовых наклеек;

• Мастер диаграмм;

• Конструктор отчетов.

Автоотчеты

Автоотчет – это самое простое средство для создания отчета на основе таблицы или запроса. Для создания отчета с помощью этого средства необходимо только указать имя таблицы или запроса и при желании выбрать тип Автоотчета: ленточный или в столбец. Access включает в отчет все поля базовой таблицы или запроса.

Создание Автоотчета в столбец с применением обычного или последнего использованного стиля

Автоотчет в столбец отображает записи из таблицы или запроса и располагает эти записи по столбцам. При создании Автоотчета с помощью диалогового окна Новый отчет ему назначается стиль, который назначался при последнем запуске Мастера отчетов или при последнем использовании Автоформата. Если ни одного из этих средств еще не было задействовано, Автоотчету назначается стиль Обычный. Чтобы создать Автоотчет с применением последнего использованного стиля, выполните следующее:

1. Щелкните на кнопке Отчеты в окне базы данных.

2. Щелкните на кнопке Создать. Откроется диалоговое окно Новый отчет.

3. В нижней части диалогового окна Новый отчет выберите в раскрывающемся списке таблицу или запрос для отчета.

4. Щелкните дважды на пункте Автоотчет: в столбец.

5. Когда вы закроете окно отчета, в ответ на предложение сохранить изменения щелкните на кнопке Да, при сохранение задайте имя для нового отчета.

Для создание Автоотчета с применением обычного стиля, необходимо:

1. Выделить таблицу или запрос в окне базы данных.

2. В раскрывающемся списке кнопки Новый объект на панели инструментов выберите пункт Автоотчет или выберите в меню Вставка команду Автоотчет.

Создание ленточного Автоотчета

Ленточный автоотчет отображает записи в виде таблицы. Для создания ленточного Автоотчета выполните те же действия, что и при создании Автоотчета в столбец с применением последнего использованного стиля. Но на четвертом шаге выберите пункт Автоотчет: ленточный.

Мастер отчетов

Мастер отчетов предоставляет более обширные средства для создания и настройки отчетов. Он позволяет:

• выбрать поля из одной или нескольких таблиц и запросов;

• сгруппировать записи по определенным полям;

• отсортировать записи в отчете по четырем (или менее) полям;

• вывести при необходимости итоговые величины, а также скрыть основанные на них подчиненные записи;

• выбрать макет отчета (ступенчатый, блок, структура и т.д.) и ориентацию страницы (книжную или альбомную);

• выбрать стиль отчета (обычный, строгий и т.д.)

В качестве примера создадим однотабличный ленточный отчет для таблицы Адреса.

1. В окне базы данных выделите таблицу Контакты.

2. Выберите пункт Отчет в раскрывающемся списке кнопки Новый объект на панели инструментов.

3. Щелкните дважды на пункте Мастер отчетов.

4. На первом шаге мастера убедитесь в том, что в списке Таблицы и запросы выбрана таблица Контакты. Затем выделите поле КодКонтакта и щелкните на кнопке >. Повторите последнее действие для всех полей таблицы «Задание 1 - Адресная книга.xls». Щелкните на кнопке Далее.

5. На следующем шаге мастера выберите поле для группировки: щелкните дважды на поле КодКонтакта, чтобы сгруппировать записи отчета по данному полю. Щелкните на кнопке Далее.

6. На следующем шаге выберите порядок сортировки записей в отчете. В первом раскрывающемся списке выберите поле по которому будут сортироваться записи, например Фамилия. Кнопкой, справа от списка, выберите вариант сортировки: по возрастанию или по убыванию. Щелкните кнопку Далее.

7. Выберите макет отчета (например, Ступенчатый) и в группе Ориентация установите переключатель Альбомная. Щелкните на кнопке Далее.

8. Выберите стиль отчета и щелкните кнопку Далее.

9. На последнем шаге дайте имя отчету и щелкните на кнопке Готово.

Когда мастер закончит свою работу, отчет будет открыт в окне предварительного просмотра. В окне предварительного просмотра отчет выглядит почти так же, как он будет выглядеть напечатанным на принтере. Окно предварительного просмотра имеет собственную панель инструментов. Назначение кнопок следующее (слева на право):

• кнопка со списком Вид позволяет перейти в режим конструктора;

• кнопка Печать посылает отчет на принтер без открытия диалогового окна Печать.

• кнопка Масштаб осуществляет переключение масштаба отображения между 100% и одной страницы целиком;

• кнопка Одна страница отображает целиком одну страницу отчета;

• кнопка Две страницы отображает целиком две страницы отчета;

• кнопка Несколько страниц открывает палитру для выбора числа отображаемых страниц (всего до шести).

• раскрывающийся список Масштаб предлагает выбор масштаба отображения от 10% до 200%;

• кнопка Закрыть возвращает вас к тому окну, которое было открыто до открытия окна предварительного просмотра;

• кнопка со списком Связи с Office обеспечивает экспорт отчета в приложения MS Word или MS Excel.

• кнопка Окно базы данных активизирует окно базы данных без закрытия окна предварительного просмотра;

• кнопка со списком Новый объект позволяет перейти к созданию объектов базы данных, т.к. таблицы, запросы, макросы, отчеты и модули.

• кнопка Справка по MS Access активизирует Помощника по Office.

Чтобы открыть готовый отчет в окне предварительного просмотра, можно воспользоваться следующими способами:

1. в окне базы данных выделите имя отчета и щелкните на кнопке Просмотр панели инструментов (кнопка с лупой).

2. в окне базы данных щелкните правой кнопкой мыши на отчете и выберите в контекстном меню команду Предварительный просмотр.

3. выделите имя отчета и щелкните в меню Файл команду Предварительный просмотр.

4. просто дважды щелкните на имени отчета в окне базы данных.