23. Запросы к базам данных

Запрос – ср-во отбора записей из таблиц по определенному условию. Результатом запроса явл. виртуальная таблица. Запросы не хранят данные, в них хранятся условия для отбора данных.

3 мех-ма создания запросов:

1) SQL - стуктурированный язык запросов;

2) QBE - запрос по образцу;

3) UDF - функции, определенные пользователем.

SQL - непроцедурный язык, кот. исп-ся для формулировки запросов к БД.

QBE – средство для визуального связывания таблиц и выбора полей, которые след. отобразить в рез-те запроса.

UDF - программы, созданные для вып-ния требуемых операций над данными.

Транзакция - группа операций над данными, кот. либо все вместе выполняются, либо отменяются.

Запросы на выборку и их использование

Наиболее часто используемым запросом является запрос на выборку. Запрос на выборку возвращает данные из одной или нескольких таблиц, а также результаты, которые при желании пользователь может изменить (с некоторыми ограничениями). Также можно использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и других действий.

Создание запроса с помощью конструктора запросов

Для примера создания запроса используем БД «Запрос 1», которую мы можем создать при помощи уже полученных навыков. БД уже содержит две таблицы: «Имя – Должность» и «Имя – Адрес». В этих таблицах уже содержатся некоторые данные, а также ключевые поля («Имя»). Открываем БД, в меню «Объекты» выбираем пункт «Запросы». В окне выбираем пункт «Создание запроса в режиме конструктора»

Открывается окно предлагающее выбор таблиц и запросов для создаваемого запроса (выбираем таблицы «Имя – Должность» и «Имя – Адрес» выделением с последующим подтверждением нажатием кнопки «Добавить»). Закрываем это окно (нажатием кнопки «Закрыть»).

Мы видим окно конструктора, содержащее выбранные нами таблицы. В верхней части которого мы можем устанавливать связи и тип связей между таблицами, а в нижней задавать макет запроса, т.е. используемые поля, расположение полей и свойства.

Задаём поля по аналогу с запросом, созданным в предыдущей главе, поля: «Имя», «Адрес», «Должность»; имя таблицы: «Имя – Адрес», «Имя – Адрес», «Имя – Должность», соответственно. Данные можно вводить как при помощи выпадающего меню, так и в ручную.

Закончив введение данных, закрываем окно (нажатием кнопки «Закрыть» в правой верхней части окна), в появившемся диалоговом окне, предлагающем сохранить изменения, нажимаем кнопку «Да». В следующем окне вводим имя запроса (в данном случае «Сведения»), подтверждаем нажатием кнопки «OK». Конструктор завершает работу. В БД появился запрос сведения, работа по созданию запроса завершена.

Данный способ занимает больше времени, нежели предыдущий, но даёт полный контроль над созданием запроса, что очень важно при создании более сложных запросов, интересен только для специалистов.

24. Создание отчета с помощью мастера и конструктора отчетов

В Access имеется ряд мастеров, помогающих создавать отчеты. Чтобы увидеть список этих мастеров, в окне базы данных выберите объект Отчеты, а затем опцию Создать. Откроется диалоговое окно Новый отчет. Укажите в качестве источника данных нужную таблицу, выберите опцию мастер отчетов и щелкните на кнопке ОК.

На первом экране мастера отчетов выберите поля, которые требуется включить в отчет. Если нужно включить все поля, щелкните на кнопке “>>”, а затем – на кнопке Далее.

Появится следующий экран мастера отчетов. Этот экран позволит выбрать способ группировки данных. В результате можно отображать поля в различной последовательности. Группируя данные, указываете Access, какие поля необходимо показать как группу и как подсчитывать итоги по данным. С помощью сортировки можно расположить данные в отчете в определенном порядке. Чтобы изменить группировку, используйте кнопки выбора, имеющиеся на этом экране мастера отчетов. Щелкните на кнопке Далее.

Примечание. Если возникла необходимость изменить уровни группировки или порядок сортировки информации, можете в любое время щелкнуть на кнопке Назад и поменять свои установки.

Следующий экран позволяет выбрать вид макета, который будет использован для отчета. Макет выбираете из ряда предложенных макетов. В левой части окна будет показан выбранный макет в графическом виде. Кроме того, можно выбрать ориентацию страниц отчета на экране –книжную или альбомную. На этом же экране можно сделать так, чтобы все поля умещались на одной странице. Если не хотите, чтобы все поля умещались на одной странице, Access распечатает их на двух страницах. Выбрав подходящий вид макета, щелкните на кнопке Далее.

На вновь открывшемся экране из списка различных стилей можно выбрать стиль отчета, который придает информации определенный внешний вид. Стиль, как правило, выбирают в зависимости от того, кому предназначен отчет, например, Строгий, Простой и т. д. Выбрав стиль, щелкните на кнопке Далее.

Откроется новый экран. Напечатайте текст в поле для имени отчета. Этот текст будет использован в режиме предварительного просмотра в строке заголовка и в названии самого отчета.

Примечание. Прежде чем щелкнуть на кнопке Готово, еще раз проверьте свои установки, возвращаясь к предыдущим экранам с помощью кнопок отчетов. После того как щелкните на кнопке Готово, отчет можно модифицировать только вручную.

Итак, щелкните на кнопке Готово. Access создаст отчет и откроет его в режиме предварительного просмотра. Нелишне заметить, прежде чем распечатать отчет, воспользуйтесь режимом предварительного просмотра. Это сэкономит время и бумагу, и, кроме того, находясь в этом режиме, можно использовать целый ряд команд панели инструментов. Закройте отчет. Заметим, что имя отчета – текст, написанный в заголовке отчета, Access автоматически создает это имя. После того как отчет создан, дайте отчету краткое имя.

Улучшение отчета. Может так случиться, что нужно создать отчет, для которого не подходит автоотчет или мастер отчетов. В таком случае в Access имеется режим конструктора отчетов.

Прежде чем перейти к инструментам режима конструктора отчетов, для конкретной базы данных создадим автоотчет: