1. Сортировка в базах данных

Базы данных могут содержать сотни и тысячи записей. Часто бывает необходимо их упорядочить, т.е. расположить в определенной последовательности. Упорядочение записей называется сортировкой.

Сортировка записей производится по какому-либо полю базы данных. Значения, содержащиеся в этом поле, располагаются в порядке возрастания или убывания. В процессе сортировки целостность записей сохраняется, т. е. строки таблицы перемещаются целиком.

При сортировке по возрастанию данные различных типов выстраиваются в следующем порядке:

•  числа — от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа;

•  текст — в алфавитном порядке (числа, знаки, латинский алфавит, русский алфавит);

•  дата и время — в хронологическом порядке. При сортировке по убыванию данные выстраиваются в порядке, обратном вышеуказанному.

Сортировка базы данных - это упорядочение записей по значениям одного из полей.

2. Access позволяет осуществлять поиск данных. Для того, чтобы найти данные, открываем БД, т.е. делаем ее активной. Затем произвести поиск:

1. по всем полям каждой записи или отдельному полю всей записи

2. вперед или назад

3. по типу сравнения данных.

Для поиска данных: Правка > Найти. В открывшемся окне в разделе Образец указать данные, которые хотите найти. В разделе Просмотр из списка выбрать направление поиска. Для нахождения 1 совпадения: Найти; для нахождения 2 совпадения: Найти > Далее. После установления всех параметров поиска нажать Закрыть.

Поиск в базах данных осуществляется с помощью фильтров и запросов. Фильтр просто скрывает в исходной таблице записи, не удовлетворяющие условиям поиска. Запрос отбирает записи, удовлетворяющие условиям поиска, и помещает их в новую таблицу запроса.

Поиск в базе данных — это отбор записей, удовлетворяющих условиям поиска, заданным в форме фильтра или запроса.

3. Фильтры и запросы позволяют отбирать записи, которые удовлетворяют условиям поиска. Условия поиска записей создаются с использованием операторов сравнения (=, >, < и т. д.).

Фильтр применяется для ограничения числа отображаемых записей только записями, отвечающими критерию отбора. Применение фильтра упрощает поиск нужных записей. Например, чтобы быстро уменьшить число отображаемых записей, щелкните правой кнопкой мыши поле, значение которого будет использоваться в качестве критерия отбора, и выберите в верхней части контекстного меню команду Равно, Не равно, Содержит или Не содержит.

ПРИМЕНЕНИЕ ФИЛЬТРА ПО ВЫДЕЛЕНИЮ

1. Откройте таблицу или форму.

2. Чтобы убедиться в том, что к таблице или форме уже не применен фильтр, на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно и выберите команду Очистить все фильтры, если эта команда доступна.

3. Перейдите к записи, в которой содержится значение, используемое в качестве компонента фильтра, и щелкните поле. Чтобы применить фильтр по частичному выделению, выделите только нужные знаки.

4. На вкладке Начальная страница в группе Сортировка и фильтрация щелкните Выделение, а затем выберите фильтр, который хотите применить.

Или:

Щелкните правой кнопкой мыши поле и выберите в верхней части контекстного меню команду Равно, Не равно, Содержит или Не содержит.

5. Чтобы отфильтровать другие поля по выделению, повторите шаги 3 и 4.

Чтобы просмотреть другие формы фильтрации, используйте команды в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная.

22. Цели создания и использования баз данных

Использование БД в основном обеспечивает:

1) централизованное управление данными;

2) независимость данных и программ;

3) реализацию отношений между данными;

4) совместимость компонентов БД;

5) простоту изменения логической и физической структур БД; 6) целостность, восстановление и защиту БД и др.

Определение ключевых полей

Выше неоднократно упоминалось понятие ключевого поля. Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. Рассмотрим каждый из этих типов.

Для создания ключевого поля типа Счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц:

1. Включить в таблицу поле счетчика.

2. Задать для него автоматическое увеличение на 1.

3. Указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле (Primary Key) на панели инструментов Конструктор таблиц (Table Design).

Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да (Yes) будет создано ключевое поле счетчика с именем Код (ID) и типом данных Счетчик(AutoNumber).

Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, его нельзя определить как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для определения составного ключа необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме Конструктора.

2. Выделить поля, которые необходимо определить как ключевые.

3. Нажать кнопку Ключевое поле (Primary Key) на панели инструментов Конструктор таблиц (Table Design).

Замечание

Для составного ключа существенным может оказаться порядок образующих ключ полей. Сортировка записей осуществляется в соответствии с порядком ключевых полей в окне Конструктора таблицы. Если необходимо указать другой порядок сортировки без изменения порядка ключевых полей, то сначала нужно определить ключ, а затем нажать кнопку Индексы (Indexes) на панели инструментов Конструктор таблиц (Table Design). Затем в появившемся окне Индексы (Indexes) нужно указать другой порядок полей для индекса с именем Ключевое поле (Primary Key).

Рассмотрим в качестве примера применения составного ключа таблицу "Заказано" (OrderDetails) базы данных (Northwind) (рис. 2.23).

В данном случае в качестве составного ключа используются поля "Код заказа" (OrderlD) и "КодТовара" (ProductID), т. к. ни одно из этих полей в отдельности не гарантирует уникальность записи. При этом в таблице выводится не код товара, а наименование товара, т. к. поле "КодТовара" (ProductID) данной таблицы содержит подстановку из таблицы "Товары" (Products), а значения полей "КодТовара" (ProductID) этих таблиц связаны отношением "один-ко-многим" (одной записи таблицы "Товары" (Products) может соответствовать несколько записей таблицы "Заказано" (OrderDetails)). Оба поля могут содержать повторяющиеся значения. Так, один заказ может включать в себя несколько товаров, а в разные заказы могут включаться одинаковые товары. В то же время сочетание полей "КодЗаказа" (OrderlD) и "КодТовара" (ProductID) однозначно определяет каждую запись таблицы "Заказы" (OrderDetails).

Чтобы изменить ключ, необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме Конструктора.

2. Выбрать имеющиеся ключевые поля.

3. Нажать на кнопку Ключевое поле (Primary Key), при этом кнопка должна принять положение Выкл., а из области выделения должны исчезнуть значки ключевого поля.

4. Выбрать поле, которое необходимо сделать ключевым.

5. Нажать на кнопку Ключевое поле (Primary Key). При этом в области выделения должен появиться значок ключевого поля.

Рис. 2.23. Пример таблицы с использованием составного ключа

Чтобы удалить ключ, необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме Конструктора.

2. Выбрать имеющееся ключевое поле (ключевые поля).

3. Нажать на кнопку Ключевое поле (Primary Key), при этом кнопка должна принять положение Выкл., а из области выделения должен исчезнуть значок (значки) ключевого поля.

Изменение внешнего вида таблицы

В Microsoft Access существует понятие макета таблицы. Макет таблицы — это вид, в котором данные отображаются в окне в режиме Таблицы. По умолчанию формируется стандартный макет таблицы, который можно увидеть на экране, если открыть, например, таблицу "Типы" (Categories) базы данных "Борей" в режиме Таблицы. Асcess позволяет изменить макет таблицы. При этом можно изменить его как для всех таблиц данного приложения, так и только для одной таблицы. Для того чтобы изменить макет для всех таблиц, необходимо изменить параметры Access. Это выполняется с помощью команды Сервис, Параметры (Tools, Options) (см. гл. 14).

Для изменения формата отображения конкретной таблицы служит панель инструментов Формат (режим таблицы) (Formatting (Datasheet)) (рис. 2.44), а также команда главного меню Формат (Format). Для отображения панели инструментов Формат (режим таблицы)(Formatting (Datasheet)) необходимо в меню Вид (View) выбрать команду Панели инструментов (Toolbars) и установить флажок Формат (режим таблицы) (Formatting (Datasheet)) (см. разд. "Навигация по таблице" выше в этой главе).

Рис. 2.44. Панель инструментов Формат (режим таблицы)

Описание элементов панели форматирования и соответствующих команд меню Формат (Format) приведено в табл. 2.15.

Название кнопки или списка	Команда меню	Описание
Перейти на поле (Go to Field)		Поле со списком служит для быстрого перехода к нужному полю в текущей записи
Шрифт (Font)	Формат, Шрифт (Format, Font)	Поле со списком служит для выбора шрифта, который используется для отображения данных
Размер шрифта (Font Size)	Формат, Шрифт (Format, Font)	Поле со списком, в котором можно выбрать или ввести размер шрифта для данных таблицы
Полужирный (Bold)	Формат, Шрифт (Format, Font)	Применение полужирного шрифта
Курсив (Italic)	Формат, Шрифт (Format, Font)	Применение курсива
Подчеркнутый (Underline)	Формат, Шрифт (Format, Font)	Применение шрифта с подчеркиванием
Цвет заливки/фона (Fill/Back Color)	Формат, Режим таблицы (Format, Datasheet)	Позволяет изменить цвет фона таблицы. При нажатии стрелки справа от кнопки выводится окно с палитрой цветов, в котором можно выбрать цвет фона
Цвет текста (Font/Fore Color)	Формат, Шрифт (Format, Font)	Позволяет изменить цвет шрифта для данных таблицы с помощью палитры цветов
Цвет линии/границы (Line/Border Color)	Формат, Режим таблицы (Format, Datasheet)	Позволяет изменить цвет линий сетки с помощью палитры цветов
Сетка (Gridlines)	Формат, Режим таблицы (Format, Datasheet)	Позволяет выбирать разные типы сетки таблицы: вывод всех линий, только горизонтальных, только вертикальных и отсутствие линий
Оформление (Special Effect)	Формат, Режим таблицы (Format, Datasheet)	Позволяет выбрать вид оформления ячеек таблицы: обычное приподнятое или утопленное

Таблица 2.15. Описание элементов панели инструментов Формат (режим таблицы)

На рис. 2.45 приведено диалоговое окно Формат таблицы (Datasheet Formatting), которое открывается при выполнении команды Формат, Режим таблицы (Format, Datasheet). Элементы этого окна (списки и переключатели) позволяют изменить вид таблицы. Списки в полях группы Вид границы и линий (Border and Line Styles) включают существенно больше вариантов оформления, чем выведено на кнопки панели форматирования. В поле Образец можно проверять результат выбора.

Рис. 2.45. Диалоговое окно Формат таблицы

Изменить высоту строки можно путем перетаскивания нижней границы строки в области выделения с помощью мыши. Можно сделать это и с помощью команды меню. В этом случае необходимо:

1. В меню Формат (Format) выбрать команду Высота строки (Row Height).

2. В окне Высота строки (Row Height) в поле Высота строки (Row Height) ввести высоту строки в пунктах (рис. 2.46).

3. При необходимости вернуться к стандартной высоте строки установить флажок Стандартная (Standard Height).

4. Нажать кнопку ОК.

Рис. 2.46. Диалоговое окно Высота строки

Аналогично изменение ширины столбца возможно путем перетаскивания правой границы столбца в области выделения с помощью мыши или с помощью команды меню Формат, Ширина столбца (Format, Column Width).

Чтобы установить ширину столбца в соответствии с шириной данных (самая длинная строка), необходимо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на правой границе столбца в области выделения. Или открыть диалоговое окно Ширина столбца (Column Width) с помощью команды Формат, Ширина столбца (Format, Column Width) и нажать кнопку По ширине данных (Best Fit).

Чтобы скрыть столбцы таблицы с экрана, необходимо:

1. Выделить столбцы, которые требуется скрыть.

2. Выбрать в меню Формат (Format) команду Скрыть столбцы (Hide Columns) или нажать правую кнопку мыши на выделенном столбце и в контекстном меню выбрать команду Скрыть столбцы (Hide Columns) (рис. 2.47).

Рис. 2.47. Использование контекстного меню для скрытия столбцов

Замечание

Скрыть столбец можно также, перетащив правую границу столбца к левой с помощью мыши так, чтобы они превратились в одну линию.

Чтобы отобразить скрытые столбцы, необходимо:

1. Выбрать в меню Формат (Format) команду Отобразить столбцы (Unhide Columns).

2. В окне Отобразить столбцы (Unhide Columns) установить флажки соответствующих полей для отображения столбцов или снять флажки для того, чтобы их скрыть (рис. 2.48).

3. Нажать кнопку Закрыть (Close).

Замечание

Отобразить столбец можно также, установив указатель мыши на левую границу столбца, следующего за скрытым, и переместив ее вправо.

Рис. 2.48. Диалоговое окно Отображение столбцов

Как мы уже показали выше, в случае если таблица имеет подчиненную таблицу, по умолчанию в левой части окна появляется столбец отображения подчиненных таблиц. В меню Формат (Format) присутствуют три команды для управления этим столбцом.

Чтобы отобразить подчиненные записи для всех записей основной таблицы, необходимо в меню Формат (Format) выбрать командуПодтаблица (Subdatasheet) и в раскрывающемся меню выбрать команду Развернуть все (Expand All).

Чтобы скрыть все подчиненные записи, необходимо в меню Формат (Format) выбрать команду Подтаблица (Subdatasheet) и в раскрывающемся меню выбрать команду Свернуть все (Collapse All). При этом важно, чтобы курсор находился на одной из записей основной таблицы, но не подчиненной.

Чтобы убрать столбец отображения подчиненных таблиц, необходимо в меню Формат (Format) выбрать команду Подтаблица(Subdatasheet) и в раскрывающемся меню выбрать команду Удалить (Remove).

Чтобы вставить столбец отображения подчиненных таблиц, необходимо:

1. В меню Вставка (Insert) выбрать команду Подтаблица (Subdatasheet).

2. В окне Вставка подтаблицы (Insert Subdatasheet) (рис. 2.49) выбрать на вкладке Таблицы (Tables) таблицу, которую нужно вставить.

Рис. 2.49. Окно Вставка подтаблицы

3. В поле Подчиненные поля (Link Child Fields) выбрать поле для связи в подчиненной таблице.

4. В поле Основные поля (Link Master Fields) выбрать поле для связи в основной таблице.

5. Нажать кнопку ОК.

Один или несколько столбцов, расположенных в левой части объекта в режиме Таблицы, можно закрепить таким образом, что они будут оставаться на экране при горизонтальной прокрутке объекта. Для этого необходимо:

1. Выделить закрепляемые столбцы.

2. Выбрать в меню Формат (Format) команду Закрепить столбцы (Freeze Columns) или щелкнуть правой кнопкой мыши на выделенном столбце (столбцах) и в контекстном меню выбрать команду Закрепить столбцы (Freeze Columns). При этом выделенные столбцы будут перемещены в левую часть экрана.

Для освобождения закрепленных столбцов необходимо выбрать в меню Формат (Format) команду Освободить все столбцы (Unfreeze All Columns).

Чтобы переместить столбцы внутри таблицы в режиме Таблицы, необходимо:

1. Выделить нужный столбец (столбцы).

2. Установить указатель мыши на область выделения над выбранными столбцами.

3. Нажать левую кнопку мыши и "перетащить" столбцы на новое место.

4. Отпустить левую кнопку мыши.

Чтобы переместить столбцы внутри таблицы в режиме Конструктора, необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме Конструктора.

2. Выделить строку (строки), соответствующую перемещаемым столбцам.

3. Установить указатель мыши в область выделения перемещаемых строк и нажать левую кнопку мыши.

4. Переместить строки на новое место.

5. Отпустить левую кнопку мыши.

После изменения макета таблицы в режиме Таблицы или в режиме Конструктора Microsoft Access потребует подтверждения изменения макета. В этом случае необходимо нажать кнопку Да (Yes), если нужно сохранить изменения, или кнопку Нет (No), если изменения сохранять не нужно.