Литература

• Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.

21. Комплектование архива

Комплектование - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Профиль архива определяется Федераль­ной архивной службой РФ.

Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого архива.

Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов:

• установление профиля архива;

• определение источников комплектования;

• определение состава документов, подлежащих хранению в архиве;

• организация комплектования.

Определение источников комплектования

Источники комплектования - это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы.

Источниками комплектования могут быть как государственные, так и негосударственные учреждения.

В 1960-е - 1980-е гг. критериями определения источников комплектования государ­ственных архивов были:

для учреждений:

• значение учреждения в системе органов власти и управления, в отраслевой ведомственной системе (учреждения союзного, республиканского, областного, районного, городского подчинения и т.д.);

• полнота отражения деятельности учреждения в документах вышестоящих организаций;

• соответствие документов учреждения профилю государствен­ного архива;

для документов личного происхождения:

• значение творческой и общественной деятельности фондооб­разователя в развитии науки, культуры, общественной жизни и других областей;

• история фонда, т. е. степень сохранности личного фонда, нали­чие собранных фондообразователем ценных документов, особен­ности фиксации его творческого процесса;

• взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (нали­чие в фонде документов, освещающих жизнь и творчество видных деятелей).

На основе этих критериев утверждались списки источни­ков комплектования, в основе которых лежало разделение потенциальных источников комплектования на несколько групп:

• учреждения, организации и предприятия, документы которых под­лежат полному (обязательному) приему в государственные архивы;

• учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат приему в государственные архивы в составе фондов вы­шестоящих инстанций, а также выборочному приему.

Под выборочным приемом подразумевается, что из многих фондов однотипных учреждений, действовавших на одной территории, в государственные архивы поступали на хранение один или несколько фондов (как правило, «лучший», «худший» и «средний»). Это так называемый групповой выборочный прием.

Повидовой выборочный прием предполагает, что в государственный архив поступают отдельные виды и разновидности создаваемых источниками комплектования ценных документов.

• учреждения, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов.

С 90-х критериями источников комплектования являются:

• функционально-целевое назначение учреждения:

Выполнение основных задач отрасли, уникальность деятельности, новизна товаров и услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в международных и регио­нальных программах

• масштаб его деятельности:

многопрофильность производства товаров и услуг; объем уставного фонда; состав учредителей и участников; межрегиональная деятельность; численность работников

• вид организации:

сложившаяся структура и организация деятельности, наличие иностранного партнера, нали­чие уникальных или наиболее типичных структур

• полнота отражения в ее документах ценной информации:

степень повторения ценной информации, в том числе в фонде других организаций