7.8.2. Работа с таблицами.

Табличный способ представления информации широко используется при составлении документов, так как данные, представленные в табличной форме, отличаются наглядностью. При этом ячейки таблиц могут содержать не только текст, но и графические и прочие объекты.

Существует несколько средств создания таблиц (кнопка Таблица, лента Вставка):

1. диалоговое окно Вставка таблицы (способ удобен для создания несложных таблиц, содержащих небольшое количество строк и столбцов);

2. команда Вставить таблицу (способ применяется, когда необходимо иметь таблицу с большим количеством строк и столбцов);

3. команда Нарисовать таблицу (этот способ используют при создании сложных таблиц);

4. команда Экспресс-таблицы (выбираем таблицу из готовых шаблонов).

Каждая ячейка таблицы представляет собой отдельный элемент, для которого можно задать собственные параметры форматирования (как для фрагмента текста или для абзаца).

Можно также отредактировать и структуру уже созданной таблицы. Оно сводится к следующим действиям:

• добавление строк;

• добавление столбцов;

• удаление ячеек, строк, столбцов;

• объединение ячеек;

• разделение ячеек.

Добавление строк и столбцов выполняется командой Вставить сверху, Вставить снизу, Вставить справа, Вставить слева (лента Работа с таблицами – Макет). Добавление происходит относительно выделенного объекта с указанной стороны. Если выделено несколько строк или столбцов, то будет вставлено точно такое же количество строк или столбцов.

При удаление используется команда Удалить (лента Макет):

• Таблица – удаляет всю таблицу;

• Столбцы – удаляет столбец, содержащий курсор;

• Строки – удаляет строку, содержащую курсор;

• Ячейки – удаляет ячейку со сдвигом вверх или влево.

Две или более ячейки, расположенные подряд в одной строке или столбце могут быть объединены в одну. Для этого выделяют нужные ячейки и используют команду Объединить ячейки (лента Макет) или удаляют с помощью ластика ( на ленте Конструктор) ненужные границы.

Можно также разделить одну или несколько ячеек на большее число. Для этого выделяют нужные ячейки и выполняют команду Разбить ячейки…(лента Макет). В появившемся диалоговом окне указывают новое число строк и столбцов. Если снять флажок Объединить перед разбиением, то значение полей Число строк и Число столбцов применится к каждой ячейке.

При работе с таблицами следует различать форматирование таблиц и форматирование содержимого. В первом случае происходит управление размерами структурных элементов таблицы (ячеек, строк, столбцов и т.д.), а во втором – управление размещением содержимого ячеек.

Форматирование таблиц можно осуществить с помощью команд разделов Размер ячейки и Выравнивание ленты Макет или открыв окно Свойства таблицы командой Свойства. В появившемся диалоговом окне можно:

• задать метод выравнивания таблицы относительно страницы документа (вкладка Таблица  Выравнивание (слева, по центру, справа));

• задать метод взаимодействия таблицы с окружающим текстом (вкладка Таблица  Обтекание (нет, вокруг));

• определить или переопределить вариант оформления внешних и внутренних рамок таблицы, а также настроить характер оформления ячеек (вкладка Таблица  Границы и заливка);

• задать размеры внутренних полей в ячейках и интервалы между ячейками (вкладка Таблица  Параметры);

• назначить параметры текущей строки или выделенных строк (вкладка Строка);

• назначить параметры текущего столбца или выделенных столбцов (вкладка Столбец);

• назначить параметры текущей ячейки или выделенных ячеек (вкладка Ячейка).

В интерактивном режиме таблицу форматируют с помощью маркеров, появляющихся при наведении указателя мыши на таблицу или ее элемент. Маркер в левом углу таблицы позволяет перемещать таблицу по рабочему полю документа. Маркер в правом углу позволяет управлять общими размерами таблицы.

Для изменения ширины столбца нужно подвести указатель мыши к линии, разделяющей столбцы, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перетащить линию на нужное место. Чтобы задать точное значение ширины столбца, выделите одну из его ячеек и задайте необходимые параметры на вкладке Столбец в окне Свойства таблицы. Для автоматического изменения ширины столбцов, в зависимости от их содержимого, нужно выполнить команду Автоподбор  По содержимому (лента Макет).

Для изменения высоты строки необходимо подвести указатель мыши к линии, разделяющей строки, нажать левую кнопку и, не отпуская ее, перетащить линию на нужное расстояние. Чтобы задать точное значение высоты строки, выделите одну из ее ячеек и задайте необходимые параметры на вкладке Строка в окне Свойства таблицы.

С помощью раздела Стили таблиц (лента Конструктор) можно выполнить автоматическое форматирование таблицы, выбрав из предлагаемых форматов нужный.

При необходимости над содержимым таблицы можно производить сортировку и несложные вычисления.

Сортировка – это упорядочение элементов таблицы по какому-либо параметру. Для выполнения операции необходимо выделить строки, которые нужно упорядочить, или всю таблицу и выполнить команду Сортировка (лента Макет).В появившемся диалоговом окне указать поле или поля сортировки и тип (по возрастанию или по убыванию). При этом следует помнить, что если в процессе сортировки ячейка перемещается, то вместе с ней перемещается и вся строка, которой принадлежит ячейка. Если необходимо отсортировать только один столбец, независимо от других столбцов таблицы, то в окне Сортировка нужно щелкнуть по кнопке Параметры… и установить флажок Только столбцы.

Для выполнения вычислений в таблице Microsoft Word следует установить курсор в ячейку, куда будет помещена формула, и выполнить команду Формула (лента Макет). В диалоговом окне Формула в поле Формула введите нужную формулу или выберите ее в списке Вставить функцию. Формула всегда начинается со знака «=». Правила записи формул и адресации ячеек совпадают с правилами в Microsoft Excel. Но все ссылки на ячейки являются абсолютными (не изменяются при копировании или перемещении).

Формула задается как выражение, в котором могут быть использованы:

• константы;

• ссылки на ячейки или блоки ячеек;

• знаки операций: +, - , =, *, /, %, ^ и др.;

• встроенные функции Microsoft Word;

• ключевые слова для ссылки на блок ячеек:

LEFT	Ячейки, расположенные в строке левее ячейки с формулой.
RIGHT	Ячейки, расположенные в строке правее ячейки с формулой.
ABOVE	Ячейки, расположенные в столбце выше ячейки с формулой.
BELOW	Ячейки, расположенные в столбце ниже ячейки с формулой.

Некоторые встроенные функции Microsoft Word:

Функция	Назначение
SUM	Сумма чисел в указанном блоке ячеек.
PRODUCT	Произведение чисел в указанном блоке ячеек.
MAX	Максимальное значение в указанном блоке ячеек.
MIN	Минимальное значение в указанном блоке ячеек.
COUNT	Подсчет числа значений в указанном блоке ячеек.
AVERAGE	Среднее значение в указанном блоке ячеек.

Поменять режим отображения поля (значение или код) можно командой контекстного меню Коды/значения или комбинацией клавиш Alt + F9. При изменении ссылок на ячейки можно обновлять результаты вычислений, выделив поле и нажав клавишу F9.

Можно изменить также формат вывода результата вычислений (например, с двумя десятичными знаками после запятой или в виде процентов) в поле Формат числа диалогового окна Формула.