11.2. Матеріально-технічне забезпечення інвестиційного процесу

Основним завданням фази матеріально-технічної підготовки проекту є забезпечити надходження устаткування, конструкцій, матеріалів і послуг у точній відповідності до плану проекту. Цей процес прийнято поділяти на дві фази: ^закупівля ресурсів і послуг на конкурсній основі; ^поставки до місця виконання робіт.

Під закупівлями і поставками розуміють заходи, спрямовані на забезпечення проектів ресурсами, майном, товарами, виконан­ням робіт (послуг), передачею результатів інтелектуальної влас­ності, пов'язаної з конкретним проектом.

Закупівлі є частиною господарських відносин, а основною фор­мою організації та регулювання відносин між учасниками при здій­сненні закупівель є договір - угода сторін.

Договір поставки - це договір, згідно з яким постачальник зобов'язується в обумовлені терміни передати у власність (або повне господарське ведення, або оперативне управління) покупцю товар, призначений для підприємницької діяльності чи інших цілей, не пов'язаних з особистим споживанням, а покупець зобов'язується прийняти товар і сплатити за нього визначену ціну. Укладання договору поставки є необов'язковим, однак у певних випадках законодавство зобов'язує постачальника укласти договір за вимогою покупця.

Договір підряду регулює закупівлі, об'єктом яких є результат певних дій і який переходить у власність замовника, а саме - ство­рення нового майна (будівництво), ремонт і реконструкція певних об'єктів, виконання наукових досліджень, розробка проектно-конструкторської документації тощо. Розрізняють такі форми закупівель:

• прямі закупівлі, за яких правовий зв'язок існує між двома суб'єктами закупівель, між якими укладається відповідний договір;

• посередницькі закупівлі, за яких особа, що здійснює проект, вступає у правові відносини з посередником, тобто з особою, що сприяє забезпеченню проекту необхідними ресурсами;

• біржові закупівлі - члени біржі здійснюють біржову торгівлю безпосередньо від свого імені і за свій рахунок, або від імені клієнта і за його рахунок, або від свого імені за рахунок клі­єнта, або від імені клієнта за свій рахунок.

Відвідувачами біржових торгів можуть бути юридичні та фізичні особи, які є членами біржі і володіють правом на укладення біржових угод. У західній практиці цикл закупівель і поставок передбачає:

• закупівлі робіт;

• закупівлі матеріалів;

• закупівлі устаткування;

• закупівлі послуг;

• закупівлі (використання послуг) консультантів проекту. Вітчизняна структура закупівель близька до західної з тією лише різницею, що в Україні ще не знайшли широкого застосуван­ня закупівлі консультантів.

Вітчизняна структура матеріально-технічного забезпечення проектів охоплює такі етапи:

• підготовка специфікацій і технічних умов, що характеризують кількість та якість необхідного устаткування, машин і механізмів, конструкцій, матеріалів, робіт і послуг;

• планування та організація процесу закупівель;

• вивчення можливих джерел закупівлі ресурсів і переговори з можливими постачальниками;

• попередній відбір учасників торгів; У підготовка документів для торгів;

• проведення торгів і ухвалення рішення про присудження кон­трактів заявникам, що виграли торги;

• розміщення замовлення, включаючи переговори про поста­чання;

• контроль за постачанням (своєчасність, комплектність, кіль­кість і якість) і вжиття необхідних заходів у випадку від­хилень;

• розв'язання конфліктів;

• здійснення взаєморозрахунків;

• наймання на роботу потрібних спеціалістів (підрядників),

• включаючи консультантів; У планування поставок;

• організація бухгалтерського обліку;

• доставка, приймання і зберігання товару;

• облік і контроль доставки.

Розглянемо детальніше окремі етапи процесу закупівель. Серед них важливе місце займає планування та організація, які:

• здійснюються на основі даних проектно-кошторисної до­кументації;

• графіки розробляються на основі та у зв'язку із загальним планом проекту і з урахуванням тривалості розробки про­ектно-кошторисної документації, циклу закупівель і доставки вантажів;

• охоплює проект загалом;

• місця закупівель визначається на основі розрахунку вар­тості варіантів місця закупівель;

• у плані визначаються структури й особи, відповідальні за кожну позицію поставок.

Вибір постачальників:

здійснюється на основі вивчення так званих кваліфікаційних анкет, які з'ясовують управлінські, технічні, виробничі та фінансові можливості;

із замовником і керівником проекту після опрацювання анкет­них даних складається список претендентів;

за результатами торгів здійснюється остаточний вибір постачальників.

Розміщення замовлень здійснюється так:

• разом із проектною організацією розробляються заходи щодо стандартизації (скорочення номенклатури) закупівель;

• загальні замовлення оформляються тільки після скорочення но­менклатури закупівель;

• оцінка заявок і проведення торгів передують укладенню кон­трактів;

• укладення контрактів проводиться на основі результатів додаткових зустрічей і узгодження з переможцями торгів вимог щодо перевезення і зберігання вантажів, а також: порядку платежів і преміювання.

Контроль за поставками:

• здійснюється відповідно до спеціальних графіків;

• встановлюється щодо кожного з перелічених вище видів поставок (устаткування, роботи, місцеві матеріали, послуги);

• має за основу загальний план проекту;

• усі зміни вносяться в загальний графік проекту.

Розглянуті види робіт очолює служба керівника проекту. Вона працює в контакті з усіма підприємствами та організаціями, які забезпечують проект ресурсами. У випадку реалізації значного за обсягами проекту відповідні повноваження можуть передава­тися менеджеру з поставок або навіть спеціальній службі.