Тема 3. Системная диагностика организации

1. Методология системного подхода к диагностике организации

2. Правила диагностики и проектирования управления социально-экономическими системами

3. Модели организации как основа диагностики

Литература: 3,4,5,8,10,11,13,17,23,25,27

Нарастающее усложнение и комплексность современных задач менеджмента; нарастание скорости изменений в среде; дефицит ресурсов; усиление роли человече­ского фактора; новые формы взаимодействия науки и бизнеса; гло­бализация конкуренции и кооперации; требования международной стандартизации — все это вызывает неизбежность системного подхо­да к диагностике и проектированию организационных систем, необходимость учета внешних и внутренних факторов организации, причем в их динами­ческом развитии.

В основе системного подхода к диагностике организации лежит понимание организации как целостного образования, независящего от аспектов исследования.

К основным компонентам системы менеджмента организации относятся субъект, объект и предмет управления. Взаимосвязь этих компонентов в процессе системных исследований определяется следующими категориями:

-     цель или многоцелевые установки;

-     варианты способов достижения целей;

-     средства решения задач, обеспечивающих достижение целей;

-     модель достижения цели (компоновки целого), т.е. система связей между целью, вариантами способов ее дос­тижения, средой и требованиями к ресурсам;

-     критерий выбора искомого варианта;

-     согласованность действий кооперируемых исполнителей, единство их уси­лий, характеризуемые уровнем организованности системы в целом.

          Объект исследования отображается следующими категориями системы:

- целевое назначение (предметно-целевая структура);

- среда (условия, ограничения, внешнее дополнение);

- входы (ожидаемые, предвидимые и неожиданные в форме управляю­щих команд, информационных данных, материальных ресурсов и т.п.);

- процессы, отображаемые функциональной структурой системы;

- механизмы функционирования и развития системы, проявляемые в ее информа­ционной структуре;

- обратная связь между объектом и субъектом управления;

- морфологическая структура системы, отображающая соотношение и административную взаимосвязь ее частей (управляющей и управляемой);

- выходы (продукт, услуги, отходы, информационные потоки);

- свойства (целостность, организованность, сложность, надеж­ность и т.п.);

- структура свойств и состояний системы, характеризующая ее пове­дение во времени.

Проведение диагностики на основе системного подхода требует определенной степени абстрагирования и детализации в зависимости от целей исследования.

Использование системного подхода в диагностике требует установления набора параметров для оценки исследуемого объекта, в нашем случае организации.

Эти параметры можно разделить на две группы:

• параметры, управляющие поведением исследуемой системы; Например, норма прибыли (рыночная стоимость, добавленная экономическая стоимость (EVA); налоговые ставки; ценовые тарифы и сметные нормы; ввод в действие производственных мощностей и объектов; рост производительности труда; лимит численности рабочих и служащих филиалов; общий фонд заработной платы и др. Сюда же относятся такие параметры, как пропорции между ростом производи­тельности труда и заработной платы в форме соответствующего индекса; фондообразующие нормативы распределения прибыли; показатели поощрения, стимулирующие расширение различных производств; лимиты капитальных вложений по соб­ственному строительству; уставный фонд; корректирующие коэффициенты  по расчету заработной платы и т.п.

Рис.11. Модель системы менеджмента организации

• параметры, описывающие свойства и состояние системы:

- рабочие (произв. мощность, запасы ресурсов, товарооборот, затраты ресурсов и др.);

- орга­низационные (ритмичность, сложность, автономность процессов, надежность, эффективность, длительность производственного цикла, число подразделений и др.);

- пространственные (место положения, транспортная доступность, радиус обслуживания потребителей и др.); 

- временные (сроки сделок/поставок, управленческий лаг, продолжительность управленческого цикла).

Последовательность диагностических действий следующая:

1. В зависимости от цели диагностики организация описывается через ее основные элементы. Затем устанавливается взаимосвязь между ними, изучаются связи с внешней средой.

2. Разрабатывается параметрическая модель организации.

3. Определяются различия между функционированием системы и ее развитием, а также управлением этими процессами.

Результатом диагностики может стать ликвидация внутренних проблем без изменения системы управления организацией или определение необходимых изменений (входных и выходных параметров) в соответствии с изменениями внешней среды.

Проводя диагностику системы управления организацией, следует знать правила системного подхода к диагностике, учитывающего свойства системы.

Правило 1. Не компоненты сами по себе составляют суть целого (системы), а наоборот, целое как первичное порождает при своем делении или формировании компоненты системы.

Правило 2. Сумма свойств (параметров) или отдельное свойство системы не равны сумме свойств ее компонентов, а из свойств системы нельзя вывести свойства ее компонентов (свойство неаддитивности системы).

Правило 3. К факторам оптимизации числа компонентов производственной системы и ее структуры относятся: развитие специализации и кооперирования производства; автоматизация управления; применение совокупности научных подходов к проектированию структуры и функционированию системы менеджмента; соблюдение принципов рациональной организации производственных и управленческих процессов (пропорциональность, параллельность, непрерывность и др.); перевод существующих структур управления на проблемно-целевые структуры.

Правило 4. Для упрощения структуры системы следует сокращать количество уровней управления, число связей между компонентами системы и параметров модели управления, автоматизировать процессы производства и управления.

Правило 5. Структура управляющей системы организации должна быть гибкой, с наименьшим числом жестких связей, способной быстро переналаживаться на выполнение новых задач, оказание новых услуг и т.п. Мобильность системы является одним из условий быстрого приспособления ее к требованиям рынка.

Правило 6. Структура системы должна быть такой, чтобы изменения в вертикальных связях компонентов системы оказывали минимальное влияние на функционирование системы. Для этого следует обосновывать уровень делегирования полномочий субъектам управления, обеспечивать оптимальную самостоятельность и независимость объектов управления в социально-экономических и производственных системах.

Правило 7. Горизонтальная обособленность системы, т.е. число горизонтальных связей между компонентами одного уровня системы должно быть минимальным, но достаточным для нормального функционирования системы. Уменьшение числа связей ведет к повышению устойчивости и оперативности функционирования системы. С другой стороны, установление горизонтальных связей позволяет реализовывать неформальные отношения, способствует передаче знаний и навыков, обеспечивает координацию действий компонентов одного уровня по выполнению целей системы.

Правило 8. Изучение иерархичности системы и ее структуры следует начинать с определения систем вышестоящего уровня (кому подчиняется или куда входит данная система) и установления ее связей с этими системами.

Правило 9. В силу сложности и множественности описаний системы не следует пытаться познать все ее свойства и параметры. Всему должен быть разумный предел, оптимальная граница. Множественность или глубина описания системы определяется уровнем ее стандартизации, повторяемости (масштаба). Чем выше повторяемость системы, тем больше должно быть охвачено уровней иерархии для анализа и синтеза, повышения качества управленческих решений.

Правило 10. При установлении взаимосвязей и взаимодействия системы с внешней средой следует строить черный ящик и формулировать сначала параметры выхода, затем определять воздействие факторов макро- и микросреды, требования к входу, каналы обратной связи и в последнюю очередь проектировать параметры процесса в системе. Для графической иллюстрации этого правила строят систему как черный ящик и ее внешнее окружение, затем проставляют цифрами очередность анализа.

Правило 11. Число связей системы с внешней средой должно быть минимальным, но достаточным для нормального функционирования системы. Чрезмерный рост числа связей усложняет управляемость системы, а их недостаточность снижает качество управления. При этом должна быть обеспечена необходимая самостоятельность компонентов системы. Для обеспечения мобильности и адаптивности системы она должна иметь возможность быстрого изменения своей структуры.

Правило 12. В условиях развития глобальной конкуренции и международной интеграции следует стремиться к росту степени открытости системы при условии обеспечения ее экономической, технической, информационной, правовой безопасности.

Правило 13. Для построения, функционирования и развития системы в условиях расширения международной интеграции и кооперирования следует достигать ее совместимости с другими системами по правовому, информационному, научно-методическому и ресурсному обеспечению на основе страновой и международной стандартизации. В настоящее время введены в действие международные стандарты по системам мер и измерений, системам качества, сертификации, аудиту, финансовой отчетности и статистике и др.

Правило 14. Для определения стратегии функционирования и развития системы следует строить дерево целей. Например, показателем нулевого уровня дерева целей системы —— может быть максимизация вновь созданной стоимости. Целями первого уровня могут быть повышение качества конкретных товаров, ресурсосбережение, расширение рынка сбыта товаров, повышение качества обслуживания товаров, организационно-техническое развитие производства, охрана природной среды. На втором и третьем уровнях иерархии целей показатели вышестоящего уровня подразделяются на более частные показатели.

Правило 15. Для повышения обоснованности инвестиций в инновационные и другие проекты следует изучать доминантные (преобладающие) и рецессивные признаки системы и вкладывать средства в развитие первых, наиболее эффективных.

Правило 16. Из всех целей первого уровня, перечисленных в правиле 14, приоритет следует отдавать качеству любых объектов управления как основе удовлетворения требований рынка, экономии ресурсов в глобальном масштабе, обеспечения безопасности, повышения качества жизни населения.

Правило 17. При формировании миссии и целей системы следует отдавать приоритет интересам системы более высокого уровня как гарантии решения глобальных проблем.

Правило 18. Из всех показателей качества систем приоритет следует отдавать их надежности как совокупности проявляющихся свойств безотказности, долговечности и сохраняемости.

Правило 19. Эффективность и перспективность системы достигается оптимизацией ее целей, структуры, системы менеджмента и других параметров. Поэтому стратегию функционирования и развития системы следует формировать на основе оптимизационных моделей.

Правило 20. При формулировании целей системы следует учитывать неопределенность информационного обеспечения. Вероятностный характер ситуаций и информации на стадии прогнозирования целей снижает реальную эффективность инноваций. Например, прогнозный экономический эффект инноваций, выполненный на стадии стратегического маркетинга, смело можно уменьшить на коэффициент, равный 0,2—0,5, на стадии НИОКР — 0,5—0,7, производства — 0,6—0,8, эксплуатации — 0,8—0,9. Чем меньше промежуток времени между годом расчета и годом инновации, тем больше значение понижающего коэффициента, меньше разрыв между расчетным и фактическим эффектом.

Правило 21. При построении дерева целей и формулировании стратегии организации как системы следует помнить, что цели системы и ее компонентов в смысловом и количественном значениях, как правило, не совпадают. Однако все компоненты должны выполнять конкретную задачу по достижению цели системы. Если без какого-либо компонента можно достичь цели системы, значит этот компонент лишний, надуманный или это результат некачественной структуризации системы. Это проявление свойства эмерджентности системы.

Правило 22. При построении дерева целей системы и оптимизации ее функционирования следует изучать проявление свойства ее мультипликативности. Например, безотказность системы определяется не сложением, а умножением коэффициентов безотказности ее компонентов.

Правило 23. При построении структуры системы управления организацией следует учитывать, что все процессы непрерывны и взаимообусловлены. Система функционирует и развивается на основе противоречий, конкуренции, многообразия форм функционирования и развития, способности системы к обучению. Система существует, пока функционирует.

Правило 24. При формировании стратегии организации следует обеспечивать альтернативность путей ее функционирования и развития на основе прогнозирования различных ситуаций. Наиболее непредсказуемые фрагменты стратегии следует планировать по нескольким вариантам, учитывающим разные ситуации.

Правило 25. При организации функционирования системы следует учитывать, что ее эффективность не равна сумме эффективностей функционирования подсистем (компонентов). При взаимодействии компонентов возникает положительный (дополнительный) или отрицательный эффект синергии. Для получения положительного эффекта синергии необходимо иметь высокий уровень организованности системы. Образно говоря, за счет хорошей организованности и взаимодействия компонентов системы мы должны добиться, чтобы 2 + 2 = 5 (эффект синергии положительный), а не четырем (эффект синергии равен нулю) или трем (эффект синергии отрицательный).

Правило 26. Для снижения инерционности функционирования системы, т.е. увеличения скорости изменения выходных параметров при изменении входных параметров или параметров функционирования системы, следует ориентировать производство на интегрированные автоматизированные модули и системы, обеспечивающие мобильность производства и быстрое реагирование на изменения

Правило 27. В условиях быстро меняющихся параметров внешней среды системы она должна быть способной оперативно адаптироваться к этим изменениям. Важнейшими инструментами повышения адаптивности функционирования системы являются стратегическая сегментация рынка и проектирование товаров и технологий на принципах стандартизации и агрегирования.

Правило 28. Для повышения эффективности функционирования системы следует анализировать и прогнозировать параметры ее организованности: показатели пропорциональности, параллельности, непрерывности, прямоточности, ритмичности и др., обеспечивать их оптимальный уровень.

Правило 29. Структура и содержание системы формируются на идеях и принципах стандартизации, без соблюдения которых она не может функционировать. Глобальная конкуренция повышает удельный вес стандартизованных систем и их компонентов.

Правило 30. Единственным путем развития организационно-экономических и производственных систем является инновационный. Внедрение новшеств (в форме патентов, ноу-хау, результатов НИОКР и т.д.) в области новых товаров, технологий, методов организации производства, менеджмента и других сферах служит фактором развития общества.