2 Специфика работы структурных подразделений ооо «торэкс»

Предприятие преимущественно работает на основании поступивших заявок от клиентов. Для сбора заявок (по Саратову), регистрации их в программе «Диспетчер производства», контроля над заключением мастерами по замерам договоров, регистрации поступивших договоров и обработки их в электронной форме, над оплатой и для выдачи обработанных договоров в производство на предприятии организована работа коммерческого отдела – в дальнейшем в работе именуемого КО (диспетчерской службы). Он структурно включает в себя три сектора – по работе со стандартными изделиями, ПВХ-изделиями и нестандартными (размеры, вид и технические характеристики которых не предусмотрены действующими стандартами и прайс-листами предприятия). После поступления заявок к заказчикам выезжают мастера по замерам (по нестандартным изделиям – конструктора конструкторского бюро) в соответствии с их индивидуальными планами, разработанными старшим мастером КО на основании Журнала регистрации поступивших заявок, сформированного за предыдущий день. На месте определяются с характеристиками изделия и заключается договор. При этом мастера заинтересованы в заключении договоров на большую стоимость (ввиду наличия % от продаж в составе их зарплаты). Далее договора обрабатываются в диспетчерской программе для нужд производства и на обратной стороне содержат чертёж изделия (двери, решётки и т. п. – на основании предварительно проведённых замеров мастерами по замерам) с техническими характеристиками, наименованиями комплектующих. Копия каждого такого «внутреннего» договора передаётся начальнику заготовительного цеха для запуска производства изделия по данному договору. Схема работы с нестандартной продукцией несколько иная, поскольку до момента передачи в производство сюда подключаются конструкторское бюро (КБ), разрабатывающее общий эскиз (для предварительного согласования с заказчиком) и детально расписанный чертёж с подробными техническими характеристиками и наименованиями комплектующих (уже после согласования), технологический отдел (ТО), определяющий технологический аспект изготовления нестандартных изделий (технологические карты), отдел труда и заработной платы (ОТЗ) и экономический отдел (для расчёта сметы затрат). Весь процесс оформления документации по изделию перед заключением соответствующего договора сопровождается документом «Заявка № … на оформление преддоговорной документации». Он содержит сведения о заказчике, особенностях установки изделия (заполняется менеджером коммерческого отдела и мастером по замерам или конструктором на месте у заказчика) и служит основанием для контроля над соблюдением необходимых сроков выполнения процедур, связанных с данной заявкой (замеры на объекте, проработка эскиза, расчёт сметы и проработка техзадания).

Перед запуском в производство КО контролирует поступление аванса от заказчика. Фактически он контролирует все платежи по заявкам по г. Саратову (по всем типам изделий – стандартным, нестандартным). Это осуществляется путём проведения выверки по реестру зарегистрированных кассовых ордеров по договорам, распечатываемого кассиром (содержит данные: № договора, дата заключения, сумма аванса, поступившего в кассу), фиксации в диспетчерской программе факта внесения платежей (аванса и оставшейся суммы долга) и использования ярлыка контроля заявок для контроля платежей.

Сроки монтажа и, соответственно, выезда бригады монтажников согласуются с главным диспетчером КО перед выездом мастеров по замерам к клиентам. При этом учитывается длительность технологического цикла изготовления в соответствии с графиками продвижения изделий в производстве, утверждённых директором предприятия, текущая загруженность цехов и степень «занятости» бригад по дням. Эти даты (даты исполнения заказа) и указываются в договорах, заключаемых на месте с заказчиками. А за сутки до монтажа коммерческим отделом распечатывается «Оперативная справка по изделиям с датой готовности …(конкретная дата)» и подаются соответствующие договора – для распределения монтажных бригад по адресам установки.

Тесно с КО сотрудничают информационно-аналитический отдел (ИАО) и отдел сбыта. Отдел сбыта работает с иногородними клиентами (дилерами), принимая от них заявки (на конкретную продукцию со всеми техническими характеристиками). Он обрабатывает их (ставит цены на основании прайс-листов и действующей системы скидок, определяет дату готовности, исходя из степени загруженности и технологического цикла производства изделия конкретного вида) и передаёт в КО для регистрации в диспетчерской программе. Он, в свою очередь, контролирует платежи по междугородним поставкам. После получения письма-заявки менеджеры отдела сбыта выставляют на дилера счёт, включающий стоимость товара и 100% транспортных расходов, которые он также обязуется перечислить (в безналичном порядке) на расчётный счёт ООО "ТОРЭКС ". При поступлении аванса на расчётный счёт (за этим следит отдел сбыта) запускается процесс производства. Оставшаяся часть долга должна быть оплачена до отгрузки товара. С надёжными партнёрами установлены более «мягкие» отношения.

Отдел сбыта после обработки поступивших заявок распечатывает несколько документов – по назначению:

• Ведомость погрузки на следующую неделю – документ, регламентирующий организацию перевозок продукции дилерам, найма транспорта – по дням недели (исходя из готовности изделий на соответствующую дату), для оперативного решения связанных с этим задач. Содержит данные о каждом дилере, которому предполагается поставка, поставляемой ему продукции и способе доставки в соответствии с договорённостью сторон, с учётом массы груза и т.п.;

• Ведомость для участка отгрузки (по городам и клиентам). Этот документ регламентирует погрузку конкретных дверей и другой продукции (с указанием вида, размера, очерёдности погрузки) по соответствующим договорам для данного участка на определённую дату;

• Ведомость для оформления документов – составляется отделом сбыта для бухгалтерии – для оформления документов (счетов-фактур) в момент отгрузки.

Работник ИАО (инженер по анализу и нормированию) собирает договора на изготовление и монтаж дверей, заключённые на месте заказчика, у КО и аналогичным образом обрабатывает их через диспетчерскую программу, выдаёт полученные на их основе производственные задания различным цехам и участкам. В каждом задании приводится перечень договоров (по присвоенным им номерам) с единой датой выхода из производства изделия по каждому договору, технические особенности изделий по данным договорам, необходимые для выполнения задания конкретным участком. Этих документов достаточно для осуществления производства и дальнейшего контроля над качеством и комплектностью изделий со стороны ОТК.