12. Реквізти та особливості складання вербальної ноти

Міністерство закордонних справ і посольства ведуть дипломатичне листування в основному шляхом обміну вербальними нотами.

Вербальна нота складається від третьої особи, її текст не підписується. Обов'язковим реквізитом вербальної ноти є протокольні формули. Вербальна нота розпочинається і закінчується компліментом із зазначенням повної назви відправника і адресата: «Міністерство закордонних справ України засвідчує свою повагу Міністерству закордонних справ, Посольству (Республіки Польща) і має честь повідомити...» і далі по тексту. Закінчується вербальна нота компліментом із скороченою назвою відправника і адресата: «Міністерство користується цією нагодою, щоб поновити Посольству запевнення в своїй глибокій повазі». Комплімент в нотах може опускатися, якщо в ноті міститься протест у зв’язку з діями співробітників посольств чи держави, які трактуються як незаконна діяльність або грубе порушення норм поведінки. Комплімент не вживається в нотах про оголошення трауру в країні, в нотах з висловлюванням співчуття.

Вербальна нота друкується на бланку. На ноті ставиться печатка Міністерства закордонних справ або посольства. Вербальна нота не підписується. Під текстом ноти зазначається місце й дата відправлення ноти. У лівому верхньому куті під витисненим гербом ставиться вихідний номер. Адреса зазначається в нижньому лівому куті першої сторінки тексту вербальної ноти.

Надзвичайно важливо, щоб зображений на печатці герб мав правильне положення. Глави деяких дипломатичних представництв в кінці тексту вербальної ноти або на печатці ставлять свої ініціали.

13. Пам’ятні записки в дипломатичному листуванні Пам'ятна записка - документ, що виконує супровідну функцію на підтвердження усної заяви.

Головна мета пам'ятної записки — полегшити дальше просування справи та попередити можливість неправильного тлумачення чи розуміння бесіди або усної заяви. Текст пам'ятної записки складається у безособовій формі з уживанням таких висловів: «доводиться констатувати», «повідомляється», «порушується питання» тощо. У верхній частині документа має бути напис: «пам'ятна записка». Пам'ятна записка направляється або на прохання особи, з якою відбулася бесіда, або як нагадування про те чи інше питання.

Зустрічаються два види пам'ятних записок: пам'ятні записки, передані особисто, і пам'ятні записки, направлені з кур'єром. Пам'ятна записка звичайно вручається особисто з метою посилити значення або підкреслити важливість зробленого під час бесіди усної заяви або прохання, полегшити подальше просування справи, попередити можливість неправильного тлумачення або розуміння бесіди або усної заяви. Текст пам'ятної записки складається в безособовій формі з вживанням виразів: "збуджується прохання", "доводиться констатувати", "повідомляється".

Пам'ятні записки друкуються на простому папері без герба. Адреса і вихідний номер не ставляться; проставляються лише місце і дата відправлення.

Пам'ятні записки, направлені з кур'єрами, в цей час зустрічаються досить рідко. За формою вони майже не відрізняються від вербальної ноти: складаються в третій особі, містять звертання і комплімент, друкуються на нотному бланку, мають номер, місце відправки і дату. На відміну від вербальної ноти, на таких записках не ставиться печатка і не вказується адреса. Зверху є напис: "Пам'ятна записка". Пам'ятні записки прямують або на прохання особи, з якою відбулася бесіда, або як нагадування про те або інше питання.

Білет № 14

Меморандум як вид дипломатичного листування. Різновиди меморандумів, особливості складання меморандуму.

Меморандум — це документ дипломатичного листування, в якому розглядається фактична сторона того чи іншого питання, аналізуються його окремі найважливіші аспекти, викладається арґументація на захист своєї позиції або дискутується позиція протилежної сторони. Меморандум може бути самостійним документом або додатком до особистої чи вербальної ноти. В останньому випадку меморандум розвиває та обґрунтовує зміст ноти. Додання меморандуму до ноти, з одного боку, дає можливість скоротити текст ноти, а з іншого — дозволяє ґрунтовніше викласти проблему, яка є предметом нотного листування. Відмітна риса меморандуму - детальний виклад фактичного чи юридичного боку того чи іншого питання. Цей вид дипломатичного документа відрізняється від ноти тим, що не починається й не закінчується формулою ввічливості і не повинен мати підпису. Іноді меморандум доцільно супроводжувати короткою пояснювальною нотою.

Меморандум як додаток до ноти друкується на нотному папері без герба; номер, печатка, місце і дата відправлення не проставляються. Меморандум, що вручається особисто, друкується на нотному бланку (тобто на папері з витисненим гербом), але звернення і компліменту немає. Печатка і номер на ньому теж не проставляються, але зазначаються місце і дата відправлення.

У 70-80-ті pp. меморандум почав застосовуватися в зміненому вигляді. Меморандум взаєморозуміння (меморандум розуміння) - двостороння або багатостороння міжнародна угода, що може укладатися з широкого кола питань: політичних, фінансових, торговельних тощо. Меморандум взаєморозуміння може являти собою продов­ження раніше укладених угод, їх конкретизацію, уточнення або розвиток.

Non Paper (в перекладі з англійської - "неіснуючий папір") - вид до­кумента, який широко застосовується в сучасній дипломатичній практиці. Являє собою свого роду знеособлюваний меморандум - записку з ви­кладенням змісту питання, запропонованим формулюванням документа, який обговорюється.

Білет № 15

Особисті послання в дипломатичному листуванні.

В останні роки набув поширення такий вид дипломатичного листування як особисте послання глави держави або уряду. З формальної точки зору таке послання може бути віднесено до категорії «особистих нот», але зважаючи на високе положення відправника та одержувача, а також велике значення таких документів, їх прийнято виділяти в самостійний вид дипломатичного листування.

Послання глав держав, урядів, міністрів закордонних справ – вид дипломатичного листування, який став поширеним після Другої світової війни. Як правило, послання присвячені найважливішим міжнародним проблемам і питанням двосторонніх відносин. Послання зазвичай складаються на спеціальному папері з державним гербом країни і містять ті ж реквізити, що й особисті ноти. Під текстом послання ставиться особистий підпис адресанта чорнилом або вказується прізвище, якщо воно передається телеграфом. Зазначати посаду автора послання не обов’язково. Послання вручаються адресатам або особисто послами, або спеціальними представниками адресанта. Може передаватися копія (з перекладом мовою країни-адресата), а послання вручатися пізніше (після отримання його дипломатичною поштою). Послання, як правило, не опубліковуються.

Телеграми президента, уряду, міністра закордонних справ за багатьма ознаками підпадають під поняття «дипломатичне листування». Як і вітальні листи, застосовуються з метою підтримання контакту та дружніх стосунків. За їх допомогою можна привітати адресата з національним святом, з призначенням на посаду, висловити співчуття, дати оцінку певної ситуації. У дипломатичній практиці шляхом обміну телеграмам може здійснюватись визнання держави, встановлення дипломатичних зносин. Тексти телеграм, незважаючи на їхню стислість, не мають телеграфічного характеру і нерідко несуть

істотне політичне навантаження. Текст телеграми містить ті ж реквізити, що й особисте послання. Як правило, на телеграми дається відповідь.

Білет № 16

Поняття та призначення приватних листів у дипломатичних та ділових відносинах.

Для приватного характеру такого листа на ньому не проставляється вихідний реєстраційний номер, використовуються протокольні мовні формули, притаманні приватному листуванню, зокрема, словосполучення "маю честь" зазвичай не вживається.

Приватний лист переважно адресується знайомим офіційним особам і пов´язаний з якоюсь особистою послугою або стосується питань, які є предметом офіційних переговорів або листування. Цим автор листа підкреслює свою особисту зацікавленість у вирішенні того чи іншого питання за допомогою особи, якій адресується лист.

Приватний лист напівофіційного характеру пишеться на спеціальному бланку (наприклад, бланку Міністерства закордонних справ, Посла) меншого формату, навіть на піваркуша, або на звичайному поштовому папері. Зворотний бік аркуша не використовується ніколи. Як правило, лист починається зі звернення «Шановний пане».

Заключний комплімент обов'язковий і залежить від різниці у службовому становищі автора і адресата, характеру їх відносин. В західних країнах звернення і заключний ком­плімент, а інколи і весь текст листа пишуться автором від руки, що надає йому підкреслено приватного характеру.

Номер на листі не вказується, а дата і особистий підпис — необхідні. У випадку, якщо лист пишеться на звичайному папері (не на бланку), то до підпису додаєть­ся і назва офіційної посади автора.

Звання і повне прізвище адресата пишуться тільки на конверті.

Білет № 17

Поняття «документ». Види службових документів.

Документ — це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. Відтворюють документи на папері, фотоплівці тощо.

Види документів:

за найменуванням — заяви, листи

за походженням — службові (офіційні) та особисті;

за місцем виникнення — внутрішні і зовнішні;

за призначенням — організаційні, розпорядчі

за напрямком — вхідні й вихідні;

за формою — стандартні (типові) й індивідуальні;

за строками виконання — звичайні (31 день), термінові (7 днів)

за стадіями створення —

- оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник;

- копія — точне відтворення оригіналу (помітка «Копія»);

- дублікат — другий примірник оригіналу при його втраті

- витяг (виписка) з документу — відтворення деякої частини документу.

за складністю — прості й складені;

за строками зберігання — постійного (75 років), тривалого (понад 10 років)

за технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;

Мова службових документів повинен відповідати таким вимогам:

1. Дотримання норм офіційно-ділового стилю

2. Наявність слів, застосовуються переважно в офіційних документах, закріпилися в адміністративно-канцелярської мови

3.Використання термінів та професіоналізмів в першу чергу юридичних і бухгалтерських;

Широке вживання складних отименние прийменників, наприклад: «з метою надання допомоги», «в порядку надання допомоги» ',

Обмежене вживання ускладнених синтаксичних побудов - речень з причетними і дієприслівниковими зворотами, з різного роду перерахуваннями.

Білет № 18

Поняття та призначення службових листів у внутрішньовідомчій дипломатичній кореспонденції. Види службових листів.

Службові листи — узагальнена назва різноманітних за змістом інформаційних документів, які виступа­ють основним засобом спілкування й оперативного управління діяльністю установ, організацій, підпри­ємств.

За кількістю адресатів листи розрізняють на:

1. Звичайні — надсилаються на одну адресу від імені одного кореспондента.

2. Циркулярні — надсилаються керівною установою до своїх структурних підрозділів (кілька адрес).

3. Колективні — надсилаються на одну адресу від імені кількох кореспондентів.

За функціональними ознаками листи поділяють на два види:

1. Листи, що потребують відповіді (лист-прохання, лист-запит, лист-нагадування, лист-пропозиція, лист-звернення, лист-вимога тощо).

2. Листи, що не вимагають відповіді (лист-відповідь, лист-запрошення, лист-подяка, супровідний, га­рантійний, комерційний, рекомендаційний лист тощо).

Залежно від адресата: внутрішні та міжвідомчі.

Текст листа складається, як правило, зі вступної й основної частин, логічно пов’язаних між собою. У вступ­ній частині зазначаються факти, події, обставини, що спричинили написання листа, посилання на нормативні документи, інструкції тощо. В основній частині викладається зміст листа:

- у листі-проханні викладається прохання;

- в інформаційному листі повідомляється про пев­ний факт чи захід;

- у листі-запрошенні пропонується взяти участь в якомусь заході;

- у листі-підтвердженні – повідомлення про отри­мання якого-небудь відправлення (листа, телегра­ми тощо);

- у листі-нагадуванні – вказівка про наближення або закінчення терміну певного зобов’язання або проведення заходу;

- у листі-відповіді висловлюється рішення з приводу вже поставленого питання;

- у супровідному листі адресат інформується про направлення до нього доданих до листа доку­ментів.

Тексти листів у порівнянні з іншими документами є найдемократичнішими та найбагатшими щодо вико­ристання лексико-граматичних і стилістичних мовних засобів.

Білет № 19

Поняття «дипломатичної мови», «офіційної», «робочої» мов.

Вислів "дипломатична мова" використовується для визначення кіль­кох понять:

мови офіційних дипломатичних зносин, а також мови, якими скла­даються дипломатичні документи, у т. ч. міжнародні договори; у цьому сенсі дипломатична мова - підстиль офіційно-ділового сти­лю літературної мови;

сукупності спеціальних термінів, фраз, що складають загально­прийнятий дипломатичний словник; визначення стриманості, обережності під час розмови, які дозво­ляють дипломатам і політикам говорити один одному різкі речі у ввічливій, м'якій формі специфічної, професійної мови переговорів.

Використання дипломатичної мови дозволяє під час переговорного процесу зберегти спокійну, конструктивну атмосферу, що, зокрема, важ­ливо для суспільної думки;

Офіційні мови – мови, якими оформлюються всі дипломатичні документи, заключні акти, складаються доповіді, проекти документів, ведуться дебати, дискусії на міжнародних конференціях.

Робочі мови – мови, якими ведуться протоколи нарад, переговорів у міжнародних організаціях та на міжнародних конференціях. Робочими мовами є лише декілька з числа офіційних.

На конференції у Сан-Франциско 1945 p., яка відкрила новий етап в розвитку міжнародних відносин і принципів дипломатії, офіційними мо­вами були прийняті англійська, французька, іспанська, російська і китай­ська. Ці мови, а пізніше також арабська, стали офіційними і робочими мовами ООН, тобто дипломатичними мовами.

Білет № 20

Нотифікація. Обмін нотами

Нотифікація — повідомлення в установленій формі факту, із якого можуть випливати юридичні наслідки (вони з'являються в тому випадку, якщо держава, котра нотифікує, бере на себе одностороннє зобов'язання, наприклад відшкодувати збиток, вивести війська);

Обмін нотами або пам'ятними записками — носить характер міжнародної угоди, тільки якщо тексти нот за своїм змістом ідентичні. Така форма угод має досить широке поширення — із 4838 договорів, укладених державами й опублікованих Лігою Націй за 1920-1946 роки, майже 25% були оформлені в порядку обміну нотами. З 1000 перших угод, зареєстрованих у Секретаріаті ООН, 280 відносилося до категорії оформлених у порядку обміну нотами;

Білет № 21

Поняття дипломатичного документа.

Дипломатичні документи – це сукупність матеріалів, представлених у письмовій, відкритій чи зашифрованій формі, створені кар’єрними дипломатами, працівниками дипломатичної служби, адміністративно-технічним і допоміжним персоналом (закон ВРУ) із метою реалізації (здійснення) функціональних (посадових) обов’язків дипломатичної служби як такої, підтримки та забезпечення її функціонування.

Дипломатичні документи – це документи, що висловлюють позицію держави з того чи іншого питання міжнародного життя.