8.8. Перевіряння наявності та стану справ

     8.8.1. Перевіряння наявності та стану справ постійного зберігання проводиться в архіві в плановому порядку один раз на 5 років, а також перед переданням документів на постійне зберігання. { Підпункт 8.8.1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 188 ( z1010-08 ) від 19.09.2008 }  

     8.8.2. Перевіряння наявності і стану справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу здійснюється раз у 10 років.  

     8.8.3. Позапланове перевіряння наявності та стану справ проводиться:

     після переміщення документів в інше сховище;

     після ліквідації наслідків стихійного лиха;

     якщо змінюється керівник архіву (особа, відповідальна за архів);

     під час реорганізації або ліквідації установи.

     Щорічно перевіряються справи, що впродовж року були видані з архівосховища для користування.  

     8.8.4. Перевіряння наявності та стану справ проводиться працівниками архіву або комісією, яку призначає керівник установи.

     Перевіряння наявності та стану справ проводиться шляхом звіряння заголовків та інших реквізитів архівного опису з описуванням справ на обкладинках (титульних аркушах). Фізичний стан документів справ визначається шляхом їх візуального поаркушного переглядання та ідентифікацією документів усередині справи. { Абзац другий підпункту 8.8.4 пункту 8 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 87 ( z0693-07 ) від 05.06.2007 }  

     8.8.5. Справи, що видавалися для користування впродовж минулого року, перевіряються за книгами видавання справ з архівосховища (додаток 21) та актами про видавання справ у тимчасове користування (додаток 22). { Підпункт 8.8.5 пункту 8 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 87 ( z0693-07 ) від 05.06.2007 }  

     8.8.6. Під час проведення перевіряння заповнюється аркуш перевіряння наявності та стану справ (додаток 23), у якому фіксуються всі виявлені недоліки.

     Окремий аркуш перевіряння складається на кожен опис архівного фонду. Після завершення перевіряння в кожному опису після засвідчувального напису вноситься запис "Перевірено", проставляються дата перевіряння та підпис особи, яка перевіряла справи цього опису.

{ Підпункт 8.8.6 пункту 8 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 87 ( z0693-07 ) від 05.06.2007 }  

     8.8.7. Якщо під час перевіряння в опису виявлені літерні, пропущені, вільні номери справ, не відмічені в підсумковому запису, то він складається знову з посиланням на відповідний аркуш перевіряння наявності та стану справ.  

     8.8.8. На підставі підсумкових записів в аркушах перевіряння складається акт перевіряння наявності та стану справ архівного фонду в цілому, який затверджується керівником установи (додаток 24). { Абзац перший підпункту 8.8.8 пункту 8 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 87 ( z0693-07 ) від 05.06.2007 }

     Аркуші й акти перевіряння наявності та стану справ уміщуються в справу фонду.  

     8.8.9. Якщо перевірянням установлено нестачу справ, то організовується їх розшук. Для цього необхідно:

     вивчити облікові документи архіву, у тому числі про видавання справ з архівосховища;

     організувати розшук невиявлених справ у структурних підрозділах, де вони були сформовані;

     перевірити в архівосховищі справи структурних підрозділів або інших фондів, що розташовані поруч, тому що справи можуть бути неправильно підкладені;

     вивчити документи справи фонду, у першу чергу акти про вилучення документів до знищення, про передання документів до інших установ, на постійне зберігання, а також акти й аркуші попередніх перевірок наявності та стану справ. { Абзац п'ятий підпункту 8.8.9 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 188 ( z1010-08 ) від 19.09.2008 }

     Розшук невиявлених справ проводиться впродовж року після закінчення перевіряння наявності та стану справ.  

     8.8.10. Справи, знайдені під час розшуку, уміщуються у відведені їм місця. Справи, причини відсутності яких підтверджені документально, виключаються з описів та інших облікових документів.

     Документами, що підтверджують відсутність справ, можуть бути:

     акти про вилучення їх до знищення (додаток 7); { Абзац третій підпункту 8.8.10 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 188 ( z1010-08 ) від 19.09.2008 }

     акти про непоправні пошкодження справи (додаток 25); { Абзац четвертий підпункту 8.8.10 пункту 8 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 87 ( z0693-07 ) від 05.06.2007 }

     акти передання справ іншим установам та на постійне зберігання (додатки 26, 27). { Абзац п'ятий підпункту 8.8.10 пункту 8 із змінами, внесеними згідно з Наказами Державного комітету архівів N 87 ( z0693-07 ) від 05.06.2007, N 188 (z1010-08 ) від 19.09.2008 }  

     8.8.11. Якщо розшук відсутніх справ безрезультатний і їх відсутність не підтверджена документально, то вони залишаються в розшуку, на кожну справу заповнюється картка обліку невиявленої справи (додаток 28). { Підпункт 8.8.11 пункту 8 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 87 ( z0693-07 ) від 05.06.2007 }