- •6. Складання і оформлення річних розділів зведених описів справ установи та закінчених описів справ фонду в цілому
- •6.1. Складання і оформлення річного розділу опису справ постійного зберігання
- •6.2. Складання і оформлення закінченого опису справ постійного зберігання
- •6.3. Складання і оформлення опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання
- •6.4. Складання і оформлення опису справ з особового складу
- •7. Фондування та облік документів архіву
- •7.1. Фондування документів архіву
- •7.2. Облік документів архіву
- •7.3. Довідковий апарат до документів архіву
- •8. Забезпечення збереженості документів архіву
- •8.1. Вимоги до приміщень архіву
- •8.1.1. Приміщення архіву складаються з:
- •8.2. Електро і протипожежне обладнання архіву
- •8.3. Температурно-вологісний і світловий режими
- •8.4. Санітарно-гігієнічний режим
- •8.5. Обладнання архіву
- •8.6. Розміщення документів в архівосховищі
- •8.7. Порядок видавання справ з архівосховища
- •8.8. Перевіряння наявності та стану справ
- •9. Користування документами архіву
- •9.1. Організація користування документами
- •9.2. Виконання запитів соціально-правового характеру
- •9.3. Видавання документів у тимчасове користування за межі архіву
- •9.4. Обслуговування користувачів у читальному залі архіву
- •9.5. Ознайомлення громадськості з документами архіву
- •10. Планування, звітність, облік роботи архіву
- •12. Порядок приймання-передавання документів (справ) під час зміни керівника установи, керівника архіву, реорганізації або ліквідації установи
- •12.1. Приймання-передавання документів під час зміни керівника установи
- •12.3. Передавання документів у випадку реорганізації або ліквідації установи
9.3. Видавання документів у тимчасове користування за межі архіву
9.3.1. Документи з архіву видаються в тимчасове користування:
працівникам структурних підрозділів установи-фондоутворювача або її правонаступника;
іншим установам.
9.3.2. Документи Національного архівного фонду видаються для користування поза архівом, як правило, на строк, що не перевищує одного місяця.
Судово-слідчим органам справи можуть видаватися у тимчасове користування на строк до шести місяців.
Продовження встановлених строків перебування документів Національного архівного фонду в користуванні за межами архіву допускається в особливих випадках з дозволу керівництва архіву лише на підставі письмового звернення довільної форми користувача з поясненням причин необхідності продовження строку користування виданими документами та підтвердженням їх наявності і дотримання нормативних умов зберігання.
Архів має право в будь-який час без попереднього повідомлення перевірити наявність і умови зберігання документів, виданих у користування за межами архіву.
По закінченні встановлених строків у разі потреби здійснюється переоформлення документів на справи, що видані, після ознайомлення працівника архіву зі станом їх збереженості.
{ Підпункт 9.3.2 пункту 9 в редакції Наказу Державного комітету архівів N 87 ( z0693-07 ) від 05.06.2007 }
9.3.3. Видавання справ з архіву в тимчасове користування структурним підрозділам установи-фондоутворювача або її правонаступника оформляється замовленнями (додаток 32) і реєструється в книзі видавання справ у робочі приміщення установи (додаток 33). { Підпункт 9.3.3 пункту 9 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 87 ( z0693-07 ) від 05.06.2007 }
9.3.4. Видавання справ з архіву в тимчасове користування іншим установам оформляється актами (додаток 22) і реєструється в окремій книзі, що ведеться за формою, аналогічною формі книги видавання справ у робочі приміщення установи (додаток 33). { Підпункт 9.3.4 пункту 9 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 87 ( z0693-07 ) від 05.06.2007 }
9.3.5. Кожна справа, що видається з архіву, повинна мати аркуш користування документами (додаток 34). На місце виданої справи вміщується картка-замінник справи (додаток 4). { Підпункт 9.3.5 пункту 9 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 87 ( z0693-07 ) від 05.06.2007 }
9.3.6. Виконані замовлення на видавання справ у структурні підрозділи установи-фондоутворювача зберігаються в архіві до проведення чергового перевіряння наявності та стану справ.
9.3.7. Акти про видавання справ у тимчасове користування іншим установам складаються у двох примірниках, перший з яких залишається в архіві, а другий видається замовнику.
Акт підписується керівниками установ, що передають та одержують документи, та скріплюється гербовими печатками.
Після повернення справ у кожному примірнику акта робиться відповідний запис.
9.3.8. Перед видаванням справ з архіву та після їх повернення проводиться поаркушне перевіряння кожної справи в присутності представників установ, що передають та одержують справи.
9.3.9. Вилучення справ з архіву або окремих документів зі справ і передавання їх у постійне користування іншим установам, як правило, забороняється.
В окремих випадках на письмову постанову судово-слідчих органів у зв'язку зі справами, що перебувають у їхньому провадженні, архів за письмовою вказівкою керівника установи здійснює вилучення оригіналів необхідних справ або окремих документів. Про вилучення оригіналів справ або документів складається акт у двох примірниках (додаток 5), перший з яких залишається в архіві, а другий передається відповідному судово-слідчому органу. Зі справ або документів, що вилучаються, знімаються копії.