Тема 2. Характеристика реквізитів відповідно до дсту 4163-2003 „Державна уніфікована система документації. Уніфікована система

організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання

Документів”

Цей стандарт встановлює максимальний склад реквізитів системи організаційно-розпорядчої документації (ОРД) та порядок їх розташування.

При складанні та оформленні документів використовують наступні реквізити:

1. Зображення Державного герба України, герба Автономної РеспублікиКрим розміщують:

• на бланках із кутовим розташуванням реквізитів на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації;

• на бланках з повздовжнім розташуванням реквізитів – у центрі верхнього берега.

Розмір зображення становить: висота – 17 мм, ширина – 12 мм.

2. Зображення емблеми організації або товарного знака (знакаобслуговування).

Це зображення розміщують з лівого боку від назви організації. Але якщо на бланку розміщено зображення Державного герба України, то емблему не відтворюють.

Недержавним організаціям дозволено на своїх бланках розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа.

3. Зображення нагород розміщують на лівому березі бланка на рівні зтаким реквізитами як назва організації та назва структурного підрозділу

4. Код організації проставляють за єдиним державним реєстромподаткового обліку України (ЄДРПОУ) після реквізиту довідкові дані проорганізацію.

5. Код форми документа (в разі коли він є) проставляють вище реквізиту назва виду документа. Код форми документа проставляється відповідно до державного класифікатора управлінської документації (ДКУД).

6. Назва організації вищого рівня. Якщо відсутнє офіційне зареєстроване скорочення назви організації, тоді її зазначають повністю. В інших випадках назва організації вищого рівня на бланках документів пишеться скорочено.

7. Назва організації – автора документа, обов′язково повинна відповідати назві, яка зазначена в установчих документах (статут, положення).

8. Назва структурного підрозділу. В разі коли структурний підрозділ організації (філія, територіальне відділення) є автором документа, тоді його назву розміщують нижче назви організації.

Реквізитам 6, 7, 8 можна надати одну загальну назву „найменування автора”, тобто це реквізити, що визначають автора документа, розміщуються у такій послідовності, яка чітко визначає підпорядкування.

9. Довідкові дані про організацію. Сюди відносять поштову адресу та іншівідомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресуелектронної пошти тощо). Цей реквізит розміщують тільки на бланках длялистів.

10. Назва виду документа зазначається на усіх документах крім листів.

11. Датою документа є його дата підписання, затвердження, прийняття, реєстрації документа, яку оформляють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік (15.10.2003). У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати (15 жовтня 2003 року). Цей реквізит свідчить про час створення та підписання документа, затвердження, прийняття, його реєстрацію.

12. Індекс (реєстраційний індекс) – складається з порядкового номера,який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи заноменклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Якщодокумент підготовлено двома або більше організаціями, то реєстраційнийіндекс складається з реєстраційних індексів кожної організації, якіпроставляються через похилу риску згідно з послідовністю підписів авторівдокумента.

13. Посилання на індекс та дату – містить реєстраційний індекс та датутого документа, на який дають відповідь.

14. Місце складання або видання документа зазначають на усіхдокументах крім листів.

15. Гриф обмеження доступу.

16. Адресатами документа можуть бути організації, їхні службовіпідрозділи, посадові особи та громадяни.

У разі адресування документа організації або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку, наприклад

Міністерство юстиції України

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику назва установи входить до назви посади, наприклад

Голові правління Пенсійного фонду України Прізвище, ініціали

Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду та прізвище адресата – у давальному, наприклад

Головне управління праці та соціального захисту населення Загальний відділ Провідному спеціалісту Прізвище, ініціали

Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено, наприклад

Начальникам управлінь

Пенсійного фонду України в районах та містах Черкаської області

Документ не повинен містити більше ніж 4-ри адресати. Слово “копія” перед зазначенням адресата не ставиться. За наявності більшої кількості адресатів складають список розсилки, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата.

До реквізиту “Адресат” входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи мають відповідати правилам надання послуг поштового зв’язку, наприклад

Верховна Рада України вул. Грушевського, 15, м. Київ, 01021

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім′я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку в квартири, населений пункт, район, область, потовий індекс, наприклад

Омельченко О.М вул. Першотравнева, 45,

смт Єрки,

Катеринопільський район, Черкаська область

17. Гриф затвердження – складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (безлапок), назви посади, підпису, ініціалів та прізвища особи, яка затвердиладокумент, дати затвердження, наприклад

ЗАТВЕРДЖУЮДиректор центрального

департаменту зв′язку в Черкаській області

В.П. Петров