Этапы автоматизации делопроизводства

В автоматизации делопроизводства можно условно выделить следующие основные этапы.

Традиционная технология делопроизводства на бумажных носителях:

- оформление документов или получение документов по почте;

- регистрация документов в журналах и на карточках;

- ведение контрольно-сроковых картотек;

- копирование документов и передача их в соответствии с резолюцией исполнителям (структурным подразделениям);

- формирование дел с исполненными документами;

- передача дел на архивное хранение.

Автоматизация работы службы делопроизводства (канцелярии):

- установка нескольких компьютеров в службе делопроизводства;

- внедрение электронных регистрационных карточек вместо традиционных журналов и картотек;

- автоматизированный поиск документов, хранящихся в службе делопроизводства по различным реквизитам;

- автоматизированный контроль исполнения документов;

- хранение электронных документов в памяти компьютера наряду с традиционным хранением дел.

Автоматизация делопроизводства в рамках организации:

- внедрение локальной электронной сети внутри предприятия;

- перемещение части внутренних и исходящих документов организации по электронной сети;

- установка сервера в службе делопроизводства для хранения регистрационных форм самой службы и регистрационных форм документов структурных подразделений;

- автоматизированный поиск и автоматизированное сопровождение хода исполнения документов;

- формирование отчетных данных о документообороте предприятия.

Электронный документооборот между организациями:

- замена перемещения и размножения бумажных документов между предприятиями пересылкой электронных документов;

- автоматизированная регистрация в электронных журналах;

- внедрение сканирования поступивших бумажных документов и дальнейшая работа с их электронными копиями;

- использование электронно-цифровой подписи;

- внедрение санкционированного доступа к документам, потокового сканирования и других технологий электронного документооборота;

- создание электронного архива организации.

Электронный документооборот в территориально-распределенной системе организаций:

- внедрение единой электронной системы документооборота в рамках отрасли, ведомства;

- автоматизация обмена электронными документами между органом управления (министерством) и предприятиями, а также между предприятием и его удаленными подразделениями (филиалами, представительствами);

- автоматическое формирование отчетности по различным показателям производственной деятельности;

- создание и управление большими массивами архивной документации.

Электронное документирование

Для создания документов используются различные носители информации: бумага, магнитные диски, оптические диски, кинопленка и др.

Бумага являлась и является одним из основных носителей информации. В конце XX - начале XXI века стремительное развитие информационных технологий определило появление документов на новых, небумажных носителях информации, которые относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств.

Электронными носителями документированной информации являются:

- CD-R – компакт-диски для однократной, нестираемой записи информации,

- CD-RW – компакт-диски для многократной, до 1000 раз перезаписи информации,

- DVD – цифровые универсальные диски с двухсторонней записью информации,

- флэш-карты – миниатюрные переносные запоминающие устройства, обладающие большим объемом памяти и высокой скоростью передачи данных.

Электронное документирование – запись информации на машинном носителе с использованием электронной техники.

Средства документирования – средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе. К средствам документирования относят: ручки, пишущие машинки, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника.

В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования:

- рукописный (для составления жалоб, претензий, заявлений, личных документов);

- печатный (для составления традиционных документов с помощью компьютера и последующим распечатыванием документов на принтере);

- электронный (для обмена документами с помощью электронной почты без вывода на печать и хранением документов в виде файлов в памяти компьютера или на сменных носителях).

Электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной форме.

Электронный документ должен соответствовать определенным требованиям:

- аутентичность: свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.

- достоверность: свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

- целостность: состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

- пригодность для использования: свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

При использовании электронного документа не требуется предоставления его копии на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами РФ или соглашением сторон.

Преимущества использования электронных документов:

- компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании готовых образцов, содержащихся в памяти компьютера;

- компьютерная обработка электронных документов выполняется значительно быстрее, чем обработка бумажных документов;

- ускоряется и упрощается сбор, систематизация и поиск любого документа или информации из документов;

- с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния;

- хранение электронных документов позволяет сохранить на малых носителях большое количество информации и не требует больших площадей для архивов;

- уменьшается объем рутинных технических операций с документами, освобождается время для решения содержательных задач управления;

- уменьшается количество потерь документов, местонахождение которых неизвестно;

- появляется возможность использования полученной информации для подготовки другого документа (отчета, сводки, обзора и др.), тем самым повышается оперативность и качество составляемого документа.