Служебные записки

Обмен информацией между структурными подразделениями и должностными лицами внутри организации а также между различными соподчиненными организациями производится с помощью служебных записок. Служебная записка — документ, официально не принятый, то есть не включенный в классификацию документов РФ, тем не менее широко используемый в практике делопроизводства. Служебные записки могут оформляться как машинописным, так и рукописным способом и подписываются автором.

Различают следующие виды служебных записок:

1. Служебная записка — документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов, как правило, внутри предприятия.

2. Докладная записка — документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка может быть внешней и внутренней.

Внешняя докладная записка — документ, направляемый руководителю вышестоящей организации, содержащий информацию о фактах, событиях, действиях, требующих принятия решения.

Внутренняя докладная (служебная) записка — документ внутренней служебной деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами. Внутренняя записка составляется только в том случае, если вопрос не может быть решен в устной форме.

3. Объяснительная записка — документ, адресованный руководству, составляемый по производственным вопросам и трудовым правоотношениям.

Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы:

1) объяснительные записки, сопровождающие основной документ (план, отчет), поясняющие содержание отдельных положений;

2) объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, оформляемые в ответ на докладную записку.

Структура оформления служебных записок:

Очень часто в организациях встречается другой вариант оформления служебной записки, структура которого напоминает заявление (см. тему "Документация по трудовым отношениям и кадрам"). Оба варианта оформления являются равнозначными при условии наличия необходимых реквизитов:

- сведения об адресате (наименование организации, должность, ФИО);

- сведения об составителе (наименование организации, должность, ФИО);

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа (проставляется получателем записки и гарантирует ее официальное рассмотрение);

- текст документа;

- подпись составителя (должность, личная подпись, расшифорвка подписи).

Реквизит "Заголовок к тексту" является рекомендуемым и ускоряет процесс его обработки. Реквизит "Место составления или издания документа" является обязательным при оформлении служебной записки на соответствующем бланке.

Справки

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

В делопроизводстве предприятия составляются справки по вопросам основной деятельности (например, устанавливающие фактическое наличие материальных ценностей) или по личному составу (например, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников). Текст справки по личному составу начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. Текст справки, имеющий цифровые показатели может быть оформлен в виде таблицы.

В правом верхнем углу указывается адресат (место предоставления справки) в именительном падеже. Если место предоставления неизвестно, адресат не указывается, а текст справки завершает абзац «Выдана по месту требования».

Структура оформления справок:

Справки могут быть внутренними и внешними документами. Внутренние справки, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель). Внешние справки, составляемые по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия, а справки, содержащие финансовую информацию, подписывает еще и главный бухгалтер. На внешней справке подлинность подписи обязательно удостоверяется оттиском печати.