Изучение использования бф.
Удовлетворенный запрос реализуется в использовании БФ. Использование выполняет в цикле ФБФ функцию обратной связи, позволяющей знать, как БФ воспринимается БФ.
Методы непосредственного изучения использования фонда с помощью пользователей:
анкетирование;
интервьюирование;
устные беседы;
изучение отзывов пользователей об использованных документах
Методы опосредованного изучения.
Могут применяться сведения из карточек обратной связи (ИРИ).
Статистический анализ требований пользователей одновременно по нескольким признакам (возраст, тема, язык, тип, вид документа и др.) позволяет прогнозировать частоту спроса и на этом основании решать вопрос о приближении (удалении) группы документов к местам их выдачи, об увеличении (уменьшении) приобретения документов данной темы (типа, вида, языка и др.). В публичных библиотеках такие сведения получают из читательских формуляров, в крупных научных библиотеках – из листков требования (в т.ч. обработанных компьютером).
При сплошном просмотре книжных формуляров (паспортов книг) или листков сроков возврата устанавливается обращаемость каждого отдельного документа в пределах отдела фонда за исследуемый период (число выдач документов делится на срок его нахождения в фонде в годах). Если обращаемость в 2 раза выше оптимальной для данного подфонда, документы относятся к используемым сверхактивно и требуется увеличить его экземплярность. Если обращаемость меньше оптимальной в 2 и более раз, то документ считается малоспрашиваемым. Документы относятся к малоспрашиваемым, если в публичных библиотеках не используются в течение 3-5 лет, в научных – 5-10 лет.
Документы, не используемые по субъективным причинам – незаслуженно забытые ценные и редко спрашиваемые документы, обеспечивающие фонду запас надежности.
Документы, не используемые по объективным причинам – устаревшие, износившиеся (ветхие), дефектные и др.
В научных библиотеках в пассивную часть входит от 30 до 80% фонда, в публичных – до 40% (по Столярову).
k использ. фонда=удельный вес запросов по теме (разделу) : удельный вес документов по теме (разделу).
Если k колеблется от 0,7 до 1,3, то фонд укомплектован оптимально.
Изучение отказов.
Изучение отказов позволяет обнаружить недостатки БФ. Теоретическая разработка понятия «отказ» началась в 1950-е годы (И.С.Вугман), затем в 80-е продолжалась Н.З.Стародубовой, В.В.Шиловой и др. Не каждый отказ свидетельствует об ошибках в ФБФ (БФ – система с отказами – 70% запросов удовлетворяется данным фондом, 30% - другим фондом).
Отказы могут быть скрытыми и явными.
Скрытый отказ – результат непроявленного пользователем или незафиксированного библиотекарем информационного запроса. Пользователь мог не осознавать собственные информационные потребности или не суметь перевести их в запрос, или перевести неадекватно, не предполагать возможности удовлетворить свой запрос данным фондом (внутренние причины).
Внешние причины: не найдя документов в фонде открытого доступа или в каталоге или отказавшись от ожидания исполнения запроса, пользователь покидает библиотеку, не выразив свой запрос.
Если запросы профильные, но отражают единичное в интересах пользователей, их выполняют по МБА; их квалифицируют как отложенное исполнение запроса.
Явные отказы могут быть обоснованные и необоснованные.
Обоснованный отказ - документ не вышел в свет, не существует, непрофилен для данного фонда, не выдается (напр., диссертации выдаются в установленном порядке).
Необоснованный отказ – отрицательный ответ на подлежащее выполнению, но не удовлетворенное в нормативный срок устное или письменное требование пользователя библиотеки на профильный фонду документ.
Необоснованным отказ будет в том случае, если профильный документ не приобретен, отсутствует на месте, занят, утрачен, заставлен, находится в ремонте, переплете, не может быть доставлен из-за технических неисправностей; отказ на документы ядра, на документ по основному профилю.
Для ФБФ важен учет и анализ необоснованных отказов.
Если документ занят, то необоснованным отказ является, если это свидетельствует о недостаточной экземплярности (БФ заведомо формируется как система с отказами; библиотека – система с очередями).
Отказы могут учитываться по названию документа, ФИО пользователя, причине отказа.
Анализ отказов позволяет принимать меры к улучшению состава фонда.
Ликвидировать отказы позволяют:
доукомплектование фонда требующимися названиями и экземплярами документов;
усиление контроля за своевременностью возврата и отсутствием повреждений библиотечных документов;
сокращение срока обработки, ремонта, реставрации документов, пользования им;
перераспределение фонда в пределах библиотеки;
территориальное приближение наиболее часто спрашиваемых документов к местам выдачи.
Изучение БФ.
В ходе изучения выявляются документы, которые требуют усилить их продвижение к пользователям, увеличить или сократить их экземплярность, исключить из фонда, передать на другой уровень хранения и др.
Этапы изучения.
Подготовительный – определяется очередность, сроки, исполнители. Утверждается график.
Непосредственное изучение раздела фонда – его состава, величины, характера использования.
Обработка и анализ данных, полученных в ходе изучения. На этом этапе принимаются решения по вторичному отбору.
Заключительный этап – выполняются рекомендации.
Методы повседневного изучения применяются при просмотре новых поступлений в процессе их приема и обработки; при организации тематических и других выставок; при расстановке; при подведении ежедневной библиотечной статистики.
Специальные методы изучения фонда
Статистический анализ данных дает общее представление о величине, составе и использовании фонда.
Полнота и достоверность статистических данных позволяют исследовать величину, распределение БФ по филиалам, отраслям знаний, видам, документообеспеченность в различных аспектах и др.
Библиографические методы изучения БФ дают представление о его наполнении конкретными документами. Библиографические пособия сличаются с каталогами библиотеки.
Можно сверить каталог с указателем «Ядро фонда публичной библиотеки» (СПб., 2000), со списками литературы к учебным программам (в учебных библиотеках), диссертациям, монографиям и др. (в научных библиотеках).
Используются также социологические методы, математическое моделирование, графические методы, корреляционный и факторный анализы и др.
Критерием качества ФБФ является надежность фонда, которая состоит из полноты и оперативности.
Критерием оптимальности полноты БФ библиотеки является удовлетворение, по закону Брэдфорда, 2/3 запросов. Остальную часть (1/3) удовлетворяют фондами других, соответственно профилированных библиотек.
Удовлетворение в библиотеке более2/3 запросов влечет за собой резкое, в геометрической прогрессии увеличение фонда, что экономически нецелесообразно, технологически громоздко, не позволяет использовать мощный потенциал НБФ.
В перспективе, с увеличением возможности получения полнотекстовых документов из других библиотек и поисковых систем Интернет, использования сетевых ресурсов, доля 2/3 удовлетворенных требований, возможно, уменьшится без ущерба для пользователей. При недостаточно развитых коммуникациях, плохом техническом оснащении и отсутствии доступа к сетевым ресурсам снижение доли выполнения требований ( меньше 2/3) вызывает неудовлетворенность пользователей и их отток из библиотеки.
Критерий оперативности слагается из группы показателей, отражающих время прохождения документа от момента заказа до его поступления в отделы обслуживания, а также доставки документов пользователю.
Напрямую связаны полнота фонда и оперативность обслуживания. При отсутствии документов в фонде уменьшается оперативность (необходимо время для доставки документов из других библиотек).
Оперативность должна находиться в оптимальных границах, определяемых финансовыми, кадровыми возможностями библиотеки, ее типом, полнотой фонда.
Критерий эффективности свидетельствует о том, ценой каких усилий – трудовременных, финансовых и других достигнуто данное качество фонда.
Превышение степени надежности свидетельствует о чрезмерном, а недостижение – о низком качестве фонда.
Если высокое качество фонда достигнуто чрезмерными трудовременными и финансовыми затратами, его формирование не является эффективным. И наоборот, низкое качество приводит к ухудшению обслуживания. О нормальной эффективности свидетельствует достижение нужного качества фонда лишь в пределах заданных, общественно допустимых затрат – трудовых, временных, финансовых. Эффективность трудовых затрат оценивается как количество приобретенных, исключенных, перемещенных, учтенных, обработанных, расставленных, выданных и др. документов одним сотрудником в единицу времени.
Материальные затраты в конечном результате оцениваются обращаемостью.