2.3. Учёт затрат по содержанию и эксплуатации транспорта

Транспортное обеспечение предприятия является объективной необходимостью и важным этапом в процессе производства и реализации продукции (работ, услуг) и во многом определяет финансовый результат работы всего предприятия, поскольку транспортные расходы в отдельных организациях занимают солидную долю в себестоимости выпускаемой продукции.

Транспортное обслуживание предприятий делится на производственное обслуживание и коммерческое. Производственный транспорт делится на внутрицеховой, участвующий в технологии изготовления продукции или выполнения работ (выращивании полеводческой продукции – заправщики сеялок, выполнении работ в животноводстве – кормовозы), и общий (для подвозки исходного материала со склада снабжения в заготовительный цех или перевозки готовой продукции из отделочного цеха на склад готовой продукции). Перевозка грузов от изготовителя к потребителю относится к коммерческим операциям и, в зависимости от договорных условий поставки, затраты списываются у поставщика на расходы по продажам или предъявляются покупателю. Те и другие расходы входят в состав себестоимости выпускаемой продукции.

В зависимости от профиля предприятия или отрасли, в качестве производственного транспорта в основном выступает автомобильный, обладающий наибольшей оперативностью и маневренностью, но это может быть и морской, и речной, и авиа и др. В зависимости от собственных размеров и других условий, современный предприятия предпочитают: либо постоянно использовать наёмный транспорт, либо организовывать собственные транспортные цеха, автохозяйства (путём использования грузовых, легковых, специальных машин и автобусов). Возможно несколько вариантов решения транспортной проблемы на предприятии:

• использование транспортных средств специализированных сторонних автохозяйств;

• организация собственного автохозяйства (путём приобретения в собственность грузовых, легковых, специальных машин и автобусов);

• аренда автомобилей у физических лиц, у частных предпринимателей, у юридических лиц;

• использование работником данного предприятия личного автомобиля для служебных разъездов.

Одним из вариантов решения транспортных проблем является приобретение предприятием автомобилей в собственность. Приобретение может быть осуществлено любым из четырёх перечисленных ниже способов: купля-продажа; мена; лизинг; взнос в уставный капитал. Если предприятие приобретает новый автомобиль, то лучше сделку заключить с фирмой, имеющей лицензию на право торговли автомобилями; если же приобретается старый, то он должен быть на балансе продавца. При приобретении автомобиля путём взноса в уставный капитал установление цены определяется учредителями, но не ниже оценки технической экспертизы. В случае приобретения автомобиля по импорту таможенная пошлина включается в покупную стоимость.

При найме шофёра на работу с личным автомобилем его нанимают по трудовому договору согласно штатному расписанию и в зависимости от системы оплаты начисляют зарплату. Для возмещения такому работнику любых расходов, связанных с эксплуатацией автотранспортного средства, предприятие не имеет оснований включать суммы таких возмещений в текущие затраты и должно относить их за счёт чистой прибыли с удержанием подоходного налога.

В случае аренды транспортных средств по договору аренды арендодатель должен передать транспортное средство в состоянии, соответствующем его назначению и условиям договора. Согласно ГК РФ арендодатель несёт расходы по капремонту, если иное не предусмотрено законом или договором. Арендатор обязан пользоваться арендованным автомобилем в соответствии с его назначением и условиями договора, поддерживать в исправном состоянии, производить за свой счёт текущий ремонт. Передача в аренду и возврат оформляются типовым Актом приёма-передачи основных средств, оформляемым в двух экземплярах с печатями с обеих сторон. По окончании аренды транспортное средство должно быть возвращено в том виде, в каком было передано в аренду, но с учётом нормального износа. Затраты по договору аренды относятся на себестоимость продукции (работ, услуг).

При аренде транспортного средства у физического лица сумма аренды относится за счёт чистой прибыли с удержанием подоходного налога, а расходы на текущий ремонт - за счёт себестоимости с предоставлением авансового отчёта и подтверждающих документов. При аренде у физического лица, которое не оформляется шофёром на данное предприятие, обязывает собственника выдать одному или нескольким представителям арендатора нотариально заверенные доверенности на право вождения на срок аренды. При аренде у предприятия или зарегистрированного частного предпринимателя сумма аренды относится на себестоимость.

За использование автомобиля, принадлежащего одному из сотрудников, для разъездов по служебным делам владельцу выплачивается компенсация его расходов в соответствии с установленными нормами. Для выплат необходимо, чтобы в должностной инструкции была ссылка на разъездной характер работы. К таким работникам можно отнести работников отделов материально-технического снабжения, руководителей предприятия, работников ремонтных служб, выезжающих по вызову, рекламных агентов и др. В сумме компенсации учтён износ автомобиля, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и технический ремонт. Размер компенсации не зависит от количества календарных дней в месяце и выплачивается один раз в месяц. Если личный автомобиль не используется для служебных целей по каким-либо причинам (поломка автомобиля, нахождение в отпуске, в командировке, на больничном), то выплата компенсации за этот период не производится.

В автотранспортных предприятиях имеет место понятие автономных производств в виде каждого автомобиля персонально. На каждом предприятии обязательно должна быть организована система выдачи на каждый автомобиль при выезде из гаража путевых листов, относящихся к бланкам строгой отчётности. Путевой или маршрутный лист является универсальным многофункциональным первичным документом:

• по его данным учитывается горючее, выданное шофёру при заправке по ведомости (Дт 10-9 «ГСМ в подотчёте» = Кт 10-3 «ГСМ на складе»). Покупка ГСМ на АЗС за наличные деньги ставится на подотчёт согласно авансовому отчёту (Дт 10-10 «ГСМ в подотчёте» = Кт 71). По показателям работы автомобиля из путевого листа выполняется расчёт израсходованного горючего в пределах установленных норм (Дт 20 = Кт 10-9)

• по информации из путевого листа (пробег, вес перевезённого груза, количество отработанных часов и др. показатели) определяется выработка, которая является основанием для выписки счёта заказчику за услуги (Дт 62 = Кт 90)

• согласно данных из путевого листа выполняется расчёт зарплаты водителя (Дт 20 = Кт 70).

В зависимости от организации первичного учёта в автохозяйстве расчёт всех показателей можно выполнять либо в путевых листах, а потом всю информацию переносить в накопительные ведомости для выполнения различных группировок, либо исходную информацию из путевых листов переносить в Расчётные ведомости и там выполнять все необходимые расчёты. Пропорционально начисленной зарплате и израсходованного горючего по специальным нормативам выполняется расчёт дополнительной зарплаты и резерв на техническое обслуживание, капитальный ремонт и замену резины (Дт 20 = Кт 96). Данные, получаемые из путевых листов одного автомобиля, в дальнейшем группируются по маркам автомобилей, бригадам, автохозяйству в целом для исчисления стоимости услуг и анализа работы.

Автотранспорт подразделяется на два вида: грузовой и легковой. Назначением грузового автотранспорта является обслуживание перевозок в основном во вспомогательных и прочих производствах. Учёт затрат по автотранспорту ведётся раздельно с учётом специализации автомобилей. Для чего к счёту 23 открывается субсчёт «Автотранспорт», в развитие которого открываются субсубсчета:

• Грузовой автотранспорт;

• Специализированный автотранспорт (тягачи, автокраны, пожарные и т. п.)

• Пассажирский транспорт (автобусы, грузовые машины, переоборудованные под перевозки людей);

• Цеховые расходы (общегаражные).

Для повышения роли хозрасчёта можно организовать учёт затрат и оказание услуг по маркам и даже номерам машин открытием аналитических счетов. Учёт затрат на аналитических счетах ведётся по статьям. В затраты по эксплуатации автотранспорта относят стоимость ГСМ, сумму амортизации по транспортным средствам, затраты на ремонт, технический уход, восстановление шин, стоимость спецодежды, оплату труда с отчислением в фонды соцстрахования и др. К общегаражным расходам относят суммы амортизации на здание гаража, затраты на ремонт, отопление, освещение, оплату труда заведующего гаражом, диспетчера, сторожа, ремонтных рабочих с отчислением в соцфонды. В конце отчётного периода общегаражные расходы распределяют между видами транспорта пропорционально машино-дням пребывания каждой транспортной единицы в хозяйстве и включают в себестоимость грузовых и пассажирских перевозок отдельной статьёй. Распределение затрат грузового транспорта по потребителям производится ежемесячно пропорционально объёму работ в тонно-километрах по плановой себестоимости с корректировкой в конце года до уровня фактических затрат. Затраты по пассажирскому транспорту и специальным машинам распределяются между потребителями пропорционально машино-дней (машино-часов) по плановой себестоимости с корректировкой в конце года до уровня фактических затрат. Перед определением себестоимости услуг автотранспорта затраты необходимо уменьшить на стоимость оприходованного отработанного масла, шин, годных к использованию: Дт 10.3 – Кт 23.3. При исчислении стоимости тонно-километра или машино-дня (машино-часа) из общего количества оказанных услуг отнимают количество услуг, оказанных на самообслуживание и по тем потребителям, счета которых уже закрыты («Энергетические производства», «Ремонтно-механические мастерские»). При использовании кормовозов, бензовозов, молоковозов, разъездных мастерских и других машин услуги в течение года по плановой себестоимости списывают на расходы по доставке этих продуктов или услуг, а калькуляционные разницы в конце года можно списывать непосредственно на растениеводство или животноводство в целом (в себестоимость молока, семян, ремонтно-механических мастерских).

Легковой автотранспорт предназначен для обслуживания производственных потребностей руководства и специалистов хозяйства. Все затраты по содержанию легкового транспорта – оплата труда водителей с отчислениями, стоимость ГСМ, запчастей, амортизация и др. учитываются в зависимости от количества таких единиц: либо на отдельном аналитическом счёте счёта 23-3, либо на отдельной комплексной статье счетов 25, 26.