Задачи эо
Электронный офис является инструментальным средством локальной вычислительной сети, организованной за счет объединения отдельных АРМ специалистов для организации электронного документооборота.
К задачам ЭО относятся:
1) делопроизводство;
2) создание отчетов;
3) поиск, ввод и обновление информации;
4) составление расписаний;
5) обмен информацией между отделами офиса, между офисами одной фирмы и между различными фирмами и т.д.
Для выполнения этих задач в условиях организации электронного офиса должна быть скоординирована работа между специалистами предприятия, документооборот фирмы должен быть оптимизирован таким образом, чтобы формирование документа можно было осуществлять специалистами смежных отделов, вносящих каждый свою информацию в соответствующие позиции документа.
В последнее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных конкретного предприятия (организации) в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов. Информационные технологии виртуальных офисов основываются на работе локальной сети, соединенной с территориальной или глобальной сетью. Благодаря этому, абонентские системы сотрудников организации независимо оттого, где они находятся, оказываются включенными в общую сеть.
Преимущества электронного офиса:
Заказ услуги электронного офиса позволяет:
предельно быстро развернуть компанию практически в любом месте страны и мира;
существенно снизить уровень затрат на аренду помещения физического офиса, закупку и содержание оборудования, мебели, оборудование сетевой инфраструктуры, телефонии, оплату труда штатным сотрудникам;
уменьшить объем налогов за счет сокращения официального штата сотрудников;
получить работающую IP сеть, телефонную связь, почтовый ящик, факс и т. д. без финансовых инвестиций на покупку;
получить подготовленный квалифицированный персонал в любом количестве — от одного секретаря до формата подразделений офиса;
получить почтовый адрес уровня, принимаемого фискальными службами для передачи отчетности, а иногда и юридический адрес для регистрации фирмы/компании;
управлять собственной компанией удаленно из другого города, региона, страны и т. д.
Недостатки электронного офиса:
На текущий момент недостатки электронных офисов касаются в основном потребителей и/или партнеров компаний, имеющих электронный офис, поскольку бизнес центры и ряд колл-центров уже предоставляют в пакете услуг виртуального офиса возможность краткосрочной аренды помещений для встреч, проведения переговоров, в том числе в других городах — «бизнес-гостиные», нанимаемые бизнес центром или колл центром по услуге «Консъерж» в зданиях офисных центров или гостиницах.
К основным недостаткам электронного офиса относят:
активное использование электронных офисов мошенническими структурами, в том числе компаниями-однодневками, теле-магазинами, агентами по недвижимости и т. Д
структура, предоставляющая услугу электронного офиса, имеет доступ к бизнес информации, а алгоритмы эффективной защиты прав интеллектуальной собственности в России пока не работают. Кроме риска утечки информации по субъективным причинам существуют риски взлома хранилищ серверов, определяемые уровнем программного обеспечения арендодателяпрограммно-аппаратных ресурсов электронного офиса/виртуального офиса.