Системы электронного документооборота

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

 Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

  Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения[12]. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

Очевидно, масштабы использования CЭД в коммерческой деятельности будут увеличиваться благодаря множеству несомненных преимуществ этих систем перед традиционным документооборотом на бумажных носителях.

Во-первых, существенно возрастает скорость передачи и обработки информации. Правда, скорость выше только по сравнению с передачей бумажных документов по почте или с курьером, а такие средства обмена сообщениями, как телетайп и телефакс, позволяют обеспечить практически одинаковую с CЭД скорость. Но и по сравнению с ними CЭД имеет существенное преимущество. Системы ЭД позволяют передавать структурированную определенным образом информацию, что в свою очередь позволяет автоматизировать обработку принимаемых сообщений. Естественно, при этом стороны должны предварительно договориться об обмене электронными документами и об их структуре. Проблема стандартизации документов в CЭД является одной из важнейших на настоящий момент.

Во-вторых, значительно сокращается пространство, необходимое для хранения документации (например, вся "Большая советская энциклопедия" может быть записана на одном жестком магнитном диске персонального компьютера). Одновременно существенно упрощаются такие операции, как поиск необходимой информации, копирование документов.

В-третьих, использование CЭД позволяет получить ощутимый экономический эффект

Прежде чем перейдем к правовым аспектам использования CЭД, остановимся вкратце еще на двух вопросах, имеющих непосредственное отношение к обсуждаемой теме.

Любой ли обмен данными в электронном виде можно считать электронным документооборотом?

Существуют два подхода к определению этого понятия. Первый подход (его можно назвать CЭД в широком смысле) предполагает, что любой обмен компьютерными данными между различными субъектами можно считать CЭД. В этом смысле, например, передача компьютерных файлов на дискете или система электронной почты, когда получаемая информация обрабатывается "вручную", подпадают под определение CЭД. Например, П. Даукинс дает такое определение: " CЭД есть передача коммерческой информации между организациями в электронном в иде и, в частности, между компьютерами различных организаций" При втором подходе (CЭД в узком смысле) к подобным системам относят только передачу по каналам телекоммуникационной связи структурированной коммерческой информации, причем предполагается, что хотя бы первичная обработка сообщений производится автоматически, без участия человека. Д. Палмер пишет: " CЭД - это передача структурированной деловой информации от компьютера к компьютеру"

Приведем еще два определения: " CЭД - это передача электронным способом структурированных в соответствии с согласованными стандартами сообщений между информационными системами"; "сообщение - это набор связанных между собой данных, структурированных в соответствии с согласованными стандартами; данные подготовлены в компьютерочитаемом формате и могут быть автоматически и однозначно обработаны; набор таких данных предназначен для передачи в электронном виде" Очевидно, таким требованиям удовлетворяют банковские системы, автоматизированные системы проведения торгов. В названных системах автоматически проверяется аутентичность документа, его допустимость, т. е. соответствие структуры документа согласованным стандартам, и возможно автоматическое выполнение определенных операций, предусмотренных для допустимых документов.

Кто относится к субъектам электронного документооборота?

Принципиально возможны две схемы организации CЭД. Первая схема предполагает прямую передачу данных участниками CЭД без привлечения третьих лиц.

В этой ситуации стороны сами устанавливают "правила игры", т. е. определяют стандарты сообщений, выбирают оборудование и программное обеспечение, определяют процедуры разрешения конфликтов. При решении вопроса о распределении риска убытков здесь возможно участие третьих лиц (разработчиков программного обеспечения, поставщиков специального оборудования); подробнее эти вопросы будут рассмотрены в следующей статье. Более распространенной является вторая схема, в которой присутствует фирма-провайдер, обычно берущая на себя установку программного обеспечения и оборудования, контроль за их работой, следит за корректностью передачи данных, оказывает услуги по ведению архива передаваемых данных и т. п.

Для организации такого варианта CЭД можно использовать две структуры договорных связей.

В первом случае обычно провайдер и несколько сторон создают начальную сеть CЭД, в дальнейшем к ним может присоединиться произвольное количество новых участников. Здесь, как и в случае, представленном в схеме 1, участники CЭД (а также провайдер) связаны между собой договором, в котором определены права и обязанности сторон, описаны процедуры разрешения конфликтов, распределение риска убытков. Поскольку функционирование системы CЭД начинается после подписания такого договора, то данный договор заключается в традиционной письменной форме (на бумаге). Это обстоятельство, как будет показано далее, является существенным для признания арбитражными судами электронных документов в качестве доказательств.

Второй случай характерен для открытых сетей. Здесь участники CЭД заключают договор только с провайдером. В такой ситуации участники (которые, возможно, физически располагаются даже на разных континентах, что затрудняет их непосредственное общение) могут заключить договор об использовании системы CЭД в электронном виде. Упомянутый договор может содержать свои (отличные от общих) стандарты сообщений и другие положения, аналогичные описанным в предыдущем случае, но эти две модели организации систем CЭД, похожие по сути, существенно различаются с точки зрения возможности использования электронных документов в качестве доказательств в суде.

Назовем теперь основные, на наш взгляд, юридические проблемы, которые могут возникнуть в процессе функционирования систем CЭД. К ним относятся:

1. проверка подлинности электронного документа;

2. возможность использования электронных документов (ЭД) в качестве доказательств в арбитражных судах;

3. распределение риска убытков, которые могут возникнуть в процессе функционирования систем ЭДО;

4. взаимоотношения юридических лиц, использующих ЭДО, с аудиторскими фирмами, налоговыми и другими государственными органами, куда необходимо представлять отчетность о своей деятельности;

5. международноправовые проблемы, которые могут возникнуть, когда, например, два участника ЭДО и провайдер находятся в разных странах;

6. стандартизация;