16. Варианты организации структуры в бухгалтерии и организации документооборота.

Как при централизованной , так и при децентрализованной организации предполагает три основных вида:

• При функциональной организации структурные подразделения бухгалтерии создаются по участкам учетной работы(рис1) или по функциям персонала в процессе обработки данных и формирования отчетности(рис2). Функциональная 9организация бухгалтерии больше подходит для централизованного учета в главной (центральной) бухгалтерии.

• Линейная организация бухгалтерского аппарата может применяться при централизованном и децентрализованном учете. При централизованном учете линейная организация бухгалтерской службы предполагает создание структурных подразделений бухгалтерии для обработки данных отдельных производственных и управленческих подразделений.

• При линейно-функциональной схеме учет организуется в разрезе структурных производственных и управленческих подразделений (по линейному принципу), а внутри бухгалтерских служб выделяются функциональные подслужбы по участкам учетной работы или по функциям в процессе обработки и составления отчетности.

Документооборот – движение документов в организации с момент их получения или создания до завершения исполнения и сдачи в архив или отправки адресату.

Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

-горизонтальные - связывают организации одного уровня

-вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации различных уровней (восходящие - входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям).

По отношению к управленческому объекту документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который составляется бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. В графике документооборота устанавливается назначение первичных документов, порядок их оформления и сроки сдачи в архив. График документооборота может быть оформлен в виде схемы, графика или перечня работ, с указанием исполнителей и сроков движения документов. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, и сроки предоставления этих документов.

Контроль за выполнением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат передаче в архив. До передачи документов в архив они хранятся в бухгалтерии в специальных шкафах или сейфах.

Установлены определенные правила и сроки хранения документов в архиве. Например, первичные и учетные документы хранятся в течение 5 лет, инвентаризационная документация, акты проведения ревизии — 3 года, бухгалтерские отчеты и балансы, квартальные балансы — 3 года, годовые — 10 лет, лицевые счета рабочих и служащих — 75 лет и т.д.