Работа с запросами

Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. Запрос определяет группу записей, с которыми необходимо работать. Можно применить запрос для сортировки данных или для просмотра целого подмножества сведений из вашей базы данных. Например, вместо того, чтобы просматривать всю таблицу студент, можно просмотреть сведения только о студентах, получивших оценки хорошо или отлично (рис. 9) или о студентах, получивших также и удовлетворительные оценки (рис. 8).

Запросы лучше готовить вручную, с помощью Конструктора. Для этого необходимо из менюВставка выбрать командуЗапрос, при этом появится диалоговое окноНовый запрос, в котором необходимо выбрать режимКонструктор. Создание запроса в режимеКонструктороткроет специальный бланк, называемыйбланком запроса по образцу (рис. 10, 11). Он состоит из двух областей. В верхней отображается структура таблиц, к которым запрос адресован, а нижняя область разбита на столбцы – по одному столбцу на каждое поле будущей результирующей таблицы.

С помощью команды Добавить таблицуиз менюЗапросоткроется диалоговое окноДобавление таблицы. Выбрав необходимые таблицы, в верхней области (рис. 10) откроются те таблицы, к которым обращен запрос. Между этими таблицами необходимо установить нужные связи для правильного запуска запроса. Затем из них переместите мышью те поля, которые должны войти в результирующую таблицу. При этом автоматически заполняются столбцы в нижней части бланка. Сформировав структуру запроса, его закрывают, дают ему имя и в дальнейшем запускают двойным щелчком на значке в окне База данных.

В нижней части бланка имеется специальная строка Сортировка. При щелчке на этой строке открывается кнопка раскрывающегося списка, в котором можно выбрать метод сортировки: по возрастанию или по убыванию.

В нижней части бланка имеется специальная строка Условие отбора. Для каждого поля в этой строке можно задать индивидуальное условие, например, на рис. 10 введено условие0в столбцеПроцент, на рис. 11 введено условие>0.

Рис. 3

Рис. 4

Рис. 5

Рис. 6

Рис. 7

Рис. 8

Рис. 9

Рис. 10

Рис. 11

Другие виды запросов

Мы рассмотрели запросы на выборку. Это самые простые и, в то же время, наиболее распространенные виды запросов. Однако существуют и другие виды запросов. К ним относятся, прежде всего:

• перекрестный запрос (создается при использованииМастера запросов), позволяющий создавать результирующие таблицы на основе результатов расчетов, полученных при анализе группы таблиц. Например, данный запрос может автоматически произвести группировку и подсчет сумм и представит данные в удобном формате (рис. 12);

• повторяющиеся записи(рис. 13);

• записи без подчиненных(рис. 14).

Рис. 12

Рис. 13

Рис. 14

Работа с формами

С одной стороны, формы позволяют пользователям вводить данные в таблицы базы данных без непосредственного доступа к самим таблицам. С другой стороны, они позволяют выводить результаты работы запросов не в виде результирующих таблиц, а в виде красиво оформленных форм. Также возможен и комбинированный подход – это вопрос творчества.

Рис. 15

Существует три вида автоформ (рис.15): в столбец,ленточнаяитабличная. Автоформав столбец(рис. 16) отображает все поля одной записи – она удобна для ввода и редактирования данных.Ленточнаяавтоформа (рис. 17) отображает одновременно группу записей – ее удобно использовать для оформления вывода данных.Табличная– похожа на таблицу, на которой она основана.

Форма, которая основана на одном объекте, называетсяпростой формой. Форма, основанная на полях из нескольких связанных таблиц, называетсясложнойи представляет собой композицию из нескольких форм.

Рис. 16

Рис. 17