9125

•«День»;

•«Неделя»;

•«Год».

В раздел «День» помещаются задачи на сегодня – это план дня в ежедневнике. Раздел «Неделя» включает в себя среднесрочные задачи, выполнение которых предполагается в ближайшие неделю или месяц. В раздел «Год» заносим свои долгосрочные проекты и задачи.

Временные рамки здесь определены не жестко, поэтому задачи могут выходить за границы определенного периода. Так, задачи горизонта планирования «День» могут быть решены в ближайшие два-три дня. Дела в разделе «Неделя» требуют выполнения в течение двух-трех недель, а дела годового раздела могут выйти за рамки периода. Важен не жесткий план на период (который рухнет в первые же дни), а строгое следование правилам перемещения задач между разделами.

Для того, чтобы реализовывать свою мечту, превратив желаемое в действительность, необходимо составить четкий план достижения значимой для вас цели. Пример плана достижения значимой цели представлен в таблице

4.3.

Таблица 4.3. Ежедневные задачи

Каждая цель будет достижима только в том случае, если для нее определены критерии желаемого результата и установлены сроки ее выполнения. Только сформулировав желаемый результат и определив сроки исполнения своих целей, можно соотнести их с планами достижения целей и проверить, реалистичны ли они, чем нереальнее задачи, тем меньше шансов их решить.

Устанавливайте конкретные краткосрочные цели, согласованные с достижением долгосрочных глобальных проектов. Составляя долгосрочный план, необходимо учитывать изменение ситуации, возникновение новых тенденций и исходя из этого осуществлять краткосрочное планирование, позволяющее достигать промежуточных результатов.

6.6. Пирамида Франклина

Бенджамин Франклин описал свою технику работы над планированием времени и рациональным его использованием для достижения поставленных задач, которую может с успехом использовать каждый.

На рисунке 4.1 представлена пирамида Бенджамина Франклина, которая отражает алгоритм действий, рекомендуемый для эффективной организации времени.

План на

Краткосрочный

Долгосрочный план

Генеральный план достижения

Глобальная цель (самореализация личности)

Главные жизненные ценности человек – то, что хочет человек от

Рисунок 4.1. Пирамида Бенджамина Франклина

1 -я ступень пирамиды. Пирамида начинается с основания. От него и будут зависеть все дальнейшие действия. На этом этапе необходимо определить жизненные принципы: обозначить приоритеты, разобраться, что важно, а что – менее. Система Франклина работает по принципу «от большего к меньшему». Система «утверждает», что каждое действие человека должно быть согласовано с его жизненными ценностями и направлено на

осуществление глобальной жизненной цели.

Для того чтобы путь к намеченной цели был более легким и быстрым, главную задачу делят на небольшие подзадачи, а их, в свою очередь, разделяют на несколько мелких заданий. Иными словами, система Бенджамина Франклина построена по типу пирамиды, в нижней части которой располагаются жизненные принципы и глобальные цели, а в средней и верхней – долгосрочные и краткосрочные планы по достижению этих целей.

2 -я ступень пирамиды. Следующий этап напрямую зависит от предыдущего. Исходя из выбранных ценностей, человеку следует поставить перед собой конкретную цель. Самую большую и самую главную цель, к которой он будет стремиться последующие несколько лет или даже десятилетий.

Глобальная жизненная цель не должна противоречить жизненным ценностям. В противном случае ее достижение не принесет должного удовлетворения. Пересматривать глобальную цель рекомендуется ежегодно.

3-я ступень пирамиды. 3-я ступень пирамиды будет «возведена» тогда, когда ставится генеральный план. В рамках системы Франклина под «генеральным планом» подразумевается общий план по достижению глобальной цели. Особенностью данного плана можно назвать отсутствие временной составляющей: в генеральном плане прописываются исключительно действия, а вот время их выполнения не указывается. Вносить изменения в генеральный план следует каждый год.

4-я ступень пирамиды. На этой ступени необходимо приступить к составлению долгосрочных планов – планов на ближайшие пять лет. Этот план составляется с указанием конкретных дат реализации. Причем очень важно выставлять не абстрактную дату (например, «в следующем году»), а четко прописывать сроки (например, « с 25 октября 2020 года по 30 сентября 2023 года »). Указание конкретного срока ускорит приближение к цели. Человек по своей природе довольно ленив и, «забыв» указать конкретный срок, он будет постоянно откладывать выполнение задачи и переносить ее реализацию на более поздний срок.

Необходимо постараться сопоставить каждый пункт долгосрочного

плана с пунктом генерального. Нужно точно знать, к реализации какого пункта генерального плана человек приближается, стараясь выполнить конкретный пункт долгосрочного плана. Вносить коррективы в долгосрочные планы желательно каждые 4-6 месяцев.

5 -я ступень пирамиды. На данном этапе будет необходимо заняться составлением краткосрочных планов. Такие планы могут быть рассчитаны, как на несколько месяцев, так и на несколько недель. Каждый пункт

краткосрочного плана должен «подчиняться» какому-либо из пунктов долгосрочного. Краткосрочным планам, также как и долгосрочным, требуются четкие сроки исполнения, только тогда их составление будет не пустой тратой времени. Пересматривать краткосрочные планы необходимо довольно часто. Желательно перечитывать (и вносить изменения в случае надобности) в краткосрочные планы 2 раза в месяц.

6 -я ступень пирамиды. На последнем заключительном этапе необходимо заняться составлением ежедневных планов. Планы на каждый день будут напрямую зависеть от краткосрочных планов, которые уже были разработаны, «взбираясь» на предыдущую ступень.

Желательно, чтобы каждый пункт плана имел четкие временные рамки. Составлять план на день лучше накануне вечером. В течение дня план можно и нужно корректировать. В России и других странах в продаже встречаются дневники, «расчерченные» по системе Франклина. Некоторое количество первых или последних страниц этого ежедневника предназначаются для записи жизненных ценностей и глобальных целей. Также ежедневник хранит в себе и таблицу, предназначенную для составления генерального плана.

Для фиксации долгосрочных планов всегда выделяется место в начале ежедневника, запись краткосрочных планов ведется в начале каждого месяца и каждой недели. Планы на день фиксируются на странице с соответствующей датой, при этом каждому делу присваивается различная степень приоритетности (A – важные, B – второстепенные, C – маловажные). По мере выполнения дела дополнительно помечаются буквами Х – отмененные или V

– выполненные. Для тех дел, выполнение которых переносятся на другой день, ставится новая дата их выполнения.

Подводя итоги, можно сделать вывод, что главная ценность системы Франклина заключается в том, что она помогает экономить временной ресурс, а также обучает выстраивать планы, которые не противоречат жизненным ценностям. А значит – учит жить в ладу с собой. Конечно, нет необходимости ежедневно проходить через все этапы, чем ближе к основанию пирамиды, тем реже можно обращаться к пересмотру ступени, но даже глобальные жизненные ценности раз в несколько лет необходимо подвергать ревизии. Такая пирамида и ежедневник также эффективно могут использоваться руководителем для организации действий по достижению целей компании.

выбрать 1- 3 ключевых показателя;

отследить показатели в динамике.

Рассмотрим шаги техники полного хронометража более подробно. Шаг 1. Записи лучше всего делать в блокноте или записной книжке.

Сначала лучше всего записывать все дела и их длительность при каждом переключении внимания. Затем записи можно делать один раз в 1–2 часа. Постепенно это войдет в привычку. Делать записи нужно вручную.

Для того, чтобы фиксировать расходы времени, есть несколько способов учета. Выбрать нужно тот, который кажется наиболее подходящим.

1 способ. Самый простой. Фиксировать нужно начало и окончание любого дела. Начинать лучше с этого способа, пока не выработалась привычка.

2 способ. Фиксировать нужно не только начало и окончание, но и продолжительность. Этот способ стоит применять, когда выработалась привычка останавливаться и обращать внимание на свою деятельность в течение дня.

3 способ. Любое дело можно оценивать не только количественно, но и качественно – учитывая эмоциональное отношение к данному виду работы, условия, дополнительную информацию. Это поможет определить, насколько эффективно расходуется время, а также выявить индивидуальные поглотители времени и то время, которое они похищают.

Шаг 2. Нужно выбрать показатели, которые будут отслеживаться в следующем шаге хронометража.

Такими показателями могут являться:

любой поглотитель времени, который удалось выявить в процессе ведения учета затрат времени;

любое важное, полезное дело, на которое не хватает времени;

любое желаемое действие, до которого «руки не доходят». Любое ресурсное занятие, дающее положительные эмоции, силу, энергию, но на которое просто нет времени.

Шаг 3. Отслеживание показателей в динамике при помощи графика. Для этого используется таблица с данными, полученными в результате хронометража, и выбранные показатели. На основании этих данных строится график, позволяющий наглядно оценить динамику происходящих изменений. Для большей наглядности можно совмещать на графике несколько показателей.

Рисунок 5.1. Динамика показателей

2. Техника сокращенного хронометража применяется в том случае,

когда выработана устойчивая привычка вести учет своего времени. При сокращенном ведении хронометража нет необходимости учитывать затраты времени на все ежедневные дела и задачи. Учет ведется только по 1 – 3 определенным показателям в течение периода, необходимого для их

изменения до желаемого результата. При этом все шаги хронометража остаются неизменными.

8. Обзор задач, его роль в принятии решений

8.1 Суть обзора задач в тайм-менеджменте

Любая ситуация выбора и принятия решений связана с неопределенностью. Для того чтобы сделать выбор и начать действовать, необходимо иметь представления о ситуации, проблеме. Снять неопределенность и обозначить верные ориентиры можно с помощью обзора

– важного элемента структуры тайм-менеджмента.

Обзор – представление информации (задач, сроков, справочных данных), позволяющее легко видеть всю совокупность и взаимосвязь элементов, дающее возможность эффективно принимать решения.

Суть обзора состоит в создании своеобразной картины, на которой отражены основные ориентиры, направления движения, учтены все мелкие детали. Обзор не привязан ко времени. Он дает более наглядную картину ситуации и позволяет увидеть все возможности для решения тех или иных задач.

8.2. Инструменты создания обзора

Хороший обзор можно получить, используя совершенно различные инструменты. Главное – выполнять условие, делающее обзор эффективным средством принятия решений и достижения результатов: вся информация должна быть материализована. Все, что хранится в голове – ненадежно (можно забыть) и не дает полного представления о ситуации (нет наглядности). Внимание человека ограничено, и часть информации можно просто не заметить, а именно эта часть может оказаться решающей и повлиять на исход дела.

Все инструменты, позволяющие легко и просто создать эффективный обзор, можно разделить на три большие группы:

контрольные списки;

двухмерные графики;

древовидные карты (mindmaps).

8.3. Контрольные списки

Один из самых простых и эффективных инструментов обзора. Позволяет быстро собрать необходимую информацию, является прекрасным инструментом самоконтроля.

Важно помнить, что контрольный список – это не жесткий план или алгоритм, он позволяет действовать более гибко, учитывая любые неожиданно возникающие изменения. Например, контрольный список, составленный к

телефонному разговору, позволит задать любой вопрос из списка в любом месте разговора в зависимости от целесообразности момента, но при этом ни одного не забыть.

Примеры наиболее часто используемых контрольных списков:

1.Список вопросов к телефонному разговору.

2.Вопросы к новым клиентам.

3.Список тем и вопросов к совещанию.

4.Анкеты сбора информации.

5.Перечень необходимых мероприятий, действий.

6.Список задач.

7.Список задач на день – один из самых важных контрольных списков.

Правила составления контрольного списка:

все формулировки пунктов контрольного списка должны иметь результато-ориентированный вид;

список составляется в свободном порядке, что позволяет не забыть ни одной детали, вопроса, пункта;

количество пунктов в списке не должно быть большим. В соответствии со структурой внимания человекане больше 10 основных пунктов.

Использование «To do list»

Одним из простых и удобных инструментов тайм менеджмента является создание «To do list» – списка того, что нужно сделать. Это перечень задач на день, на неделю или другой четко очерченный период времени. Он составляется в хаотичном порядке, затем могут быть расставлены приоритеты.

Дневной список «To do list» может состоять из:

звонков;

встреч;

самостоятельной работы;

перемещений и других физических действий.

Недельный или месячный список «To do list»будет состоять из задач, требующих для решения целого ряда дневных действий, - он представляет собой список краткосрочных целей.

8.4 Двухмерные графики

При создании этого инструмента обзора используется принцип двухмерного представления информации. Двухмерный график в тайм – менеджменте представляет собой упрощенный вариант графика Гантта.

Использование двухмерного обзорного графика выполняет две основные функции в тайм-менеджменте:

помогает осуществлять контроль за исполнением задач;

помогает осуществить гибкое планирование задач со сложной структурой, имеющих вполне определенные сроки выполнения.

Виды двухмерных графиков: