12) Образцы отчетной проектно-сметной документации о проведенном мероприятии,

По своей экономической сути расходы на организацию и проведение презентаций близки к представительским расходам.

К таким расходам могут относиться расходы на:

— проведение официального приема (завтрака, обеда, ужина);

— транспортное обеспечение представителей;

— организацию культурной программы;

— буфетное обслуживание;

— оплату услуг переводчика, который не находится в штате предприятия;

— оплату номеров в гостиницах.

Перечислим, какие документы должны быть оформлены в ходе презентации:

1) приказ о проведении презентации, в котором необходимо указать дату и место ее проведения, круг лиц, ответственных за организацию и выполнение подготовительных работ, сроки их выполнения, порядок получения денежных средств и предоставления отчета о ходе проведенного мероприятия и его результатах;

2) программа проведения презентации, в которой шаг за шагом необходимо расписать весь ход рекламного мероприятия. Это позволит доказать рекламную направленность каждой статьи расходов и, как следствие, их связь с хозяйственной деятельностью;

3) смета предполагаемых расходов. Составляется она на основании программы проведения презентации с указанием плановых статей расходов. К смете следует приложить договоры с перевозчиками, заведениями ресторанного хозяйства и т. д.;

4) по окончании презентации ответственные лица составляют отчет о ее проведении с указанием фактических расходов.

Приведем пример составления приказа о проведении презентации и сметы расходов.

ООО «ХХХ»

Приказ 01.10.2009 г. г. Харьков № 89

О проведении презентации отделочных материалов (сэндвич-панели)

С целью продвижения отделочных материалов на рынке и заключения контрактов на поставку продукции на 2010 год приказываю:

1. Провести презентацию отделочных материалов 05.11.20.. г. в главном офисе ООО «ХХХ», расположенном по адресу: просп. Московский, д. 154.

2. Назначить ответственным за проведение презентации Смирнова Р. Г., начальника отдела маркетинга ООО «ХХХ». Предоставить на утверждение Петрову В. Д., коммерческому директору, программу презентации в срок до 12.10.20.. г.

3. Кирилюк Л. М., главному бухгалтеру, на основании программы презентации представить на утверждение Прохорову Н. К., генеральному директору, смету расходов на проведение презентации в срок до 15.10.20.. г.

4. Оплату расходов производить в рамках сметы по безналичному расчету.

5. Оформить результаты презентации актом установленной формы не позднее 09.11.20.. г. и представить Петрову В. Д., генеральному директору, для утверждения.

6. Контроль за исполнением приказа возложить на Смирнова Р. Г., начальника отдела маркетинга.

Генеральный директор Прохоров Н. К.

Смета расходов на проведение презентации отделочных материалов (оформляется в таблице Excel):

05.11.20.. г.№ п/п Статья расходов Сумма, руб.

1 Буфетное обслуживание во время презентации в офисе 1800 руб.

2 Культурная программа (музыкальное сопровождение) 2400 руб.

3 Транспортное обеспечение 600 руб.

4 Оформление зала 1200 руб.

Итого: 6000 руб.

Главный бухгалтер Кирилюк Л. М.

13) Образец презентации-отчета для руководства организации (см. в электронной версии методических указаний)

14) Образец мониторинга для руководства организации (см. в электронной версии методических указаний).