Типы значения документов:

Практическое значение документов в оперативно-хозяй­ственной деятельности заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполни­тельные действия (отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег, перечисление денежных средств с расчетных счетов и др). Документы служат доказательством, под­тверждающим поступление и расходование ценностей. Они под­тверждают достоверность и точность данных счетов бухгалтер­ского учета и бухгалтерской отчетности, помогают выявлять воз­можные ошибки в бухгалтерских записях.

Юридическое значение документов заключается в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей бух­галтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции. Они используются в качестве получе­ния аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности эконо­мического субъекта, а также в качестве свидетельств при разре­шении хозяйственных и судебных споров, возникающих между организациями или между организацией и органами налогового контроля за налоговые правонарушения и др. Судебные органы и арбитраж признают за документами юридическую силу письменного свидетельства в том случае, когда они составлены своевре­менно и оформлены надлежащим образом.

Контрольно-аналитическое значение документов заключа­ется в том, что они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и экономической це­лесообразности хозяйственных операций. Кроме того, документы являются источником получения аудиторских доказательств для внешних аудиторов при проведении ими как обязательных ауди­торских проверок, так и инициативных с целью обоснованного решения целей и задач аудита, обусловленных предметом догово­ра между экономическим субъектом и аудиторской организацией. Документы служат также основанием проведения и источником информации контроля и ревизии, судебно-бухгалтерской экспер­тизы по определению суда или следственных органов.

Организационно-управленческое значение документов заключается в том, что они являются основным поставщиком опе­ративной информации для принятия организационных и управ­ленческих решений для регулирования технологических процес­сов и др. с целью повышения эффективности производств. Путем системного использования информации, носителем которой явля­ются бухгалтерские документы, на всех иерархических уровнях управления в организации можно добиваться взаимодействия всех функций управления и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показате­лей и получения максимума прибыли от данной деятельности.

Экономическое значение документов заключается также в том, что они играют важную роль в укреплении хозяйственного расчета в организации и в ее отдельных центрах ответственнос­ти, базирующегося на принципах самоконтроля, самоокупаемос­ти и самофинансирования. Данные первичных документов ис­пользуются для определения важных экономических и производ­ственных показателей (производительности труда, фондоотдачи, материалоотдачи и др.) по отдельным видам произ­водства продукции.

Первичные документы проверяют по:

- форме (полнота и пра­вильность оформления и заполнения реквизитов),

- по смыслу (за­конность операции, логическая увязка с отдельными показателя­ми)

- с арифметической точки зрения (правильность цен, наце­нок, сделанных вычислений, таксировка, подсчетов).

По качественным признакам документы бывают:

1.Доброкачественные - это те документы, которые соответ­ствуют следующим перечисленным критериям:

- формальный критерий - любой доброкачественный до­кумент должен быть составлен по определенной форме и содержать все необходимые реквизиты. В РФ широко ис­пользуются типовые межведомственные формы различ­ных первичных документов;

- критерий законности - то есть хозяйственные опера­ции, отраженные в документе, должны быть законны по своему содержанию и быть санкционированными в уста­новленном порядке ответственными должностными ли­цами. Контроль за соответствием осуществляемых хозяй­ственных операций законодательству РФ должен обеспе­чивать главный бухгалтер;

- критерий действительности - документ должен от­ражать содержание именно той хозяйственной опера­ции, для которой он был создан, причем отражать это содержание в неискаженном виде относительно объе­мов, даты, участвующих в хозяйственной операции сто­рон и лиц и т.д.;

- критерий реальности совершенных операций.

2.Недоброкачественные - те документы, которые не отвеча­ют хотя бы одному из перечисленных критериев, а также отража­ют осуществленную операцию в искаженном виде и содержат фальшивые факты (наряды, где указаны завышенные объем выполненных строительно-монтажных работ и единичные расценки, тарифы, разряды и т.п.) При этом документ, которого фактически нет, но он выдается за существующий, считается фик­тивным.

Различают:

- документы, недоброкачественные по форме, - отража­ют реальные хозяйственные операции в неискаженном виде и объеме, но могут быть неправильно оформленны­ми или недооформленными;

- документы, недоброкачественные по существу, т.е. со­держащие такую информацию, которая, в конечном счете, оказывает существенное воздействие на достоверность финансовых результатов.