Лекция Формирование корпоративной систему управления проектами в проектно-ориентированной организации
Наиболее характерные точки зрения экспертов по методологии управления проектами:
Корпоративная методология управления проектами представляет собой набор процедур и определяющих их внутренних нормативных документов, а также совокупность инструментов и методов управления проектами, которые обеспечивают реализацию всех проектов компании по единым правилам и стандартам.
Корпоративная методология определяет как процедуры управления (принятия решений по проектам) на разных фазах жизненного цикла, так и требования к проектам в разных функциональных областях: финансы, кадры, сроки, ресурсы, риски, качество, договора и поставки и др.
Корпоративная методология управления проектами – это совокупность нормативных и методических документов, шаблонов рабочих документов, входящих в Корпоративный стандарт компании по управлению проектами или обеспечивающих его применение.
Методология управления проектами – это набор методов и процедур управления проектами, положенных в основу определенного программного пакета по управлению проектами.
Первая точка зрения свойственна компаниям и специалистам, которые оказывают консультационные или экспертные услуги в области управления проектами, последняя – для компаний-поставщиков программных продуктов для управления проектами.
Корпоративная методология управления проектами разрабатывается, как правило, в рамках проекта по внедрению корпоративной системы управления проектами. Практически всегда в проектную команду проекта привлекаются внешние консультанты или эксперты по управлению проектами.
На основе анализа различных практик по внедрению КСУП к обязательным шагам возможно отнести следующие:
Инвентаризация всех разрабатываемых, реализуемых и реализованных проектов компании.
Формирование реестра или портфеля (-ей) проектов.
Классификация проектов.
Определение моделей жизненных циклов для разных категорий проектов.
Определение и описание процессов и технологий управления проектами.
Пересмотр существующего распределения функций и полномочий между руководителями компании для обеспечения эффективного управления проектами.
Пересмотр организационной структуры и внесение в нее изменений, необходимых для эффективного управления проектами.
Определение структуры нормативной базы компании по управлению проектами.
Разработка нормативных, методических документов и шаблонов рабочих документов, классификаторов и справочников, необходимых для управления проектами.
Структура нормативной базы компании зависит от уровней, на которых будет организовано управление проектами в компании. Например:
Корпоративный портфель проектов – уровень управляющей или головной компании холдинга;
Портфель проектов по направлению бизнес/группе продуктов – уровень дивизиона или дочерней компании;
Программа – уровень филиалов или отдельных подразделений;
Проект – уровень отдельных подразделений компании, а также ее дочерних и зависимых обществ.
В качестве одного из возможных вариантов структуры нормативной базы по управлению проектами для компании холдингового типа возможно предложить следующий:
Нормативная база первого уровня системы УП – управление портфелями проектов и программами. Это собственно уровень Компании в целом. Здесь ничего не говорится об управлении отдельным проектом, здесь нет менеджеров и исполнителей проектов.
Состав нормативной базы управления проектами для данного уровня может быть следующим:
Положение «О корпоративной системе управления проектами» - основной документ КСУП
Положения об Инвестиционном Комитете, о Корпоративном ЦУП, о группах портфелей проектов и программных\проектных офисах
Должностные инструкции для работников ЦУП, групп портфелей и программных\проектных офисов
Процедуры по управлению портфелями и программами, не вошедшие в Положение «О корпоративной системе управления проектами»
Шаблоны рабочих документов по УП, необходимые для управления портфелями и программами
Прочие нормативные документы.
Нормативная база второго уровня системы УП – основные процессы по управлению проектами всех типов, выделенных в рамках принятой в Компании классификации.
Структура и состав нормативной базы для данного уровня системы УП будут определяться решениями, принятыми на уровне портфелей и программ.
Для каждого вида проектов и программ может быть разработана своя нормативная база.
Примерный состав нормативной базы для определенного вида проектов или программ может быть следующим (на примере проектов капитального строительства):
Положение об управлении проектами капитального строительства
Процедуры по управлению проектами капитального строительства
Положение о проектном офисе/центре управления проектами капитального строительства
Должностные инструкции для участников проектов капитального строительства
Шаблоны рабочих документов по управлению проектами капитального строительства (Устав проекта, План проекта, заявка на открытие проекта и т.п.)
Прочие документы.
Рассмотрим основной документ выше упомянутой методологии - Положение «О корпоративной системе управления проектами» или Корпоративный стандарт по управлению проектами , а также шаблоны следующих рабочих документов проекта, рекомендованных PMI к разработке при управлении проектом:
Устав проекта (project charter);
Документ, определяющий содержание проекта (project scope statement (preliminary and detailed);
План управления проектом (project management plan).
Положение о КСУП или корпоративный стандарт по управлению проектами (далее – корпоративный стандарт) документ верхнего уровня в структуре внутренней нормативной документации, регламентирующей управление проектами в компании.
Под корпоративным стандартом обычно понимается один документ. Поэтому подобное название для совокупности документов представляется не вполне корректным и может дезориентировать тех, кто занимается разработкой корпоративной методологии управления проектами.
Разработка нескольких корпоративных стандартов одного уровня для управления теми же инвестиционными проектами может привести к созданию фрагментарной методологии. В этом случае определенные процессы и процедуры управления проектами могут быть пропущены или описаны и регламентированы в разных форматах, разными средствами в соответствие с опытом и субъективными представлениями об управлении проектами, имеющимися о разработчиков документов. Интегрировать несколько разных стандартов в единую методологию будет весьма затруднительно.
Разработке корпоративного стандарта может предшествовать создание концепции управления проектами в компании.
Создавать концепцию целесообразно по той причине, что для успешной разработки и внедрения корпоративной методологии управления проектами необходимо, чтобы собственники и руководители высшего уровня договорились между собой и согласовали свое видение и свои требования и ожидания относительно КСУП. Концепция как раз и создает хорошую основу для согласования позиций и достижения принципиальных договоренностей между лицами, принимающими ключевые решения по управлению проектами в компании.
Предназначение корпоративного стандарта по управлению проекта, по нашему мнению, заключается в том, чтобы описать саму КСУП, принципы ее построения, основные элементы, а также подход к управлению проектами, принятый в компании.
В корпоративный стандарт целесообразно включать следующие разделы:
Назначение и область применения стандарта
Нормативные ссылки
Определения терминов, обозначения и сокращения
Принципы организации системы управления проектами в компании
Классификация проектов компании
Процессы управления проектами в компании
Организационная структура управления проектами
Распределение функций, полномочий и ответственности в рамках системы управления проектами компании (уровни портфеля, программ, проектов)
Нормативная база управления портфелем, программами и проектами
Ведение реестра проектов
Назначение приоритетов проектов
Документирование и архивирование проектов
Информационная система управления проектами
Порядок внесения изменений в стандарт
Приложения (шаблоны основных рабочих документов).