Тема 4. Арм бухгалтера з обліку необоротних активів та оборотних матеріальних активів

4.1. Основні принципи організації арм бухгалтера з обліку запасів

Облік запасів за допомогою ПК на АРМ бухгалтера дає можливість виконувати такі обліково-контрольні процедури:

• нагромадження інформації з надходження, витрачання матеріалів, палива, запасних частин, МІІШ, напівфабрикатів, тари, готової продукції, товарів тощо;

• аналітичний облік запасів у розрізі окремих рахунків, субрахунків, груп, аналітичних позицій шляхом ведення електронних довідників;

• постійний і суцільний контроль наявності запасів та дотримання норм їх витрачання;

• визначення фактичної собівартості списаних на потреби виробницт­ва запасів в розрізі найменувань по номенклатурі продукції, що виготовля­ється на підприємстві, а також собівартості реалізованих матеріальних цін­ностей, готової продукції, товарів;

• підготовка даних для проведення інвентаризації запасів, формуван­ня й друк необхідної первинної та результатної інформації;

• формування журналі-ордерів, журналів і відомостей за дебетом (кредитом) відповідних синтетичних рахунків та субрахунків;

• обчислення витрат на придбання матеріальних цінностей, їх приро­сту (убутку) на кінець звітного періоду для відображення у податковому обліку.

З точки зору організації обліку на малих підприємствах, то на них функціонують, як правило, однорівневі АРМ, які забезпечують виконання усіх процедур з обліку запасів одним бухгалтером.

На великих підприємствах або на підприємствах із значною номенк­латурою матеріальних цінностей, що зберігаються у декількох складських приміщеннях, функціонування АРМ бухгалтера здійснюється за двома рів­нями АРМ, тобто склад і бухгалтерія.

АРМ І категорії створюють у місцях зберігання запасів. Призначення такого АРМ полягає у здійсненні процедур з первинної реєстрації та оброб­ки даних з обліку запасів, забезпечення обліку наявності запасів. На даному рівні формується така інформаційна база:

• електронна картотека аналітичних даних про запаси;

• кількісно-вартісні показники щодо руху запасів у розрізі окремих груп, субрахунків, синтетичних рахунків;

• залишки на певну дату та за будь-який період часу.

АРМ II рівня створюють у бухгалтерії для формування зведених да­них з обліку запасів, складання звітності, здійснення аналітичних і контро­льних функцій, прийняття управлінських рішень. На АРМ даного рівня здійснюють розрахунки та формують вихідну інформацію регламентного, контрольного та довідкового характеру.

Інформація формується за будь-який минулий і поточний звітний період.

Забезпечується процес з обліку запасів на АРМ бухгалтера шляхом виконання стандартних процедур властивих тій чи іншій програмі. До основних технологічних операцій, які виконуються на АРМ бухгалтера, належать операції з введення вхідних даних, встановлення звітного періоду, пе­регляду та коригування нормативно - довідкової інформації (далі НДІ), формування і друкування документів, створення архівів та формування баз да­них. Такі операції здійснюють шляхом вибору відповідних функцій у головному та підпорядкованому меню (меню нижніх рівнів).

Наприклад, в програмі «1С:Бухгалтерія» щодо обліку запасів використовують з декількох позицій, зокрема довідник «Номенклатура» ви­користовують для формування електронної картотеки ТМЦ з нагромаджен­ням даних про ціну, одиниці виміру, розміщення у групах і т.д. У довідниках користувач має можливість формувати, так зване «дерево» аналітики ТМЦ на багатьох рівнях.

При формуванні документів на АРМБ з обліку запасів активно використовується нормативно довідкова інформація, яка включає довідники:

• зовнішніх організацій;

• матеріально-відповідальних осіб;

• структурних підрозділів

• статей витрат та видів продукції;

• ціни;

• господарських операцій та кореспонденції рахунків;

• методів оцінки запасів тощо.

Технологічний процес з обліку запасів на АРМ бухгалтера реалізується шляхом виконання стандартних процедур, які включають операції введення та виведення даних, формування та реалізації запитів тощо.

За запитом користувача, як правило, формується бухгалтерська та інша оперативна інформація для забезпечення управлінських та контрольних функцій, а також - довідкова інформація. Такі дані можуть бути зображені у вигляді відеограми, графіка або у вигляді документа роздрукованого після активізації користувачем програми розділу звітність головного меню, а також оперативної інформації.

У регламентному режимі формуються документи, які забезпечують виконання облікових і контрольних функцій. Такі документи формуються у повному обсязі обов'язково у вигляді друкованого документу на паперовому носії інформації, вони є регламентованими як за змістом, так і за термінами формування.

Методологічні основи формування у бухгалтерському обліку інформації про запаси, розкриття її у фінансовій звітності, а також саме поняття запасів містяться у Положенні (стандарті) бухгалтерського обліку 9 «Запасів» (П(С)БО 9). Відповідно до цього стандарту і побудовано облік ТМЦ у конфігурації «1С:Бухгалтерія 8.2». Для узагальнення інформації у Плані рахунків виділено окремий клас рахунків — клас 2 «Запаси», що складається з дев’яти рахунків. Фрагмент плану рахунків із конфігурації, де обліковуються види запасів, визначені п. 6 П(С)БО 9, та аналітичні розрізи для кожного рахунка відображені на рис.1. Якщо немає необхідності в розширеному аналітичному обліку, то за допомогою певних налаштувань облікової політики можна відмовитися від частини аналітичних розрізів.

Код	Наименование	Заб.	Акт	Вал	Кол	Субконто 1	Субконто 2	Субконто 3
2	Запаси		А
20	Виробничі запаси		А		х*	Номенклатура	Партії	Склади
21	Поточні біологічні активи		А		x	Біологічні активи
22	Малоцінні та швидкозношувані предмети		А		x	Номенклатура
23	Виробництво		А			Підрозділи	Номенклатурні групи	Статті витрат (об)
24	Брак у виробництві		А			Підрозділи	Номенклатурні групи	Статті витрат (об)
25	Напівфабрикати		А		x	Номенклатура	Партії	Склади
26	Готова продукція		А		x	Номенклатура	Партії	Склади
27	Продукція сільськогосподарського виробництва		А		х	Номенклатура	Партії	Склади
28	Товари		АП**		х*	Номенклатура	Партії	Склади

* ознака кількісного обліку застосовується не для всіх субрахунків рахунку, наприклад не застосовується для субрахунків транспортно-заготівельних витрат

**всі субрахунки рахунку 28 є активними, окрім субрахунку з обліку торгової націнки

Рис. 1. Відображення рахунків обліку запасів у Плані рахунків конфігурації