Описание документооборота

Система обозначений для них предложена фирмой IBM и приведена таблице 1.

Таблица 1

Символы схем описания документооборота

Символ	Пояснения	Символ	Пояснения
	источник - получатель информации		операция, выполняемая на ЭВМ
	развилка		ручной документ
	магнитный диск		пуск - останов
	напечанный ЭВМ документ		внутристраничный соединитель
	архив		межстраничный соединитель
	неавтономная память		комментарий
	ручная операция		ввод-вывод
	ввод с клавиатуры		материальный поток
	канал связи		транспортировка носителей

Символы должны иметь стандартные пропорции (3  2) и одинаковые в рамках диаграммы размеры. Для удобства ссылок на компоненты схемы их можно снабжать номерами или другими обозначениями. Направления передачи документов указываются стрелками, кроме направлений сверху - вниз и справа –налево, которые считаются стандартными. Диаграммы потоков данных разделяют на полосы (или столбцы), указывая в одной полосе (столбце) операции, выполняемые в одном подразделении.

Составление должно следовать логике обозначений. Например, недопустимо соединение двух операций линией транспортировки носителей без указания документа или носителя, который передается от операции к операции. Появление документов, которые никем не используются (которые не имеют выходящих дуг), также не допустимо. Символ источника (получателя) информации используется для обозначения внешних по отношению к рассматриваемой предметной области объектов, детализация документооборота, внутри которых не нужна. Схема отражает не столько последовательность выполнения операций сколько входные и выходные данные для каждой операции и нуждается в описании регламента документооборота.

Схемы информационных потоков и документооборота дополняют пояснениями, образцами форм документов, правилами заполнения и обработки документов, временным регламентом обработки документов.