25. Основы работы с базами данных средствами ms Exсel

25.1. Методические указания Общее понятие о базах данных

База данных - это любая совокупность связанной информации, объединенной вместе по определенному признаку. Например, базой данных является расписание полета самолетов. Большинство баз данных для хранения своей информации использует таблицы. Каждая таблица состоит из строки и столбцов, которые в компьютерных базах данных называются записями и полями.

Основным назначением базы данных является быстрый поиск содержащейся в ней информации и выборка информации по заданному критерию.

Microsoft Excel располагает обширным набором команд, которые позволяют легко обращаться с базами данных. Чтобы воспользоваться возможностями Microsoft Excel для обработки данных, нужно создать базу данных на рабочем листе. Следует выделить ячейку в базе данных и выбирать одну из команд обработки данных в меню Данные. Microsoft Excel автоматически определяет и обрабатывает всю базу. Данные, расположенные в столбцах и строках рабочего листа обрабатываются как набор полей, образующих записи.

Команда Форма

С помощью команды ДанныеФорма можно вывести форму данных, которая представляет собой окно диалога, используемое для просмотра, изменения, добавления и удаления записей базы данных, или для поиска конкретных записей на основе определяемых критериев поиска.

В этом окне диалога названия столбцов таблицы становятся именами полей в форме данных. Excel автоматически присваивает «горячие клавиши» каждому имени поля. Для того чтобы переместиться в некоторое поле, следует нажать ALT вместе с буквой, подчеркнутой в имени поля. Поля соответствуют каждому столбцу в списке. Все поля, доступные для редактирования, появляются в окне редактирования.

Полоса прокрутки позволяет прокручивать записи в списке и показывает примерную позицию выводимой записи базы данных. При помощи бегунка на полосе прокрутки и при помощи стрелок на ее концах можно перемещаться внутри базы. Индикатор номера записи сообщает номер выведенной записи и общее количество записей в базе. Номер записи заменяется на окно Создать, если Вы уже находитесь за концом базы.

Сортировка записей

С помощью команды ДанныеСортировка можно упорядочить строки в базе данных в соответствии с содержимым определенных столбцов. Предположим, например, что база данных содержит данные о продажах, и имеет столбцы для имени продавца, количества товара, даты заказа и т.п. Можно воспользоваться командой Сортировка для того, чтобы упорядочить список по именам продавцов, расположить данные по убыванию объемов продаж или в порядке возрастания даты заказа. Для этого нужно выделить сортируемые данные и определить требуемый порядок сортировки, или создать и применить пользовательский порядок сортировки.

Чтобы отсортировать базу данных целиком, нужно лишь выделить одну ячейку из списка и выбрать команду ДанныеСортировка . Microsoft Excel автоматически выберет весь список для сортировки. Microsoft Excel определяет расположение меток столбцов, даже если они занимают две строки, и исключает их из сортировки. Можно использовать метки столбцов для того, чтобы указать столбцы, по которым нужно отсортировать список. Microsoft Excel позволяет также сортировать только выделенные строки или столбцы, или данные только в одной строке или столбце.

После задания данных для сортировки и выбора команды на экране появиться окно диалога, в котором следует задать следующие поля:

Сортировать по… - позволяет выделить нужный столбец для сортировки и выбрать порядок сортировки по возрастанию или по убыванию. Следует нажать кнопку По возрастанию для сортировки от меньшего к большему, по алфавиту или в хронологическом порядке дат. Или кнопку По убыванию для сортировки от большего к меньшему, в обратном алфавитном или в обратном хронологическом порядке. Выбранный столбец называется ключевым (рис.25.1).

Затем по …- два дополнительных окна дают возможность определить порядок вторичной сортировки для строк, в которых имеются совпадающие элементы. Нужно устанавливать флажок По возрастанию или По убыванию в каждом окне для определения упорядочения данных.

Параметры… - выводит окно диалога Параметры Сортировки (рис. 25.2), в котором можно:

-определить пользовательский порядок сортировки для столбца, указанного в окне Сортировать;

-определить сортировку с учетом регистра;

-изменить ориентацию сортировки, то есть, вместо сортировки сверху вниз установить сортировку слева направо.

После установки всех необходимых полей и параметров следует нажать на кнопку ОК.

Microsoft Excel использует следующие основные принципы при сортировке:

- если сортировка ведется по одному столбцу, то строки с одинаковыми

значениями в этом столбце сохраняют прежнее упорядочивание;

- строки с пустыми ячейками в столбце, по которому ведется сортировка, располагаются в конце сортируемого списка;

- параметры сортировки - выбранный столбец, порядок (возрастающий или убывающий) и направление сортировки (сверху вниз или слева направо) сохраняются от предыдущего применения сортировки до тех пор, пока их не изменить, не выбрать другую базу данных или не изменить метки столбцов;

- если сортировка ведется по нескольким столбцам, строки с одинаковыми значениями в первом ключевом столбце сортируются в порядке, определяемом вторым ключевым столбцом, строки с одинаковыми значениями в первых двух ключевых столбцах сортируются по третьему столбцу.

Если результат сортировки не тот, которого ожидали, обратите внимание на тип сортируемых данных. Убедитесь, что все числа введены как цифровые данные или как текст. Следует ввести все данные в одном столбце либо как числа, либо как текст.