Сортировка данных

После того как все записи импортированы, связаны или введены в базу данных, проявляется подлинная мощь Access. Теперь эти данные можно сортировать и фильтровать, кроме того, можно создавать запросы, отчёты и разные формы для ввода данных.

Простая сортировка по алфавиту

Сортировка по возрастанию или убыванию.

1. Откройте таблицу (клиент) в окне Базы Данных в Режиме таблицы.

2. Выделите щелчком столбец (строки)

3. а) Щелкните на панели инструментов Таблица в режиме таблицы на кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.

б) команда Записи / Сортировка / Сортировка по возрастанию ( Сортировка по убыванию).

в) или 1 п.щ. на столбце – контекстное меню.

Сортировка по нескольким полям

(Сортировка в сортировке)

Ограничения:

1. Access сортирует только примыкающие друг к другу поля (или столбцы)

2. Сначала сортируется таблица по крайнему левому столбцу, затем по следующему за ним справа и т. д.

Сортировка внутри сортировки особенно полезна при работе с большими списками имен, где многие лица носят одинаковую фамилию ( в телефонных книгах)

Чтобы отменить результат сортировки Записи / Удалить фильтр или через контекстное меню Удалить фильтр.

Фильтрация данных

Фильтрация – это процесс локализации и обособление одной или нескольких нужных записей и скрытия остальных записей.

Простые фильтры (таблица в режиме таблицы)

Выделите поле, например поле Страна: Франция, затем на панели инструментов

Фильтр / по выделенному или меню Записи / фильтр / фильтр по выделенному.

фильтр по выделенному.

Также можно фильтровать записи Записи / фильтр / исключить выделенное можно фильтровать записи , исключая выделенное.

Перед выходом из Базы Данных НЕ ЗАБУДЬТЕ выбрать в меню команду записи

Удалить Фильтр (в строке состояния ФЛТР)

Усложненная фильтрация

Критерием фильтрации не обязательно должно быть все поля записи. Можно фильтровать по части записи или использовать фильтрацию по вводу. Можно выбирать критерии фильтрации, используя Шаблоны и Маски (*) P* - все записи с Р, команда - Изменить фильтр

Использование Фильтров по вводу

В контекстном меню введите в поле опции фильтр для <c -условие фильтрации.

Формы для фильтрации

Преимущество использования фильтров по сравнению с формой данных состоит в том, что результат запроса можно скопировать в отдельную область таблицы и сразу использовать в вычислениях. В отличие от сортировки, при фильтровании записи не переупорядочиваются, результатом применения этой операции является только скрытие записей, несоответствующих заданному критерию.

При желании можно создать фильтры и для форм. Записи / Фильтр / Изменить фильтр.

Появляется пустая форма для задания фильтрации, новая панель инструментов и новые вкладки в нижней части формы. Чтобы приступить к созданию формы для фильтрации, щелкните на одном из полей. Затем в раскрывающемся списке записей выберите критерий, которому должна удовлетворять запись, чтобы пройти через фильтр. В начальной форме можно выбрать несколько критериев. /«критерий»/

Рассматриваемая совокупность критериев является Критерием типа И. Это значит, что запись должна соответствовать критерию во всех полях, чтобы пройти через фильтр.

В нижней части окна Команды: Изменить фильтр две вкладки Найти и или, если использовать или, то щелчком на или, а затем на поле. Самое последнее щелчком на панели инструментов Применить фильтр результат фильтрации.

Совет : Если создаётся особо сложная форма для фильтрации, которая будет часто применяться, выберите в меню команду Файл / Сохранить как запрос и сохранить фильтр как запрос.

Если необходимо отказаться от установок предыдущего фильтра – Очистить блок