Лабораторная работа №1

Знакомство с окном реляционной СУБД MS Access.

СОЗДАНИЕ ОДНОТАБЛИЧНОЙ БАЗЫ ДАННЫХ

Цель работы: Познакомиться с компонентами СУБД Access, а так же со стандартным видом окна программы. Познакомиться с типами данных, научиться определять все параметры макета таблицы в режиме конструктора. Научиться создавать однотабличную базу данных.

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Access – это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации.

Компоненты базы данных Access

Основу базы данных составляют хранящиеся в ней данные. Однако в базе данных Access есть и другие компоненты, которые принято называть объектами, к ним относятся:

● Таблицы – содержат данные;

● Запросы – позволяют создавать условия для отбора и вносить изменения в данные;

● Формы – позволяют просматривать и редактировать информацию;

● Отчеты – позволяют обобщать и распечатывать информацию;

● Макросы – выполняют одну или несколько операций автоматически.

● Модули - представляют совокупности описаний, инструкций и процедур на языке VBA

Познакомимся с объектами СУБД Access на примере готовой БД «Борей» Для этого

запустим Access: Пуск-Программы-Microsoft Access. Когда Access начнет работу, вы увидите окно диалога, в котором в Категориях шаблонов, в Локальных шаблонах необходимо выбрать файл Борей.

Рис.1. Окно базы данных «Борей»

Окно программы Access 2007 имеет следующие элементы – вкладки Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базами данных. Каждая вкладка содержит набор команд, относящихся к одной категории. Некоторые вкладки видны всегда, а некоторые появляются по мере необходимости. Вкладка Главная содержит пункты меню, касающиеся правки форматирования, сортировки и фильтрации, управления окнами. Вкладка Создание позволяет создавать новые объекты БД – таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули. Вкладка Внешние данные включает операции экспорта/импорта. Вкладка Работа с базами данных – это такие инструменты, как схема данных, переход в редактор встроенного языка программирования VBA, анализ быстродействия, перевод данных в формат MS SQL Server. Выше заголовков вкладок находится Панель инструментов быстрого доступа – пользовательская панель, содержащая наиболее часто используемые инструменты, такие как Сохранить, Напечатать, Отменить последнее действие.

В левой части окна содержится список всех объектов БД. Познакомимся с ними по порядку.

Таблицы

Любая информация, которую вы заносите в базу данных Access, сохраняется в таблице. Например, данные о сотрудниках и клиентах Рис. 2.

Рис.2 Таблица Список сотрудников

Как видно на рисунке таблицы состоят из строк и столбцов. На языке базы данных строки называются записями, а столбцы – полями.

Запросы

Запросы - это объекты, которые позволяют пользователю получать нужные данные из одной или нескольких таблиц. Вы можете создать запросы на выбор, обновление, удаление или на добавление данных. С помощью запросов вы можете создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких таблиц.

На рис. 3 представлен запрос на десять самых дорогих товаров.

Рис. 3 Запрос на 10 самых дорогих товаров

Формы

Формы – это объекты, предназначенные в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работы приложения. Вы можете использовать формы для того, чтобы представить данные из запросов и таблиц в компактном виде.

Рис.4 Окно формы содержит сразу все поля записи на имя Гладких Андрея.

На рис. 4 мы видим записи из таблицы Сотрудники в режиме формы.

Отчеты

Отчеты – еще один из объектов в Access, который предназначен для создания документа, который в последствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. На рис. 5 изображен отчет «Продажи по типам».

Рис.5. Отчет «10 самых крупных заказов»

Макросы

В окне базы данных представлен еще один тип объектов. Это – макросы. При запуске макроса автоматически выполняется одна или несколько команд базы данных. Макросы могут применяться для автоматизации часто выполняемых задач.

Модули

Модули содержат программный код, взаимодействующий с такими объектами базы данных как таблицы запросы и формы.

Все составляющие базы данных, такие как, таблицы, отчеты, запросы, формы и т.д. в Access хранятся в едином дисковом файле. Основным структурным компонентом базы данных является таблица. В таблицах хранятся вводимые данные. Внешне каждая таблица Access похожа на таблицы, с которыми мы привыкли работать на бумаге – она состоит их столбцов, называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных.

При разработке структуры таблицы, прежде всего, необходимо определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Имя желательно делать таким, чтобы функция поля узнавалась по его имени. Далее надо решить, данные, какого типа будут содержаться в каждом поле. В Access можно выбирать любые из основных типов данных. Один из этих типов данных должен быть присвоен каждому полю. Значение типа поля может быть задано в режиме конструктора.

Типы данных

● Числовые. – числовые данные любых форматов, используемые для проведения расчетов.

● Символьные (алфавитно-цифровые)- Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов..

● Временные и дата-временные, предназначенные для хранения информации о времени и /или дате. Например: 31.01.85 (дата), 9:10:03 (время), 3.06.1960 12:00 (дата и время);

● Денежные – Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точной до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части.

● Символьные переменной длины, предназначенные для хранения текстовой информации большой длины, например документа;

● Двоичные, предназначенные для хранения графических объектов, аудио- и видеоинформации, пространственной, хронологической и другой специальной информации. Например в MS Access таким типом является тип данных «поле объекта OLE», который позволяет хранить в БД графические данные в формате BMP (Bitmap) и автоматически их отображать при работе с БД.

● Гиперссылки (hyperlinks), предназначенные для хранения ссылок на различные ресурсы (узлы, файлы, документы и т. д.), находящиеся вне базы данных, например в сети Интернет, корпоративной сети интранет или на жестком диске компьютера.

В Access существует четыре способа создания пустой таблицы:

- использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных

- мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных раннее таблиц.

- ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат

- определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода. Однако только четвертый метод позволяет сразу задать ту структуру таблицы, которая вам нужна, и поэтому далее рассмотрим именно этот метод.

Практическое задание

1. Запустите программу Access.

2. Откройте базу данных «Борей».

3. Познакомьтесь с окном программы.

4. Просмотрите вышеперечисленные объекты БД.

5. Создайте новую базу данных

6. Создайте таблицу базы данных

7. Определите поля таблицы в соответствии с табл. 1

8. Сохраните созданную таблицу.

Таблица 1. Таблица данных Преподаватели

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Код преподавателя	Счетчик
Фамилия	Текстовый	15
Имя	Текстовый	15
Отчество	Текстовый	15
Дата рождения	Дата/время	Краткий
Должность	Текстовый	9
Дисциплина	Текстовый	11
Телефон	Текстовый	9
Зарплата	Денежный