Система управления интерфейсом

 Эффективность и гибкость информационной технологии во многом зависят от характеристик интерфейса системы поддержки принятия решений. Интерфейс определяет: язык пользователя; язык сообщений компьютера, организующий диалог на экране дисплея; знания пользователя.

Язык пользователя - это те действия, которые пользователь производит в отношении системы путем использования возможностей клавиатуры; электронных карандашей, пишущих на экране; джойстика; "мыши"; команд, подаваемых голосом, и т.п. Наиболее простой формой языка пользователя является создание форм входных и выходных документов. Получив входную форму (документ), пользователь заполняет его необходимыми данными и вводит в компьютер.

Управление компьютером при помощи человеческого голоса - самая простая и поэтому самая желанная форма языка пользователя. Она еще недостаточно разработана и поэтому малопопулярна. Существующие разработки требуют от пользователя серьезных ограничений: определенного набора слов и выражений; специальной надстройки, учитывающей особенности голоса пользователя; управления в виде дискретных команд, а не в виде обычной гладкой речи. Технология этого подхода интенсивно совершенствуется, и в ближайшем будущем можно ожидать появления систем поддержки принятия решений, использующих речевой ввод информации.

Язык сообщений - это то, что пользователь видит на экране дисплея (символы, графика, цвет), данные, полученные на принтере, звуковые выходные сигналы и т.п. Важным измерителем эффективности используемого интерфейса является выбранная форма диалога между пользователем и системой.

За последние несколько лет наметилось новое направление, развивающее машинную графику, - мультипликация. Мультипликация оказывается особенно эффективной для интерпретации выходных данных систем поддержки принятия решений, связанных с моделированием физических систем и объектов.

Знания пользователя - это то, что пользователь должен знать, работая с системой. К ним относятся не только план действий, находящийся в голове у пользователя, но и учебники, инструкции, справочные данные, выдаваемые компьютером. Совершенствование интерфейса системы поддержки принятия решений определяется успехами в развитии каждого из трех указанных компонентов. Интерфейс должен обладать следующими возможностями:

·        манипулировать различными формами диалога, изменяя их в процессе принятия решения по выбору пользователя;

·        передавать данные системе различными способами;

·        получать данные от различных устройств системы в различном формате;

·        гибко поддерживать (оказывать помощь по запросу, подсказывать) знания пользователя.

6. Электронный офис

Множество взаимосвязанных компьютерных технологий, осуществ­ляющих автоматизацию документооборота: сбора, хранения, передачи и рассылки документов называют электронным офисом. Эти технологии безбумажного делопроизводства, выполняемые прикладными программа­ми, основаны на использовании информационных систем и сетей, позво­ляющих достичь важных целей:

·              автоматизация обработки и передачи документов;

·              хранение документации в памяти систем;

·              интеграция всех процессов документооборота;

·              повышение информированности руководства;

·              уменьшение стоимости документального обеспечения;

·              сокращение времени поиска документов;

·              создание качественно новой информационной базы документации.

Информационные технологии общего назначения обеспечивают выполнение многих расчетов и рутинных функций самого широкого спектра и поэтому в той или иной степени нужны каждому пользователю компьютера независимо от его профессии. Большинство из них объединено в электронный офис и называются офисными приложениями. На рынке конкурируют электронные офисы фирм Lotus, Sun, Microsoft.

Рассмотрим состав пакета на примере расширенного выпуска наиболее популярного MS Office 2000. Он содержит: Word (текстовый процессор), Excel (табличный процессор), Access (система управления базой данных), PowerPoint (подготовка презентаций), Outlook Express (электронная почта и персональный диспетчер), FrontPage (средство создания Web-узлов), Publisher (настольная издательская система) , PhotoDraw (редактор деловой графики и изображений). Во всех этих приложениях доминирующей является первичная технология.

Word – текстовый процессор – исторически самое первое и наиболее широко используемое приложение, так как писать и оформлять тексты нужно всем. Раньше подобные программы назывались редакторами, но сегодня этот термин не отражает их возросших возможностей.

Помимо работы собственно с текстом (набор, редактирование, форматирование, автоматическая проверка правописания, составление автореферата и т.д.) Word позволяет создавать в тексте разнообразные таблицы, графики, иллюстрации и пр. с их автоматической нумерацией и формированием перекрестных ссылок. В результате можно подготовить документ любой сложности и объема. То есть Word представляет собой интеграцию текстового и графического редакторов, элементов электронных таблиц, гипертекстовой технологии.

Excel – табличный процессор – средство обработки любой экономической информации, если ее можно представить в табличном виде. Позволяет составлять отчеты самых разнообразных форм, наглядно представлять табличные данные в виде графиков, диаграмм. Позволяет вычислять аналитические данные. Он также представляет собой интеграцию элементов текстового и графического редакторов, гипертекстовой технологии.

Access – система управления базами данных – реализует реляционный подход к структурированию информации с ограниченным объемом, задаваемым емкостью оперативной памяти компьютера и двумерным представлением данных в виде строк и столбцов.

Access работает с теми же таблицами что и Excel, но при этом данные хранятся на внешних носителях информации и таблицы связаны между собой перекрестными гипертекстовыми ссылками. Здесь также наблюдается интеграция электронных таблиц, систем управления базами данных, графических редакторов и гипертекстовой технологии.

Access может использоваться для создания локальных баз данных, ведения личных каталогов по различным тематикам и т.д.

PowerPoint – подготовка презентаций лекций, докладов, иллюстративного материала, для визуального отображения основных тезисов текстового доклада. Подобные программы появились недавно и основаны на синтезе текстовых и графических редакторов с гипертекстовой и мультимедийной технологиями. С помощью Power Point можно подготовить слайды для выступления, графические заставки для видеофильмов и т.д.

Outlook Express – почтовая система и персональный диспетчер включает адресную книгу, дневник текущих записей, еженедельник для планирования деятельности, электронную почту и другие полезные функции. Здесь наблюдается конвергенция текстового процессора, электронной почты, систем индивидуального планирования заданий. Outlook можно использовать не только для планирования личной деятельности, но и для групповой. При работе в одной локальной сети с его помощью можно просмотреть расписание мероприятий сотрудников и автоматически выбрать наиболее удобное для всех время для проведения совместных мероприятий. При этом в каждом индивидуальном плане тут же появится уведомление об этом.

FrontPage – средство создания и поддержки Web-узлов. Web-узел – это набор специально оформленных Web-страниц, связанных между собой перекрестными гипертекстовыми ссылками. FrontPage позволяет приобрести навыки в освоение первых шагов Web-дизайна, создать как личный Web-узел, так и Web-узел для интернет.

Publisher – настольная издательская система выполняет многие функции Word (формирование содержания документа), но результатом ее работы является документ в виде высококачественного полиграфического издания :красочные буклеты, каталоги, пригласительные билеты, меню для званных приемов, поздравительные адреса и т.д.

PhotoDraw – редактор деловой графики и изображений позволяет создавать и редактировать качественные изображения: фото, презентации, дизайн Web-узла, печатных изделий и т.д.

В электронном офисе используется технология OLE, которая позволяет связывать объекты (программы, тексты, документы, рисунки, таблицы и т.д.), созданные разными приложениями в единый документ.

Корпорация Microsoft создала протокол OLE (Object Linking and Embedding – привязка и встраивание объектов), позволяющий объединять документы (фрагменты), созданные в разных приложениях. Протокол предлагает большое число возможностей, которые реализуются быстро и максимально дружественно, так как они доступны и операционной системе и приложениям в любой момент времени.

 

В результате этого, электронный офис осуществляет комплексную обработку документов, связанных с деятельностью организации или пред­приятия. Используемые здесь технологии опираются на базы данных, ин­формационные хранилища, электронные библиотеки. В перечень функций, выполняемых электронным офисом, входят:

·              учет и анализ корреспонденции;

·              учет кадров и ведение бухгалтерии;

·              составление и отслеживание договоров;

·              обслуживание производства заказов, сбыта продукции;

·              выполнение экспертиз и проведение консультаций;

·              анализ и разработка предложений по ликвидации узких мест;

·              проведение баланса и оценок работы;

·              ревизия отчетности;

·              ведение электронных картотек.

 

Широкое распространение в электронных офисах получают службы экспертиз и консультативные службы. Они включают анализ и контроль за деятельностью (ревизия отчетности, баланс, оценка работы). Задачей электронных картотек является хранение, каталогизация, и поиск докумен­тов. Календарное планирование предоставляет возможность составления планов проведения мероприятий. Важным процессом, выполняемым в электронном офисе, является обработка изображений, от простых гистограмм до сложных географиче­ских карт и технических чертежей. Программное обеспечение компьютер­ной графики позволяет осуществлять всевозможную обработку докумен­тов.

 

В электронных офисах широко используется служба обработки тек­стов. Она позволяет форматировать, редактировать, запоминать и распеча­тывать документы. Служба тесно связана с электронной почтой. Сообще­ния, пересылаемые по этой почте, создаются и редактируются благодаря программе-редактору. Полученные документы размещаются в специально создаваемых для этих целей базах данных. Все большую популярность по­лучают телеконференции. Методы анализа позволяют классифицировать документы по их содержанию. Эти же методы дают возможность разме­щать документы в запоминающих устройствах и осуществлять поиск нуж­ных документов.

 

Передача документов сотрудникам требует решения вопросов, ко­му, в какое время и что надо направлять. Чаще всего, необходим обмен информацией между сотрудниками, участвующими в решении общей зада­чи. Необходимо также наблюдение за сроками выполнения возникающих работ. Создание электронного офиса позволяет заменять компьютерами сотрудников, выполняющих монотонную и не требующую высокой квали­фикации работу (обработка корреспонденции, подготовка отчетов). По­степенно, по мере расширения функций, выполняемых электронным офи­сом, работа остальных сотрудников становится все более активной и твор­ческой.

 

Для электронного офиса разрабатывается и предлагается обширное программное обеспечение, которое решает множество задач, связанных с конторской деятельностью. В их число входит:

·         использование текстового и графического редактора;

·         работа с электронными таблицами;

·         применение систем управления базами данных и информацион­ными хранилищами;

·         использование программ подготовки презентаций.

 

Особо важную роль в электронном офисе имеет система управления документами предприятия либо организации. Она обеспечивает работу со всей информацией, связанной с деятельностью юридических лиц. Необхо­димость в использовании этой системы связана с тем, что документы, хра­нящиеся в базах данных общества, содержат много ценного, выявляемого лишь при комплексной их обработке. Этой цели отвечает система, обеспечивающая управление документами, т.е. способная созда­вать, хранить, искать, извлекать, редактировать и рассылать документы. Главная обязанность этой системы – поиск и индексирование докумен­тов, что позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние. Важно также знать, кто пользуется документами в любой мо­мент времени.

 

Основными функциями системы являются:

·              прием, регистрация и учет документов;

·              упорядочение и классификация документов;

·              обработка документов;

·              дописывание комментариев к документам;

·              поиск документов по названиям разделов, ключевым словам, синони­мам, словам с похожим написанием;

·              создание личных библиотек документов;

·              изменение конфигурации документов;

·              контроль версий документов при их модификации;

·              предоставление возможности удаленного доступа к документам не зави­симо от места их хранения;

·              управление информацией;

·              обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;

·              пересылка и рассылка документов;

·              администрирование учета и архивирования данных.

 

Ядром системы является комплекс прикладных программ, включая информационное хранилище, расположенных на сервере. Специальные программы обеспечивают удобный интерфейс пользователя с ядром. Тре­тий элемент структуры системы – средство индексирования документов, их поиска, размещенное в файл-сервере. Здесь регистрируются места хране­ния документов. Последние могут находиться в любых объектах сети.