12.6. Організація та контроль виконання рішень

Організація виконання рішень - це специфічна діяльність керівника, яка завершує управлінський цикл. У процесі організації виконання рішення він зіштовхується ^чз реальною ситуацією, яка найчастіше відрізняється від ідеальної.

Слід враховувати, що керівник організовує не свою власну діяльність, а працю інших людей, тому організацію виконання рішень також слід організовувати. Завдання полягає в оптимальній побудові структури комунікації управлінських працівників і виконавців. У зв'язку з цим можна виділити комунікації, які най­частіше зустрічаються в організації: ланцюжкову, багато- зв'язкову, зіркову, ієрархічну.

За ланцюжкової структури комунікації рішення, яке передається з одного кінця в інший, стає відомим усім виконав­цями всіма обговорюється. Всі зв'язки в такій комунікації однакові, а командний стиль керівника відсутній. Така структура взаємовідно­син розпадається, якщо порушується зв'язок між двома учасни­ками комунікації.

За багатозв'язкової структури комунікації всі її учасники пов'язані між собою. Вона відзначається достатньою стійкістю і швидкістю передачі інформації. Відношення командування яскраво виражені. В практиці управління вона найчастіше зустрічається на рівні первинного колективу.

За зіркової структури комунікації яскраво виявляється «комутатор-керівник», через якого передаються всі завдання. Всі зв'язки зосереджуються на керівникові. Стійкість і швидкість передачі інформації невисокі.

Для ієрархічної структури комунікації характерні яскраво виражені командні відносини. Проміжні ланки одночасно є підлеглими і командними.

Організаційно-управлінські рішення оформлюють у вигляді наказу або розпорядження, після чого вони набувають сили. Однак велика кількість рішень мігрує в організації у вигляді усних розпо­ряджень, завдань, побажань та інших керуючих директив. Головне завдання менеджера полягає в тому, щоб організувати виконання такого рішення, забезпечити координацію і контроль виконання.

Таким чином, організація виконання рішень немислима без контролю. Контроль виконання рішень є завершальною стадією управлінського циклу. Він набуває форми зворотного зв'язку, за допомогою якого можна одержати інформацію про виконання рішення, досягти мети, що її намітила організація.

Головне призначення контролю полягає у своєчасному виявленні можливих відхилень від заданої програми реалізації рішення, а також у своєчасному прийнятті заходів щодо їх ліквідації.

За допомогою контролю не тільки виявляються відхилення від завдань, сформульованих у рішенням, але й визначаються причини Цих відхилень.

«

Методи реалізації рішень повинні бути такими, які можна за­стосувати на практиці.

Другою вимогою с економічність рішень. Ефект повинен бути більшим, ніж затрати, пов'язані з їх реалізацією.

Методи реалізації рішень повинні бути точними. Вони мають забезпечувати відповідність одержаного результату тому, якого очікували.

Методи реалізації рішень повинні бути надійними, не допускати значних помилок і не створювати ситуацій з підвищеним ризиком.

Успіх у справі вирішення проблем зумовлений впливом трьох груп факторів: організаційних, матеріальних і особистих. До ор­ганізаційних факторів відносять, насамперед, здатність організації своєчасно перебудуватися для вирішення проблеми у відповід­ності до умов, які змінилися.

Другий фактор - це своєчасність виявлення проблеми і на­явність необхідного запасу часу для виходу з ситуації, яка склалася.

Третій фактор - це можливі наслідки. Якщо прогноз сприят­ливий, то виконавці будуть працювати з піднесенням, а якщо не­сприятливий - неохоче. У першому випадку результат буде більший від очікуваного, а в другому - гірший.

На ефективність реалізації рішення впливає надійність ор­ганізації, її стабільність у відношенні до різноманітних перешкод, які можуть створити відхилення від наміченого шляху.

До матеріальних факторів відносять наявність необхідних для цього ресурсів - природних, технологічних, інформаційних тощо та можливість вільного маневрування ними.

Особисті фактори - це необхідний рівень кваліфікації знань і досвіду співробітників, які займаються вирішенням проблем, ступінь розуміння рішень, очікувана винагорода у випадку успіху, або, навпаки, побоювання можливого покарання за невдачу, загаль­ний морально-психологічний клімат в організації.

Контрольні запитання та завдання

1. Що такс рішення? Дайте визначення управлінському рішен­ню?

2. Назвіть стадії процесу розробки та прийняття рішення.

3. За якими ознаками класифікують управлінські рішення?

4. Класифікація управлінських рішень за професором Завадсь- ким И.С.

5. Назвіть вимоги до управлінських рішень.

6. Охарактеризуйте основні підходи до прийняття управлінсь­ких рішень.

7. Класичний підхід до прийняття управлінських рішень.

8. Назвіть шість кроків у процесі прийняття рішень.

9. Як правильно реалізувати альтернативу?

10. Що означає часовий принцип Каретто?

11. Техніка та застосування аналізу АБВ.

12. Які ви знаєте допоміжні критерії для прийняття рішень щодо завдань категорії А?

13. Принцип Ейзенхауера.

14. Методи прийняття рішень-моделювання.

15. Дерево рішень.

16. Охарактеризуйте типи умов при прийнятті рішень.

17. Основні групи методів прийняття управлінських рішень.

18. Види комунікацій, які зустрічаються в організації.

19. Контроль виконання рішень.

Тести

1. Середовище прийняття рішення включає в себе:

а) визначеність та невизначеність;

б) ризик;

в) зовнішнє та внутрішнє середовище фірми;

г) ринок та конкурентне середовище.

2. Управлінське рішення - це\

а) сукупний результат творчого процесу (суб'єкта) і дій колек­тиву (об'єкта управління) з вирішення конкретної ситуації, яка виникла у зв'язку з функціонуванням системи;

б) вольовий акт керівника та спеціалістів;

■33 Основи менеджменту

в) імовірність виконання певних дій згідно рішення керівника.

3. Управлінське рішення - це:

а) економічний акт;

б) юридичний акт;

в) соціальний акт.

4. Оптимізація рішення - це:

а) економічне обгрунтування вибраного рішення;

б) аналіз і обстеження за результатами рішення;

в) процес перегляду більшості факторів, що впливають на результат. .>

5. Під управлінським рішенням розуміють:

а) зміст процесу управління;

б) результат управлінської праці;

в) програми дій з усунення ситуації;

г) таорчий акт дії суб'єкта управління на об'єкт.

6. Успішне прийняття рішень базується на таких умовах, як:

а) права, повноваження;

б) обов'язковості, компетентності;

в) відповідальності;

г) на всіх вище згаданих умовах.

7. При прийнятті рішень важливо враховувати такі фактори:

а) особисті якості і поведінка менеджера та середовище прийняття рішення;

б) інформаційні обмеження і взаємозалежність рішень, очікуван­ня можливих негативних наслідків;

в) можливість застосування сучасних технічних засобів, наяв­ність ефективних комунікацій, відповідність структури управ­ління цілям та місії організації;

г) всі вище згадані фактори.

8. При прийнятті якого рішення люди зосереджуються на власному почутті того, що їх вибір правильний:

а) того, що ґрунтується на судженні; .6) інтуїтивного; в) раціонального.

9. Загальні управлінські рішення мають право приймати:

а) лише лінійні керівники;

б) лише функціональні керівники;

в) дивізійні керівники;

г) лінійні та функціональні.

10. Автори яких рішень легко генерують ідеї у великій кількості, але не в змозі їх потрібним чином перевірити, уточ­нити, оцінити:

а) інертні;

б) обережні;

в) імпульсивні.

11. Перший крок на шляху прийняття рішення проблеми:

а) виявлення альтернатив;

б) формування меж і критеріїв для прийняття рішення;

в) оцінка альтернатив;

г) виявлення проблемної ситуації.

12. Управлінське рішення виконує роль засобів досягнення цілей, поставлених перед:

а) керівником;

б) підприємством;

в) колективом.

13. Прогнозування управлінських рішень найбільїи тісно пов'я­зано з:

а) організацією;

б) плануванням;

в) контролем.

14. За способом обгрунтованості рішення поділяються на:

а) інтуїтивні, які базуються на судженнях, та раціональні;

б) перспективні та поточні;

в) формалізовані та евристичні;

г) організаційні запропоновані й організаційні компромісні.

15. Наявність мінімальної, але достатньої для оцінки ситуації і прийняття рішення, кількості інформації відповідає вимогам:

а) повноти;

б) точності;

в) періодичності й оперативності;

г) корисності;

д) доступності.

16. Організаційне рішення - вибір, який повинен зробити:

а) керівник;

б) колектив;

в) і керівник, і колектив.

17. Рішення — це:

а) функція менеджменту;

б) вибір альтернативи;

в) аналіз ситуації.

18. Аналіз, прогнозування, моделювання - це:

а) методи оптимізації рішення;

б) способи вибору альтернативи;

в) основи логічного моделювання.

19. Яке рішення ефективне із усіх альтернативних варіантів:

а) раціональне;

б) оптимальне;

в) логічне.

20. У прийнятті управлінського рішення інтуїція, судження, раціональність:

а) заважає;

б) присутні;

в) не потрібні.

21 .Інтуїтивне рішення - це:

а) одне з рішень, яке більш за все сподобалося керівнику;

б) вибір зроблений тільки на основі почуття того, що рішення правильне;

в) немає правильної відповіді.

22. Автори яких рішень не потребують ретельного обґрунту­вання своїх гіпотез і, якщо впевнені в собі, можуть не злякатися будь-яких небезпек:

а) врівноважені;

б) імпульсивні;

в) раціональні;

г) ризикові.

Ситуації № 1

На підприємство заплановано завести нові верстати. Ви зібрали осіб, які відповідальні за виробничий сектор, для обгово­рення, які поставити верстати: вироблені компанією "К", чи ті, що пропонує фірма "С". Оскільки і в тій, і в іншій думці є резон, то не так просто прийняти рішення. Ви знаєте, що право остаточного рішення належить вам.

Як правильно повинен вчинити керівник? Обгрунтуйте відповідь.

№ 2

Пан Анатолій відповідає у відділі закупівель металургійного заводу за своєчасне постачання залізної руди.

На заводі чекають надходження партії руди із Туреччини, яка в Іллічівську повинна перевантажитися на судно внутрішнього флоту. Проте рух судів морем та каналами дуже інтенсивний у даний час року через сильне заледеніння.

У п'ятницю ввечері пан Анатолій прослуховує повідомлення про погоду, де мова ведеться про майбутнє посилення морозів. Тобто потрібно розраховувати на подальшу затримку просування каналами, можливо, навіть на зупинку суден.

У суботу вранці він іде на завод і по телефону дає розпо­рядження про перехід фрахту із Іллічівська на дорожчий залізничний шлях.

Запитання:

1. Які альтернативні варіанти були у пана Анатолія?

2. Чи правильно він вчинив? Чи є його рішення ризикованим?

3. Чи перевищив пан Анатолій свої повноваження та чому?

4. Чи повинен він нести відповідальність, якщо його думки про зупинку судоходів були невиправданими?

5. Чи повинен був пан Анатолій узгоджувати своє рішення з керівництвом?

№3

У галузі менеджменту особливу роль грає прийняття правиль­них управлінських рішень, оскільки від цього залежить успіх у бізнесі. На практиці зустрічаються наступні варіанти:

• керівник приймає рішення та повідомляє результат підлег­лим, якщо це необхідно;

• керівник приймає рішення та повідомляє, чому він його прийняв;

• керівник приймає рішення, але при цьому цікавиться думками підлеглих, зацікавлює їх проблемою, отримуючи таким чином можливість перевіряти рішення та у випадку необхідності - вносити зміни;

• керівник приймає рішення та подає його групі на доробку;

• керівник викладає суть проблеми, запитує, які будуть пропо­зиції, і, вислуховуючи їх, приймає рішення;

• керівник викладає проблему та просить групу прийняти рішення, залишаючи за собою право вибору та затвердження варіанту;

• керівник викладає проблему та приймає рішення групи.

Який із запропонованих варіантів Ви вважаєте найкращим?

Обґрунтуйте свою позицію.

№4

Серед способів прийняття управлінських рішень виділяється «Принцип Парето». Суть принципу, сформульованого італійським економістом Вільфредо Парето, полягає в тому, що всередині будь-якої групи або великій кількості груп окремі малі її частини виявляють набагато більшу значимість, ніж це відповідає їх питомій вазі в групі. Наприклад: *

• 20% клієнтів (товарів) дають 80% обороту або прибутку;

• 80% клієнтів (товарів) приносять 20% обороту або прибутку;

• 20% помилок обумовлюють 80% втрат;

• 80% помилок обумовлюють 20% втрат;

• 20% вихідних продуктів визначають 80% вартості готового виробу;

• 80% вихідних продуктів визначають 20% вартості готового виробу.

Тому у зв'язку з принципом Парето зазначають "відповідність 80:20".

У процесі роботи менеджера за перші 20% часу, що використовується, досягається 80% результату, решта 80% затраченого часу приносять лише 20% загального підсумку. Відповідно, менеджеру не доцільно братися спочатку за найлегші справи. Необхідно приступати до вирішення питань, виходячи з їх значення.

Запитання:

Які висновки для практичної роботи вітчизняного менеджера можна зробити, використовуючи принцип Парето? Обгрунтуйте свої пропозиції.

Рекомендована література

1. Абчук В.А. Директорський «хлеб»: Занимательно об управ­лений. - Л : Лениздат, 1991. - 208 с.

2. Андрушків Б.М., Кузьмін О.Є. Основи менеджменту. - Львів: Світ, 1995.-296 с.

3. Веснин В.Р. Основьі менеджмента: Учебник. - М.: Институт международного права и зкономики. - Из-во "Триада, ЛТД", 1996.-384 с.

4. Завадський Й.С. Менеджмент. -Т.1. - К.: УФІМБ, 1997. - 543с.

5. Зайверт Л. Ваше время - в Ваших руках. - М.: Зкономика, 1991.-232 с.

6. Кабушкин Н.И. Основи менеджмента. - Минск: БГЗУ, 1996.-284 с.

7. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основьі менедж­мента. - М.: Дело, 1992. - 702 с.

8. Осовська Г.В. Основи менеджменту: Курс лекцій. Навчальний посібник для студентів спеціальності 7.050201 «Менеджмент організацій». - Житомир: ЖІТІ, 1998. - 600 с.

9. Осовська Г.В. Основи менеджменту: Навч. посібник, для студентів вищих навчальних закладів. - К: «Кондор», 2003. - 556 с.

10. Хміль Ф.І. Менеджмент: Підручник. - К: Вища школа, 1995.-351 с.