Практичне заняття №2
Побудова табличної бази даних (на прикладі співробітників)
Бази даних як спосіб зберігання і обробки різної інформації відіграють в даний час величезну роль. У базах даних зберігають відомості про клієнтів, замовлення, довідники адрес і телефонів, різного роду інформацію про магазини і пропоновані товари і т. д.
Така база даних зручна з наступних причин:
- Вона забезпечує зручний метод пошуку інформації про працівника (прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання, телефон, посада, дата народження, кількість дітей і т. д.);
- З її допомогою можна виконувати різного роду аналіз, наприклад, визначати структуру кадрів або причини їх плинності;
- Користуючись інформацією, яка зберігається в ній, можна швидко формувати посадові оклади, розраховувати суми відпускних, нараховувати зарплату і премії за вислугу років.
Для обліку даних про співробітників на підприємствах використовують найрізноманітніші методи. В одних організаціях існують журнали обліку, куди інформація вноситься вручну, в інших застосовуються класичні бази даних для обліку кадрів, в третіх використовуються СУБД Access. Але в більшості випадків на підприємствах облік даних про співробітників ведеться в електронних таблицях Excel.
Списки.
Аналогом простої бази даних в Excel служить список.
Список - це група рядків таблиці, що містить пов'язані дані. Відмінною особливістю списку є те, що кожен його стовпець містить однотипні дані, наприклад, перелік прізвищ, ціну за одиницю товару і т. д.
Якщо провести аналогію між списком і табличній базою даних, то стовпці списку є полями бази даних, а його рядки - записами. Вважається, що перший рядок списку є його заголовком і містить назви стовпців списку. Заголовок повинен мати на аркуші електронних таблиць горизонтальну орієнтацію (у нашому прикладі він розташовуватиметься в рядку 1). Заголовки застосовуються Excel при складанні звітів, а також при пошуку і організації даних.
Шрифт, розмір шрифту, вирівнювання та інші параметри форматування, присвоєні заголовкам стовпців списку, повинні відрізнятись від параметрів, призначених для рядків даних. Для відділення заголовка від розташованих нижче даних застосовувати порожні рядки не слід.
Формування заголовка списку
Припустимо, що перелік стовпців списку, який буде застосовуватись при створенні бази даних, набраний в текстовому редакторі Word (див. рис. 1.1).
ПРИМІТКА. Кількість стовпців списку обмежене тільки допустимою кількістю стовпців робочого листа Excel (тобто 256).
Рис. 2.1 Вікно текстового редактору із переліком стовбців списку
Перенесення даних з текстового редактора в електронні таблиці
Оскільки перелік полів табличній бази даних знаходиться в документі Word, треба перемістити його в електронні таблиці. Ось як можна швидко і без помилок виконати цю операцію:
1. Виділіть перелік у документі Word і скопіюйте його в буфер обміну.
2. Перейдіть в програму Excel (якщо вона запущена, то це можна здійснити за допомогою клавіш [Alt + Tab]).
3. Помістіть табличний курсор у будь-яку комірку робочого аркуша, розташовану під рядком 1 (в рядку 1 перебуватимуть імена полів табличній бази даних). Припустимо, ви обрали комірку А2.
4. Проведіть вставку тексту, що знаходиться в буфері обміну. В результаті заголовки будуть розташовані один під одним і займуть 14 комірок робочого аркуша.