- •Система управления базами данных ms Access
- •1. Общие сведения
- •2. Запуск программы
- •3. Главное окно ms Access
- •4. Окно базы данных
- •5. Этапы проектирования базы данных
- •6. Создание новой (пустой) базы данных
- •7. Создание таблицы
- •7.1. Определение структуры таблицы
- •7.1.1. Присвоение имен полям и выбор типа данных
- •7.1.2. Установка первичного ключа
- •7.1.3. Установка характеристик поля
- •7. 1.4. Добавление, удаление и перемещение полей
- •7.1.5. Сохранение структуры таблицы
- •7.2. Ввод записей
- •7.2.1. Переход на нужное поле или запись
- •7.2.2. Быстрый путь ввода данных
- •7.2.3. Сохранение данных
- •IV.7.2.4. Добавление и удаление записей
- •7.2.5. Вставка в запись рисунка или объекта
- •8. Работа с данными таблицы
- •8.1. Просмотр данных в виде формы
- •8.2. Добавление записей с помощью формы
- •8.3. Поиск и замена данных
- •8.4. Сортировка данных
- •8.5. Фильтрация данных
- •8.6. Удаление с экрана лишних данных
- •9. Фиксация столбцов
- •10. Создание простого отчета
- •11. Завершение работы ms Access
- •12. Установление связей между таблицами
- •13. Создание и открытие запроса
- •13.1. Запрос на выборку
- •13.1.1. Сортировка блоков данных в запросе
- •13.1.2. Запрос с параметром (параметрический запрос)
- •13.1.3. Вычисляемые поля в запросах
- •13.1.4. Итоговые запросы
- •13.2. Перекрестный запрос
- •13.3. Запрос на создание таблицы
- •13.4. Запрос на обновление
- •13.5. Запрос на добавление записей
- •13.6. Запрос на удаление записей
- •14. Создание форм и отчетов
- •14.1. Создание формы
- •14.1.1. Формы для связанных таблиц
- •14.2. Создание отчета
- •14.2.1. Создание почтовых наклеек
- •14.3. Создание элементов формы или отчета
- •14.4. Добавление вычисляемых выражений в формы и отчеты
- •15. Макросы
- •15.1. Создание макросов
- •15.2. Выполнение макросов
- •16. Обмен данными
- •16.1. Экспорт данных
- •16.2. Импорт данных
- •16.3. Связь с таблицами
- •Вопросы для самопроверки
- •Контрольные задания по теме «субд Microsoft Access»
15.2. Выполнение макросов
Существует несколько методов запуска макросов на выполнение:
Из окна База данных: дважды щелкните на имени макроса или выберите кнопку Запуск.
Из меню: в меню Сервис выберите команду Макрос > Запуск макроса и из раскрывающегося списка выберите нужный макрос (или введите его имя).
Из окна Макрос: щелкните на пиктограмме с восклицательным знаком (Запуск) или в меню Макрос выберите команду Запуск.
При помощи кнопки: добавьте в форму кнопку и назначьте ей макрос либо с помощью свойства Нажатие кнопки, либо путем выбора опций Разные и Запуск макроса в Мастере кнопок.
При открытии базы данных: для того, чтобы какой-либо макрос выполнялся автоматически при каждом новом открытии заданной базы данных, этот макрос необходимо сохранить под именем AutoExec.
Пример. Создание макроса
В начале каждого сеанса работы с базой данных приходится тратить дополнительное время на открытие необходимых объектов. Чтобы ускорить этот процесс: можно создать макрос, который открывает необходимые документы (например, таблицы, формы, запросы и т.д.) и размещает их на экране в определенном порядке.
1. Открыть окно базы данных, в которой надо создать макрос.
2. Перейти на вкладку Макросы и щелкнуть на кнопке Создать, вследствие чего откроется окно конструктора макроса.
3. Задать команду Окно > Слева направо, чтобы на экране отображались и окно базы данных, в которой создается макрос, и окно макроса.
4. В окне базы данных перейти на вкладку Таблицы.
5. Установить курсор на имя одной из таблиц базы данных и перетащить с помощью мыши в окно макроса и разместить в первой ячейке столбца «Макрокоманда». В поле появится макрокоманда Открыть Таблицу. Таким образом, в макрос включается операция — открытие таблицы.
6. В столбец «Примечание» той же строки ввести такой текст: «Открытие таблицы (указать имя таблицы)».
7. С помощью клавиши <Enter> или курсора мыши перейти во вторую строку столбца «Макрокоманда».
8. С помощью курсора мыши перетащить вторую таблицу в окно макроса и разместить во второй ячейке столбца «Макрокоманда».
9. В столбец «Примечание» той же строки ввести текст, поясняющий ваши действия.
10. В окне базы данных перейти на вкладку Формы.
11. С помощью курсора мыши перетащить одну из форм в окно макроса. В поле появится макрокоманда Открыть Форму*. Таким образом, в макрос включается еще одна операция — открытие формы.
12. В столбец «Примечание» той же строки ввести такой текст: «Открытие формы» и т.д.
13. Повторить эти действия для всех объектов, которые должны быть открыты.
* Access автоматически распознает, о каком объекте идет речь, и выбирает соответствующую макрокоманду: Открыть Форму для формы или Открыть Таблицу для таблицы.
14. Щелкнуть в следующей свободной ячейке столбца «Макрокоманда» и открыть список доступных макрокоманд. Выбрать Выполнить команду.
В области Аргументы макрокоманды активизировать поле Команда и выбрать в списке элемент Tile Vertically. Таким образом, в макрокоманду будет включена операция разделения экрана в случае открытия нескольких окон.
Вызовите команду Файл >• Сохранить и сохраните макрос под именем «Размещение_на_экране».
Запуск макроса
Запуск макроса можно осуществить следующими способами:
• щелкнуть на кнопке Запуск (на ней изображен восклицательный знак);
• задать команду Сервис > Макрос > Запуск макроса (имя макроса);
• открыть вкладку Макросы, установить курсор имя нужного макроса и щелкнуть на кнопке Запуск.
После запуска созданного вами макроса «Размещение» на экране будут загружены и размещены должным образом все отмеченные в макросе объекты базы данных. На рис. IV.8 приведен пример размещения объектов с помощью макроса.
Рис. IV.8. Пример размещения объектов в окне базы данных