Шаг 9. Разработка и принятие плана проекта.
Результаты планирования проекта должны быть задокументированы и представлены для утверждения.
Разработка, документирование и согласование плана проекта направлены на достижение следующих основных целей:
обеспечение понимания и одобрения целей проекта и средств их достижения;
обеспечение назначения требуемых ресурсов (времени, денег, штата) на проект;
обеспечение основания для оценки и отображения прогресса достижения целей и результатов проекта;
обеспечение основания для контроля внедрения изменений.
Задокументированные результаты реализации предыдущих шагов планирования ложатся в основу итогового плана.
В общем случае в итоговый план включаются дополнительные разделы:
предистория инициации проекта;
ссылки на внешние документы;
документы, регламентирующие порядок взаимодействия участников проекта, подготовку и анализ проектной отчетности и пр.;
ограничения, риски и неопределенности проекта;
процесс решения проблем.
Информация, содержащаяся в итоговом плане, должна быть представлена в форме, удобной для рассмотрения руководством организации и участниками проекта. Любые вопросы, требующие дальнейших исследований, по возможности должны быть решены до утверждения плана. Руководство должно согласиться и одобрить соглашения по ресурсам, вехам и ключевым рискам проекта, а также процедурам управления рисками. Любые согласованные изменения должны быть задокументированы.
Вопрос 4. Современные системы управления проектами
Изначально системы управления проектами системы (Project and Portfolio Management, PPM, либо Enterprise Project Management, EPM) использовались для реализации сверхсложных проектов в области строительства, производства, авиакосмических разработок, в военной сфере, для чего применялись мэйнфреймы, способные справиться с учётом тысяч переменных. В 80-х и 90-х годах XX столетия с распространением и быстрым развитием персональных компьютеров соответствующие программные системы стали активно переноситься на новую платформу, и в настоящее время львиная их доля работает именно на настольных компьютерах.
В процессе развития PPM-систем были выделены три основные категории пользователей: менеджеры высшего звена, администраторы проектов и линейные сотрудники. Первой категории требуется хорошая визуализация проекта, возможность получать наглядно представленные агрегированные данные, средства общего планирования. Вторую категорию интересуют средства временнoго, ресурсного, стоимостного планирования и анализа рисков, возможности организации эффективного документооборота, средства контроля хода проекта и оперативного управления, возможности по заданию необходимой степени детализации отображения проекта. Для линейного персонала важны простота, понятность и наглядность процедур ввода тактических данных и оформления первичных документов. Соответственно, современные системы управления проектами содержат три вида модулей, ориентированных на указанные категории пользователей. С функциональной точки зрения в PPM-системах выделяют подсистемы календарного и финансового планирования, ведения бюджета проекта, анализа проекта и анализа рисков, обеспечения документооборота и интерактивного общения, доступа к данным и анализа данных, интерфейса с другими программными системами (в частности, ERP и PLM).
По реализации PPM-системы можно подразделить на встроенные и самостоятельные. Встроенные системы поставляются в составе ERP-решений, самостоятельные отдельно. Соответственно, предприятия, проводящие или завершившие внедрение ERP-системы, скорее всего, выберут первый тип PPM-систем. Те же, кто не обладает ERP-системой (а также более мелкие предприятия), будут склоняться к приобретению систем второго типа, которые, вообще говоря, предусматривают интеграцию и с ERP-системами.
Компьютерная система управления проектом обеспечивает доступ к информации минуя бюрократические и географические барьеры. Участники проекта смогут иметь доступ к проектной информации в режиме реального времени, даже если они находятся далеко друг от друга. Система позволяет получить общее представление обо всех проектах, которые имеются в портфеле проектов, наглядно отображает взаимосвязи между задачами, позволяет вовремя заметить проблемы. Средства визуального отображения позволяют организовать обмен информацией между членами проектной команды и клиентами.
Рынок программных продуктов для управления проектами растет и развивается. Системы все в большей степени ориентированы на Интернет. Такие системы позволяют обеспечить доступ к проектной документации для всех членов команды в режиме реального времени. В будущем все больше организаций будут использовать программные продукты. Ожидается, что в будущем системы от различных производителей будут все более похожи друг на друга. Это объяснятся тем, что базовая основа всех систем календарного планирования одна и та же. Кроме того, пользователи хотят видеть проектные данные в привычном и понятном им формате.
Задачи, для решения которых используются системы управления проектами:
разработка расписания исполнения проекта без учета ограниченности ресурсов;
разработка расписания исполнения проекта с учетом ограниченности ресурсов (leveling);
определение критического пути и резервов времени исполнения операций проекта;
определение потребности проекта в финансировании, материалах и оборудовании;
определение распределения во времени загрузки возобновляемых ресурсов;
анализ рисков и планирование расписания с учетом рисков;
учет исполнения проекта;
анализ отклонений хода работ от запланированного и прогнозирование основных параметров проекта.
На мировом рынке сегодня представлено более двадцати производителей СУП. Согласно данным Gartner (июнь 2005 года), в число лидеров входят Mercury, IBM RPM, Compuware, Primavera, Niku и PlanView. Претендентами на первенство в то же время являются Oracle Projects, SAP xRPM, Microsoft Project EPM и Lawson Software.
Источник: Gartner, 2005
Специалисты выделяют непрофессиональные (неспециализированные) и профессиональные (специализированные) системы управления проектами. К первому типу относят Microsoft Project (Microsoft), CA SuperProject (Computer Associates), Suretrak (Primavera), а ко второму - Artemis Project Views (Artemis International), Open Plan (Welcom Corp.), Primavera Project Planner (Primavera). С неспециализированными PPM-системами легче работать рядовому пользователю, информация в них представлена нагляднее, предусмотрены широкие возможности по агрегированию данных. В тоже время в них отсутствует функциональность, требующаяся в специальных областях (например, в строительстве, производстве, телекоммуникациях и т.п.), и здесь на первый план выходят профессиональные системы.
На украинском рынке PPM-систем представлены следующие продукты: Microsoft Project, Open Plan, Primavera, Spider Project, Project Expert и "1С-Рарус": Управление проектами (российской компании "1С-Рарус"). Точных данных о долях рынка, занимаемых этими продуктами, нет, однако известно, что Microsoft Project лидирует в области управления малыми проектами (до 100 работ), что вызвано как широкой функциональностью этого ПО, так и очень высокой степенью его интеграции с офисными и сетевыми решениями.