Глава 1. Основы бухгалтерского дела.
1.1. Сущность и содержание бухгалтерского дела.
В современных условиях хозяйствования оперативность и качество бухгалтерской информации во многом зависит от того, насколько рационально организован бухгалтерский учет на предприятии или в организации и насколько эффективно осуществляется деятельность бухгалтерских служб и специалистов в области бухгалтерского учета, составляющих основу содержания бухгалтерского дела.
Таким образом, решение перечисленных задач возможно только при условии изучения специалистами в области бухгалтерского учета базовых понятий, целей и задач бухгалтерского учета, овладения такими специалистами основными принципами и требованиями бухгалтерского учета, а также строения форм и методов учета – отражает сущность бухгалтерского дела.
При организации бухгалтерского дела следует учитывать развитие межхозяйственных связей между и зарубежными предприятиями, а также возможность привлечения средств зарубежных инвесторов. Это обусловливает необходимость организации бухгалтерского дела в соответствии с принципами, максимально приближенными к международным стандартам бухгалтерской отчетности.
В настоящее время развитие и совершенствование рыночных отношений обусловливает повышение требований к оперативности и качеству принимаемых управленческих решений. Основой для выработки таких решений являются данные о финансовом состоянии организации, размере и структуре активов, находящихся в распоряжении организации, а также о размере и состоянии собственного и заемного капитала. Эти данные формируются, обобщаются и группируются в процессе осуществления бухгалтерского дела. Таким образом, подсистема бухгалтерского дела является одной из обязательных и наиболее существенных подсистем информационной управленческой системы.
Бухгалтерская информация широко используется при проведении мероприятий экономического и финансового анализа, планирования деятельности хозяйствующих субъектов и прогнозирования их развития, контроля за количественными и качественными показателями предпринимательской или иной деятельности.
В настоящее время решение данных задач существенно осложняется проблемами становления и развития рыночных отношений и связанной с этим многоукладностью экономики.
Все это обусловливает создание широкой сети негосударственных структур и существенно меняет роль такого традиционного для всех учреждений, организаций и предприятий структурного подразделения, как бухгалтерия. Вместо простого учетного органа бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию предприятия и влияющих на развитие его хозяйственной деятельности.
Учетная политика любого предприятия независимо от форм собственности, грамотный анализ финансово-хозяйственной деятельности, взаимодействие с налоговыми службами – это принципиальные, ключевые моменты в работе любой негосударственной структуры, обладающей полной самостоятельностью и выживающей в условиях острой конкурентной борьбы.
Значимость данного структурного подразделения требует постоянного совершенствования организации и деятельности бухгалтерии, улучшения ее кадрового состава, внедрения, прогрессивных информационных технологий обработки экономической информации.
Важным направлениям улучшения работы любой бухгалтерии является совершенствование организации и ведения делопроизводства – как метода бухгалтерского дела.
Элементами метода бухгалтерского дела являются многочисленные виды документов (финансовых, расчетно-денежных, первичных учетных, отчетно-статистических, организационно-распорядительных) – «продукты» труда работников бухгалтерии, отражающие жизнеспособность предприятия и перспективы его дальнейшего существования.
Таким образом, деятельность бухгалтерской службы по сбору регистрации, обобщении информации обо всех хозяйственных операциях на предприятии в специально разработанных и оформленных бухгалтерских документах, а также организация их движения, учета и хранения – составляет сущность бухгалтерского дела.
Ведение бухгалтерского дела означает, что каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в письменной форме. Отсутствие документа означает, что экономическое событие не имело места.
Бухгалтерское дело обязаны вести все организации, находящиеся на территории Российской Федерации, а также филиалы и представительства иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации.
Основными задачами при организации бухгалтерского дела являются:
•формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности;
•обеспечение информацией для контроля за соблюдением законодательства РФ при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью;
•предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявления внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.
В сферу бухгалтерского дела включаются:
Прием, регистрация входящей и исходящей корреспонденции и ее отправка.
Прием документов на рассмотрение и подписание администрацией.
Распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения и ознакомления сотрудников с директивными актами.
Учет стадий прохождения исполнения документов с обеспечением их сохранности.
Сдача дел в архив и обеспечения их хранения.
Часть бухгалтерского дела, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Особое место среди документов бухгалтерии занимает немногочисленная, но исключительно важная для этого подразделения организационно-распорядительная документация, обеспечивающая как организацию работы бухгалтерии (положение о бухгалтерии, должностные инструкции сотрудникам бухгалтерии), так и нормативно-правовую основу многих финансовых и расчетно-денежных операций (приказы и распоряжения по основной деятельности, гарантийные письма, акты ревизий, протоколы заседаний и т.д.). Правильное составление и оформление этих документов в соответствии с действующими нормативами – один из важнейших элементов бухгалтерского дела.
Другой существенной стороной организации ведения бухгалтерского дела является систематизация и хранение всех образующихся в бухгалтерии документов, необходимых впоследствии не только для анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия, но и для предъявления этих документов при аудиторской проверке, а также сдачи на хранение в установленном порядке в ведомственные и государственные архивы.
Ведение специфической бухгалтерской документации (ее составление, оформление, типовые формы и пр.) детально описано в нормативных актах Минфина, Государственной налоговой службы, Центробанка РФ.
Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия.
Принципиально важным для решения вопросов взаимодействия предприятий с архивными учреждениями являются «Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах» и «Положение об Архивном фонде РФ», утвержденные Указом Президента РФ от 17.03.1994г. № 552.
В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях. Предусмотрен штраф до семидесяти минимальных окладов за утрату дел постоянного и долговременного хранения (гибель документов, незаконное их уничтожение), за оставление архивов в бесхозном неучтённом состоянии; до тридцати пяти минимальных окладов - за необоснованный отказ от передачи документов в государственный архив; до двадцати восьми минимальных окладов - за несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного хранения (проведение экспертизы ценности документов, их научно-техническая обработка, составление описей дел).
Помочь бухгалтеру избежать негативных моментов при общении с любыми контролирующими органами (налоговая инспекция, архивная служба, аудит) и призвано правильное ведение бухгалтерского дела.