4. Правила оформлення сторінки, рубрикація тексту, правила оформлення заголовків, виділення окремих частин тексту

1. Текст належить до основних реквізитів документа. Він має бути стислим, конкретним, об’єктивним, юридично бездоганним.

Текст оформляють у вигляді: складного тексту; анкети; таблиці; поєднання цих форм.

Текст поділяють на абзаци – пов’язані за змістом частини тексту від одного відступу до іншого. Доцільно, щоб кількість речень в абзацах не перевищувала чотирьох-п'яти.

Текст службових документів складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині викладають підстави для виготовлення документа, в основній – рішення, розпорядження, висновки, пропозиції, прохання.

Якщо документ створюється на підставі іншого документа, то це зазначають, наприклад: «Відповідно до Указу Президента України від 12.09.2012 № 123 «Про...».

Якщо текст документа має великий обсяг або містить кілька рішень, висновків, то його слід поділяти на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Крапка між номером і назвою, а також у кінці назви не ставиться, наприклад:

1 Назва розділу

1.1 Назва підрозділу

1.1.1 Назва пункту

1.1.1.1 Назва підпункту

Абзаци всередині пунктів не нумерують.

Текст, що містить словесну чи цифрову характеристику одного об’єкта за низкою ознак, оформлюють у вигляді анкети, яка має постійну та змінну інформацію. До постійної інформації належить перелік ознак, наведений у певній послідовності, а до змінної – конкретна характеристика цих ознак.

Текст, який становить зразок, що його часто наслідують, оформляють у вигляді трафарету. У трафаретних документах постійну основу тексту виготовляють друкарським способом або за допомогою ПК, а змінну – вписують від руки або вдруковують.

Цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць.

2. Оформлення сторінки

Для зручності користування документом і його обробки з усіх боків сторінки залишаються вільні місця – береги (поля). Берег із лівого боку – 35 мм, він використовується для резолюцій та інших позначок, а також дає можливість вільно читати текст підшитого до справи документа. Праворуч залишається берег не менше 8 мм – це зберігає текст від пошкоджень.

Берег верхнього краю сторінки – 20 мм. На ньому розміщуються відмітки діловода.

Берег нижнього краю сторінки не повинен бути меншим ніж 19 мм для аркушів формату А4 (210 х 297 мм), для аркушів формату А5 (148 х 210 мм) – 16 мм.

Якщо текст документа займає більше, ніж один аркуш паперу, то на наступний аркуш не можна переносити самі підписи. Окрім них там має бути не менше двох рядків тексту.

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, а друга й наступні сторінки друкуються на чистих аркушах паперу. Аркуші повинні мати той самий розмір і папір того ж самого ґатунку, що й папір, на якому надруковано бланк.

Нумерація сторінок. У документах, які оформляються на двох і більше аркушах паперу не нумерується тільки перший аркуш, решта нумеруються.

При вміщенні документа на одному боці аркуша номери проставляються посередині верхнього берега на відстані не менше 10 мм від верхнього краю арабськими цифрами без слова «сторінка» та пунктуаційних знаків (неправильно: - 5 - , 10.).

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються в правому верхньому кутку, парні – у лівому верхньому кутку аркуша.