Контроль виконавчої дисципліни.
Видача і контроль присутності на робочому місці безконтактними картка.
Облік робочого часу.
Контроль недоторканності об’єктів, документів і цінностей, що охороняються.
Розмежування і контроль доступу у приміщення або до технічних об’єктів.
Організація контролю за виконанням документів здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в центральних і місцевих органах виконавчої влади і Регламенту роботи відповідного органу. Передумови успішного контролю закладаються на стадії розробки документів: актів законодавства, програм, постанов, наказів тощо. Кожен документ повинен відповідати чинному законодавству України, містити чіткі установки й завдання, визначити конкретні строки та осіб, відповідальних за виконання. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію або спеціально створену контрольну службу. У нечисленних органах, а також у структурних підрозділах апарату такий контроль здійснюється посадовою особою, відповідальною за діловодство. Що зазначається у її посадовій інструкції.
Технологія організації контролю.
Найбільш поширеною помилкою недосвідченого менеджера є упевненість в тому, що прийняте ним рішення буде виконано підпорядкованими автоматично, без особливих зусиль з його боку. Управлінське рішення може залишитися нереалізованим, якщо менеджер не здійснить деяку організаційну роботу, не вдасться до реалізації таких управлінських функцій, як регулювання і контроль дії працівників підприємства. Досвілчені, ефективно працюючі менеджери вже на стадії вироблення рішення ставлять перед собою наступні організаційні питання:
Хто з підлеглих реалізовуватиме дане управлінське рішення?
Який рівень кваліфікації працівника, який реалізовуватиме дане управлінське рішення?.
Наскільки дане управлінське рішення відповідає кваліфікації працівника, який буде його здійснювати?
Чи є ресурси для виконання даного управлінського. рішення і в якому об'ємі?
Будь-яке прийняте управлінське рішення перш за все розчленовується на окремі фрагменти, які визначають вміст завдань конкретним підлеглим і структурним підрозділам підприємства. Потім слідує дуже відповідальний етап в діяльності менеджера — доведення завдання до підлеглих, або інструктаж. На цьому етапі діяльності менеджер повинен відповісти на низку запитань:
1. Хто? - Кто виконуватиме рішення, наскільки вибір конкретного працівника для виконання даного завдання обґрунтований, чи під силу йому завдання і тому подібне
2. Що? - Що з себе представлятиме детально розроблене завдання працівникові або групі працівників.
3. Чому? - Чому саме ці люди виконуватимуть рішення. Необхідно показати їм його значущість для підприємства. Потрібно викликати інтерес до нього і визначити відповідну мотивацію.
4. Коли ? - Коли і в який термін має бути виконане завдання і з яким результатом.
5. Як і яким чином? - Як підлеглі повинні працювати над виконання рішення, які повинні використовувати способи і методи роботи, хто і кому повинен надавати підтримку.
6. Де? - Де працівник повинен виконувати завдання — в рамках свого підприємства або у контакті з представниками інших фірм і організацій, в чому змістовно повинна полягати взаємодія з ними.
Перед контролем зазвичай ставляться наступні цілі:
своєчасно і повно розкрити промахи, помилки і недоліки в роботі підлеглих осіб і структурних підрозділів;
намітити дороги усунення недоліків і за допомогою інструктажу, показу, особистого прикладу і вчення працівників надати їм реальну практичну допомогу;
узагальнити і розповсюдити передовий досвід роботи, показати можливості прогресивних методів для вдосконалення діяльності і системи управління.