Лабораторная работа №1. Создание базы данных в Microsoft Excel.

← Структура списка данных

Специальные требования и особенности планирования, разработки, форматирования списков данных диктуются возможностью автоматизации дальнейшего анализа данных.

1.2. Планирование списка

1. Анализ предметной области, к которой принадлежат данные

2. Анализ целей, для которых создается список данных

3. Определение состава необходимых данных

4. Разделение их по соответствующим категориям (ПОЛЯМ),

5. Присвоение имен полям списка. Присваивайте полям короткие имена, каждое имя должно быть уникальным,

6. Построение эскиза списка.

1.3. Разработка списка

Требование: один список Excel должен находиться на одном листе. Не «приклеивать» таблицу с данными к верхней и левой границе рабочей области листа !

1. Присвоить новое имя листу, содержащему список (Сотрудники).

2. Согласно эскизу списка составить таблицу, включая наименования заголовков и 2-3 строки записей. Будем предполагать, что сотрудник может занимать только одну должность.

Таблица должна содержать следующие столбцы: Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Город, Дата рождения, Обращение, Дата устройства на работу.

Закрепление областей.

Закрепление областей применяется для удобства перемещения по большому пространству диапазона данных, не помещающихся целиком на экране монитора.

При этом желаемая верхняя и левая часть листа сохраняют неизменное положение.

Оценить ВЕРХНЮЮ и ЛЕВУЮ область листа, которую желаете неизменно видеть на экране (например, на рис. это строчки 1-4 и столбцы A-B).

- Выделите мышью угловую ячейку, примыкающую к ним (для данного примера С5).

- Выполните команду меню: Окно / закрепить области

- Снять закрепление можно в любой момент этой же командой.

3. Не оставляйте пустых записей (строк) и пустых полей (столбцов) ВНУТРИ списка.

4. Не используйте лишние пробелы перед данными.

5. Опечатки в данных приведут к неверному анализу данных.

6. При создании формул, которые ссылаются на данные расположенные вне списка используйте абсолютные ссылки; адреса ячеек внутри списка могут быть относительными.

7. Занести нескольких (4-5) пробных записей.

8. Выполнить форматирование списка.

1.4. Форматирование списка

1. Прямоугольная область списка (включая строку заголовков полей) должна иметь пустые (без данных, без заливки, без обрамлений) строки сверху, снизу, справа, слева.

2. Сначала необходимо присвоить форматирование записям списка, затем присвоить форматирование заголовкам полей.

3. Желательно, чтобы записи имели одинаковое форматирование внешнего вида (возможны не значительные отличия).

4. Данные столбца списка (не включая заголовок поля) должны иметь одинаковый тип, и соответственно, одинаковый формат представления числа, текста, даты и пр.

5. Заголовки полей должны иметь такое форматирование, чтобы оно отличалось от записей списка.

6. Заголовки полей должны иметь тип ТЕКСТ.

Создание списка с помощью формы.

Построить аккуратный список можно за три шага:

Сформируйте заглавную строку. В каждом столбце этой строки введите название соответствующего поля записи.

Щелкните на любой из ячеек заглавной строки, а затем из меню Date (Данные) выберите команду Form (Форма). На экране появится диалоговое окно, содержащее поля, названия и количество которых соответствует созданным заголовкам столбцов.

Вводите данные в каждую графу диалогового окна. Для перехода из графы в графу можно пользоваться клавишей Tab. Закончив ввод, щелкните на кнопке New (Добавить). Данные из граф диалогового окна будут помещены в соответствующие поля записи списка. После этого можно вводить следующую запись. Затем снова щелчок на кнопке New (Добавить) - и еще одна запись помещена в список.

В диалоговом окне Form (Форма) несложно отредактировать любую запись. Однако редактировать таким образом можно только значения, но не формулы. Значение, являющееся результатом вычисления по формуле, также появляется в окне Form (Форма), но в этой графе нельзя осуществить редактирование. То же относится к защищенным ячейкам.

Внимание! Если в рабочей книге есть диапазон, имя которого база_данных, обрабатывать с помощью формы Вы сможете только этот диапазон. Причем, если Вы попытаетесь воспользоваться формой для работы со списком на листе, не содержащем диапазон база_данных, Вы получите сообщение об ошибке.

1.5. Занесение данных

Занесение остальных данных может быть распределено во времени, и может бать выполнено двумя способами:

1. Непосредственно на листе, добавляя дополнительные строки.

2. С помощью ФОРМЫ ДАННЫХ (способ возможен, если список правильно организован)

• Выделить любую ячейку ВНУТРИ списка.

• Обратиться к меню: Данные / Форма …

• В окне формы можно изменить записи и добавить дополнительные:

•