Министерство образования и науки Российской Федерации

Московский государственный университет печати

Информатика Работа с табличным процессором Excel

Лабораторные работы

для студентов, обучающихся по направлениям:

080100.62 — Экономика;

080502.62 — Менеджмент

и по специальностям:

080109.65 — Бухгалтерский учет, анализ и аудит;

080502.65 — Экономика и управление на предприятии полиграфической промышленности

Москва

2010

Утверждено

Советом факультета

экономики и менеджмента

Составитель Петрова В.В., доцент.

Работа подготовлена на кафедре информатики и вычислительной техники МГУП.

Печатается в авторской редакции.

© Петрова В.В., составление, 2010

© Московский государственный университет печати, 2010

Введение

Электронная таблица — самая распространенная и мощная технология для профессиональной работы с данными. В ячейках таблицы могут быть записаны данные различных типов: текст, даты, числа, формулы, функции. Главное достоинство электронной таблицы — возможность мгновенного автоматического пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями, при изменении значения любого компонента таблицы. В Excel вычислительные возможности объединены с богатым набором функций, присущих текстовому, графическому редакторам и другим приложениям пакета Microsoft Office. Табличный процессор Excel позволяет выполнять табличные вычисления, работать с матрицами, осуществлять математическое моделирование, проводить статистический анализ, реализовать функции базы данных, наглядно представлять данные в виде диаграмм и графиков, осуществлять обмен данными с другими программами.

Лабораторные работы ориентированы на применение русифициро­ванных версий операционной системы Windows XP и прикладной программы пакета MS Office — Excel 2007. Их рекомендуется использовать непосредственно на аудиторных занятиях при изучении дис­циплины «Информатика» студентами различных специальностей и с различным уровнем начальной подготовки. Кроме того, они могут служить пособием для внеаудиторной работы студентов.

Лабораторные работы содержат 13 заданий по созданию, редактированию и форматированию электронных таблиц и диаграмм, выполнению вычислений, операций сортировки и фильтрации данных, анализу и обобщению данных, созданию и применению макросов и др.

Методические рекомендации по выполнению лабораторных работ:

• к выполнению практических заданий следует приступать после изучения теоретической части соответствующего раздела;

• практические задания следует выполнять в той последователь­ности, в которой они приведены, поскольку расположены они в порядке возрастания их сложности, и, кроме того, некоторые таблицы используются в последующих лабораторных работах.

Лабораторная работа № 1

Создание электронных таблиц, проведение вычислений, защита информации

Цель работы: освоение приемов работы в табличном процессоре Excel, получение навыков практической работы по созданию, редактированию и форматированию электронных таблиц, ознакомление с использованием формул и функций, выполнением вычислений, защитой информации.

Теоретические сведения. Технология работы

1.1. Интерфейс табличного процессора MS Excel

Окно Excel содержит все стандартные элементы, присущие окну приложения Windows. Строка заголовка содержит название приложения, имя открытого документа, кнопку Office, стандартные кнопки управления окном.

Нажатием кнопки Office, расположенной в левом верхнем углу окна программы, открывается Панель Office. На ней представлены средства для работы с файлами документов в целом: команды создания, открытия, сохранения, печати и публикации файлов, а также список файлов, с которыми выполнялась работа в последнее время. Кнопка Параметры Excel открывает одноименное окно, являющееся основным средством настройки программы.

Под строкой заголовка расположена лента командных вкладок. Идея создания таких вкладок заключается в том, чтобы упростить поиск функций форматирования и уменьшить количество щелчков мышью. Каждая вкладка объединяет однотипные объекты или средства управления, относящиеся к решению общей задачи. Элементы управления вкладки, относящиеся к одной подзадаче, объединяются в группы. В правом нижнем углу некоторых групп находится кнопка дополнительной настройки (маленькая кнопка со стрелкой), открывающая диалоговое окно или область задач с элементами управления, расширяющими функциональные возможности группы. Лента также предоставляет возможность предварительного просмотра потенциальных изменений с помощью интерактивных списков. При перемещении указателя мыши по элементам списка формат активного объекта меняется автоматически, позволяя сразу увидеть, каким будет результат применения того или иного стиля, шрифта, размера, цвета. При наведении указателя мыши на какую-либо команду на ленте появляется всплывающая подсказка, в которой помимо названия команды, предоставляется и дополнительная информация (сочетание клавиш для команды, если оно существует, описание команды и для чего обычно она применяется).

Помимо стандартных вкладок в Excel предусмотрены контекстно-зависимые вкладки. Они появляются автоматически после выделения специфических объектов рабочего листа (например, диаграммы, фигуры и т.п.). Параметры этих вкладок необходимы только для редактирования данного объекта. После снятия выделения с объекта контекстно-зависимые вкладки выключаются автоматически.

Для увеличения рабочей области предусмотрен быстрый переход в режим, при котором лента будет свернута. Это осуществляется двойным щелчком мыши на корешке открытой вкладки или выбором пункта Свернуть ленту в меню кнопки Настройка панели быстрого доступа. Свернутую ленту можно приоткрыть на время или восстановить окончательно. Приоткрывают ленту одинарным щелчком на корешке нужной вкладки. После выполнения необходимых операций с лентой, лента закрывается автоматически. Двойной щелчок на корешке вкладки восстанавливает ленту окончательно. Для сворачивания и разворачивания ленты можно использовать сочетание клавиш Ctrl + F1.

Над лентой с вкладками находится панель быстрого доступа, предназначенная для размещения кнопок с наиболее востребованными командами. Предполагается, что пользователь должен сам наполнить эту панель кнопками, а в исходном состоянии здесь представлено всего три кнопки: Сохранить, Отменить ввод и Повторить ввод. Добавить кнопку нужной команды на панель быстрого доступа можно непосредственно с ленты, щелкнув ее правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню пункт Добавить на панель быстрого доступа. Для добавления команды на панель можно также воспользоваться меню, которое открывается раскрывающейся кнопкой, присоединенной справа к панели. В стандартном списке приведен перечень часто используемых команд, а если нужной команды в списке нет, необходимо выбрать пункт Другие команды, открывающий окно Параметры Excel в разделе Настройка. В списке Команды не на ленте выбрать нужную команду и щелкнуть на кнопке Добавить. Для изменения расположения панели быстрого доступа, надо щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и выбрать пункт контекстного меню Разместить панель быстрого доступа под лентой.

Ниже ленты с вкладками располагается строка формул, предназначенная для ввода и редактирования содержимого активной ячейки (константы или формулы). Особенностью этого поля является то, что оно полностью отображает содержимое активной ячейки, которое иногда не видно в самой ячейке, и обеспечивает возможность видеть содержащуюся в активной ячейке формулу, а не ее результат, отображенный, как правило, в самой ячейке. Изначально строка формул занимает одну строку, но ее можно увеличить, щелкнув на кнопке с двойной стрелкой (Развернуть строку формул), находящейся в правой части строки формул.

Левее строки формул находится поле имени — раскрывающийся список, в котором высвечивается имя активной ячейки (например, С5) или выделенного объекта (например, Диаграмма 1). Пользуясь этим полем, можно назначать имена ячейкам или диапазонам ячеек, для чего нужно выделить ячейку или диапазон и ввести имя в поле имени.

Рабочий лист книги состоит из ячеек, названий столбцов и строк. В верхней части рабочего листа находится строка заголовков столбцов таблицы. Слева расположены номера строк таблицы. На их пересечении находится кнопка с белым треугольником, которая служит для выделения всего рабочего листа. В окне Excel имеются вертикальная и горизонтальная (внизу справа) полосы прокрутки, с помощью которых удобно осуществлять быстрое перемещение по таблице. Сверху над вертикальной полосой прокрутки и справа от горизонтальной полосы прокрутки находятся разделители листа. Захватив разделитель мышью и переместив его вниз или влево, можно разделить окно на две или четыре области для одновременного просмотра нескольких фрагментов листа, что удобно при работе с большими документами.

Ниже рабочего поля располагается строка с ярлычками (названиями) рабочих листов, имеющихся в книге. Слева от ярлычков находятся кнопки для перемещения по рабочим листам книги. Слева от горизонтальной полосы прокрутки находится вешка ярлычков, перемещая которую можно увеличить либо место для ярлычков, либо размер полосы прокрутки.

В нижней части окна находится строка состояния. В ее левой части отображается индикатор состояния табличного процессора, отражающий режимы его работы (Готово, Ввод, Правка и др.). Здесь также может выводиться подсказка, например, при нажатии на границе выделенного диапазона ячеек отображается подсказка, как перетащить данный диапазон, а при нажатии на маркер заполнения выводится подсказка, как заполнить ячейки рядом данных, и т.п. Правая часть строки состояния содержит кнопки переключения режимов просмотра документа, кнопку Масштаб, которая открывает одноименное диалоговое окно для выбора масштаба отображения документа, и панель масштабирования. С помощью этой панели можно вручную уменьшать и увеличивать масштаб, как перемещая бегунок, так посредством кнопок ⊖ (Уменьшить) и ⊕ (Увеличить). Вращение колесика мыши при нажатой клавише Ctrl также изменяет масштаб представления документа (на 10% за один поворот колесика). В средней части строки состояния находится поле для автовычислений, в котором по умолчанию отображается среднее значение, количество и сумма значений выделенного диапазона. В отличие от предыдущих версий программы, в Excel 2007 пользователь может настроить строку состояния по своему усмотрению. Для этого достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши в строке состояния и в появившемся контекстном меню установить флажки слева от нужных команд.

Excel является многооконной программой, т.е. позволяет одновременно открыть несколько документов. Перемещаться между окнами открытых документов можно щелчком мыши по значку документа на Панели задач. Упорядочить расположение открытых окон можно с помощью команды: Вид  Упорядочить все.

В программе предусмотрены также контекстные меню, которые отображаются на экране при щелчке правой кнопкой мыши. Содер­жащиеся в них команды зависят от местоположения курсора либо выделенного фрагмента. Рядом с контекстным меню появляется мини-панель инструментов, на которой отображены кнопки программных средств, предназначенных для быстрого форматирования ячеек.