Просмотр созданных отчетов

Рис. П.30

1.В режиме предварительного просмотра можно в деталях увидеть, как будет выглядеть отчет.

2.В режиме просмотра макета можно быстро получить представление о внешнем виде отчета. Обычно в этом режиме просмотра отображается только несколько записей.

При создании отчета с помощью функции автоотчета или мастера отчетов готовый отчет отображается на экране компьютера в том виде, в каком он будет выводиться на экране других компьютеров или на принтерах. Такое представление отображается в режиме предварительного просмотра.

Чтобы перейти от одного вида к другому, откройте меню Вид или щелкните стрелку рядом с кнопкой Вид и выберите соответствующий пункт из появившегося списка.

Данные при просмотре или в распечатанном отчете являются статичными. Однако при каждом просмотре или печати отчета выводятся самые последние данные из таблицы отчета или источника данных запроса.

Модификация отчёта Настройка отчетов

Отчеты можно настраивать для достижения требуемого вида отчета.

После того как отчет создан, может возникнуть необходимость в перемещении его частей и изменении их внешнего вида в соответствии с поставленными целями и предпочтениями. Приложение Access облегчает выбор вида отчета, в котором он будет выводиться на экран компьютера или на принтер. Имеется возможность ручной настройки данных или можно выбрать подходящий автоформат из диапазона применимых стилей.

Настройка в режиме конструктора

Рис. П.31

1.Изменение вида заголовков и другого текста.

2.Добавление, удаление разделов и изменение их размеров.

Может возникать необходимость в изменении структуры отчета - например, группирование данных по заголовкам или разделение частей отчета.

Или может потребоваться изменение внешнего вида - более нерегулярное или компактное расположение данных либо отчет с новыми цветами или шрифтами.

Именно в режиме конструктора можно добавлять разделы, группировать данные, задавать свойства отчета для управления внешним видом и содержанием, изменять размер частей отчета или изменять форматирование отчета.

Чтобы увидеть, как отчет будет отображаться у других пользователей, просмотрите его в режиме предварительного просмотра. Между этими двумя представлениями можно переключаться до тех пор, пока не получите устраивающий вас отчет.

Создание и редактирование колонтитулов

В отчетах существуют разделы трех типов:

Разделы верхнего колонтитула. Разделы верхнего колонтитула содержат сведения, которые отображаются либо вверху отчета, либо вверху каждой страницы отчета. Верхний колонтитул отчета выводится только один раз, в начале отчета. В верхний колонтитул отчета входит его содержимое на самом верхнем уровне (такое как, название компании, адрес и эмблема).

Рис. П.32

1. Верхний колонтитул отчета с названием отчета.

2. Верхний колонтитул страницы с заголовками.

3. Раздел данных с данными.

4. Нижний колонтитул с разделительной линией и номерами страниц.

Верхний колонтитул страницы отображается на каждой странице отчета. Содержимое, которое должно отображаться вверху каждой страницы, например названия столбцов, принадлежит верхнему колонтитулу страницы.

Данные. Раздел данных содержит большую часть информации в отчете. Например, в разделе данных счета-фактуры перечисляются все отдельные купленные элементы и их цены.

Нижний колонтитул. Нижний колонтитул страницы отображается на каждой странице. Нижний колонтитул отчета выводится один раз, в конце отчета. Раздел нижнего колонтитула страницы может содержать номер страницы; раздел нижнего колонтитула отчета может содержать заключение, такое как общий итог.

Для создания коллонтитулов

• Откройте отчет в режиме Конструктора.

Режим конструктора. Окно, в котором отображается макет следующих объектов базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и страницы доступа к данным. В режиме конструктора пользователь создает новые объекты базы данных или изменяет макеты существующих.

• Дважды щелкните область выделения отчета, чтобы открыть окно свойств.

Область выделения отчета. Квадрат на пересечении линеек в верхнем левом углу окна конструктора отчетов. Используется для выполнения операций на уровне отчета, таких как выделение отчета.

• Выберите одно из следующих значений свойства отчета Верхний колонтитул (PageHeader) или Нижний колонтитул (PageFooter).

Все страницы. (Используется по умолчанию). Верхний колонтитул или нижний колонтитул печатается на всех страницах.

Верхний колонтитул. Используется для вывода названия, заголовков столбцов, даты или номера страницы сверху на каждой странице формы или отчета. В формах верхние колонтитулы отображаются только при печати.

Нижний колонтитул. Используется для вывода итоговых значений по странице, даты или номера страницы снизу на каждой странице формы или отчета. В формах нижние колонтитулы отображаются только при печати.

Без заголовка. Верхний или нижний колонтитул не печатается на одной странице с заголовком отчета.

Заголовок отчета. Область отчета, используемая для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или введение, которые следует напечатать один раз в начале отчета.

Без примечания. Верхний или нижний колонтитул не печатается на одной странице с примечанием отчета

Примечание отчета. Область отчета, используемая для сведений, которые следует напечатать в конце отчета, таких как дата и итоговые значения.

Без заголовка/примечания. Верхний или нижний колонтитул не печатается на одной странице ни с заголовком, ни с примечанием отчета.