1.Документоведение – это наука о документе и документе – коммуникационной деятельности, изучает закономерности создания и функционирования документов, разрабатывает принципы построения документальных коммуникационных систем и методы их деятельности.

4. Делопроизводство— отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными 0%94%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82" \o "Документ"документами.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется 0%94%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5&action=edit&redlink=1" \o "Документирование (страница отсутствует)"документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием 0%94%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%BE%D0%B1%D0%BE%D1%80%D0%BE%D1%82" \o "Документооборот"документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к 0%90%D1%80%D1%85%D0%B8%D0%B2%D0%BD%D0%BE%D0%B5_%D0%B4%D0%B5%D0%BB%D0%BE&action=edit&redlink=1" \o "Архивное дело (страница отсутствует)"архивному делу. Поскольку 0%A3%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B0%D1%8F_%D0%B4%D0%B5%D1%8F%D1%82%D0%B5%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D1%8C&action=edit&redlink=1" \o "Управленческая деятельность (страница отсутствует)"управленческая деятельность человека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия.

Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии. Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами установлены ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов".

5. Докуме́нт — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. В узком смысле Документ — облеченный в письменную форму 0%90%D0%BA%D1%82_%28%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F%29" \o "Акт (документация)"акт, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. В широком смысле и книга, и скульптура - документы.

Официальная формулировка в законодательстве России: Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин "0%94%D0%B5%D0%BB%D0%BE%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B8%D0%B7%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%BE" \o "Делопроизводство"Делопроизводство".

6. Документ специально создается с целью хранения и пе­редачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информа­ции и средство социальной коммуникации.

7. Функция документа — это его общественная роль, соци­альное назначение, цель, задача. Документ — полифункцио­нальный объект, выполняющий ряд взаимосвязанных соци­альных функций.

Весь спектр социальных функций документа можно услов­но поделить на три группы:

1) Главная, наиболее обобщающая функция документа — это хранение и передача (распространение) информации во времени и/или пространстве. Документ создается для обес­печения потребностей общества с помощью размноженной документной информации.

2) Общие функции — информационная, коммуникативная, кумулятивная — характерны для всех документов, незави­симо от их типа и вида.

3) Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями обще­ства.

8. Главная, наиболее обобщающая функция документа — это хранение и передача (распространение) информации во времени и/или пространстве. Документ создается для обес­печения потребностей общества с помощью размноженной документной информации.

9. Общие функции — информационная, коммуникативная, кумулятивная — характерны для всех документов, незави­симо от их типа и вида.

· Социальная – документ используется в социальной системе функционирования.

· Информационная функция — это способность докумен­та удовлетворять потребности общества в информации, т. е. служить источником информации, знаний.

· Коммуникативная функция — это способность докумен­та быть информативным средством передачи, обмена, ком­муникации, общения, преемственности.

· Кумулятивная функция — это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и гряду­щего поколений.

· Общекультурная –способность документа содействовать повышению общей культуры общества и выступать средством закрепления и передачи культурных традиций( кино, литература, музеи, и т.д.)

10. Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями обще­ства.

· Правовая функция — это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фак­тов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обла­дают официальные издания (конституция, законы, указы), а также исторические источники, служащие средством свиде- тельствования.

· Обучающая – способность доумента служить средством обучения, персонального образования, передача знаний от поколения к поколению

· Познавательная или когнитивная функция — способ­ность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и обще­ства.

· Управленческая или регулятивная функция — выпол­няется документами, которые созданы для целей управле­ния и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы, протоколы, циркуляры, предписания, т. е. официальные и деловые до­кументы).

· Мемориальная (памятниковая) функция — способность документа служить «внешней памятью» человека и обще­ства в целом, сохранять информацию и передавать ее от од­ного поколения к другому. Эта функция свойственна доку­ментам-памятникам (артефактам), обладающим особой со­циально-культурной и исторической ценностью.

· Гедоническая (релаксационная) функция — способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использова­ния свободного времени (произведения художественной ли­тературы, издания по искусству, открытки, кинофильмы, диа­фильмы, видеофильмы, компакт-диски, грампластинки, маг­нитные фонограммы и т. п.).

· Учетная- это хозяйственная деятельность человека

· Эстетическая – способность документа фиксировать красоту(открытки,картины)

11. К отличительным признакам документа относятся:

1. Наличие смыслового семантического содержания.

Документ — носитель смысла, который передается знаками. Совокупность последовательных знаков, которые передают смысл, содержание документа (сообщение), является его обя­зательным признаком.

2. Стабильная вещественная форма, обеспечивающая дол­говременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения ин­формации в пространстве и времени.

3. Предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документный статус имеют лишь те источ­ники, которые изначально предназначены для хранения и передачи информации в пространстве и времени. Докумен­ты — это специально созданные человеком для коммуника­ционных целей носители информации.

4. Завершенность сообщения. Этот признак обусловлен областью использования документа. Фрагментарное незавер­шенное сообщение не может быть полноценным докумен­том. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, чер­новики, эскизы).

12. Структура – совокупность входящих элементов и реквизитов, их взаиморасположенность и связи, позволяющие документ идентифицировать.

По своей структуре документ может быть простым (Монодокумент ,эле­ментарным) или составным (сложным).

Простой документ — это одно сообщение, помещен­ное на одном материальном носителе (автореферат диссер­тации, препринт, открытка).

Составной (сложный) документ состоит из двух или более сообщений (произведений), частей или томов, объединенных общей темой или проблемой, целью, автором и т. п., зафикси­рованных на нескольких материальных носителях. Состав­ной документ — это несколько сообщений, помещенных в нескольких томах, выпусках и др. (собрание сочинений, жур­нал, многолистная газета, серия, комплект грампластинок).

Существует деление документов на монодокументные (монодокументы) и полидокументные (полидокументы).

Монодокумент содержит одно произведение (монография, учебник, буклет, карта, открытка).

Полидокумент состоит из нескольких произведений.

Разновидность полидокумента:

· сборник — документ, содержащий ряд произведений; много- томник — документ, состоящий из двух или более нумерован­ных томов (собрание сочинений),

· серийное издание — перио­дическое (журнал, газета, бюллетень)

· продолжающееся (се­рия).