Управление временем. Матрица управления временем: ранжирование задач по степени срочности и важности.
С
уществует
теория управления временем. По этой
теории каждый из нас проводит свое время
в одном из четырех квадратов. Все дела
можно распределить на:
1)Важные и срочные.
2)Важные и несрочные.
3)Неважные и срочные.
4)Неважные и несрочные.
(Такое распределение иногда называют «Матрица Эйзенхауэра» или «Принцип Эйзенхауэра«)
1) Важные и срочные. Нужно сделать немедленно, коли уж такие дела у вас есть. Хотя именно про них сказано кем-то из великих – «Нужно жить так, чтобы важные дела не превращались в срочные»…
2) Важные и несрочные. Самые «обиженные», наиболее ущемляемые дела, связанные с собственным развитием, обучением сотрудников, и т.п. Часто «важные и срочные» дела появляются из-за пренебрежения «важными и несрочными» делами.
3) Неважные и срочные. Эти дела очень любят маскироваться под дела «1». Человеку свойственно путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает важным.
4) Неважные и несрочные. Эти дела нужно «финансировать по остаточному принципу». Но они часто приятны и интересны, поэтому с них начинают рабочий день, убивая ими лучшие рабочие часы.
Как отделять важные дела от неважных? Гуру менеджмента Питер Друкер говорит, что важен здесь не столько анализ, сколько смелость. Выбор приоритетного – всегда риск.
Друкер дает такие принципы расстановки приоритетов:
- Ориентируйтесь на будущее, а не на прошлое.
- Концентрируйтесь на возможностях, а не на проблемах.
- Выбирайте свое собственное направление, не плывите по течению вместе с другими.
- Ставьте для себя высокие цели, которые позволяют круто изменить ситуацию, а не такие, которые «надежны» и легко достижимы.
Планирование деятельности как основной источник экономии времени в целом. Составление временного плана: основные правила.
Планирование является одним из наиважнейших процессов, от которого зависит эффективность деятельности компании.
Планирование представляет собой функцию управления. Сущность этого процесса заключается в логичном определении развития предприятия, постановке целей для любого сектора деятельности и работы каждого структурного подразделения, что необходимо в современных условиях. При осуществлении планирования ставятся задачи, определяются материальные, трудовые и финансовые средства для их достижения и сроки исполнения, а также последовательность их реализации.
В зависимости от того, какой горизонт (период) времени охватывают планы предприятия, различают следующие виды планирования.
=Долгосрочное планирование охватывает период от 10 до 25 лет и имеет проблемно-целевой характер. В нем формулируется экономическая стратегия деятельности предприятия на длительный период с учетом расширения границ действующих рынков сбыта и освоения новых. Число показателей в плане ограничено. Цели и задачи долгосрочного плана конкретизируются в среднесрочном плане.
=Среднесрочные планы составляются на два-три года. Объектами среднесрочного планирования являются организационная структура, производственные мощности, капитальные вложения, потребности в финансовых средствах, исследования и разработки и т. п.
=Краткосрочные планы составляются на год (редко – на два года) и включают конкретные способы использования ресурсов на предприятии. Данные планы детализируются по кварталам, месяцам, декадам.
Кроме того, анализируются и выявляются факторы, имеющие влияние на развитие деятельности предприятия, для своевременного предотвращения их на стадии возникновения в случае их негативного влияния.